Một báo cáo ngoại lệ là gì?

Một báo cáo ngoại lệ là một loại báo cáo tóm tắt xác định bất kỳ sự kiện nào nằm ngoài phạm vi của những gì được coi là một phạm vi bình thường.Các báo cáo thuộc loại này được sử dụng trong một số cài đặt, bao gồm quá trình đối chiếu hàng tồn kho, điều tra quản lý dự án và thậm chí đánh giá nhân viên.Mục tiêu của báo cáo là xác định bất kỳ yếu tố nào không được coi là nằm trong các thông số chấp nhận được, giúp có thể thực hiện các hành động giúp giảm thiểu hoặc loại bỏ các ngoại lệ và tăng hiệu quả tổng thể.Vì nó liên quan đến đối chiếu hàng tồn kho, báo cáo ngoại lệ thường rất cần thiết cho nhiệm vụ xác định sự khác biệt giữa hàng tồn kho vật lý và hàng tồn kho được trình bày trong cơ sở dữ liệu hàng tồn kho.Theo thời gian, các lỗi có thể leo vào bất kỳ loại hàng tồn kho nào, khiến cho việc điều chỉnh phản ánh số lượng hàng hóa thực tế trong tay.Làm như vậy không chỉ giúp dễ dàng điều chỉnh đặt hàng các mặt hàng mới để giữ một lượng đủ nguồn cung cấp được giữ trong tay, mà còn cho phép giữ cho hàng tồn kho chính xác để đánh giá thuế. Ví dụ, nhiều nhà máy sản xuấtNhững gì được gọi là một cửa hàng công ty chịu trách nhiệm phát hành các bộ phận và các thành phần khác cần thiết cho hoạt động của máy móc trên sàn nhà máy.Các nhà quản lý của cửa hàng đó thường tiến hành những gì được gọi là số lượng chu kỳ, kiểm kê vật lý mọi thứ từ ốc vít nhỏ nhất đến các thành phần động cơ chi phí cao được sử dụng để duy trì và sửa chữa thiết bị sản xuất.Khi phát hiện ra rằng số lượng đơn vị hiển thị trên cơ sở dữ liệu hàng tồn kho không khớp với số lượng vật lý này, một mục được thực hiện trên một báo cáo ngoại lệ.Điều này cho phép quay lại và xác định xem một lô hàng nhận được không có được thêm vào cơ sở dữ liệu hay không, hoặc nếu một số giải ngân từ kho vật lý không được ghi lại đúng cách.Trong một số trường hợp, báo cáo ngoại lệ cũng có thể làm nổi bật việc ăn cắp vật tư, thúc đẩy các biện pháp bảo mật tăng giúp giảm thiểu tổn thất cho công ty.Cùng với việc giúp điều hòa các loại hàng tồn kho khác nhau, một báo cáo ngoại lệ cũng có thể hữu ích trong nhiệm vụ quản lý dự án.Trong kịch bản này, báo cáo chú ý các nhiệm vụ đang chờ xử lý vẫn còn nổi bật, ngay cả khi ngày hoàn thành dự kiến cho nhiệm vụ đó đã được thông qua.Bằng cách lưu ý ngoại lệ, có thể tân trang lại lịch trình của các nhiệm vụ để dự án bù đắp cho sự khác biệt và đưa dự án trở lại đúng hướng.Ngay cả trong lĩnh vực đánh giá nhân viên, một báo cáo ngoại lệ có thể hữu ích.Ở đây, ý tưởng là xác định bất kỳ sự kiện nào liên quan đến nhân viên nằm ngoài phạm vi của những kỳ vọng cơ bản liên quan đến vị trí công việc.Các trường hợp ngoại lệ có thể liên quan đến thất bại hiệu suất hoặc hiệu suất vượt lên trên và vượt ra ngoài vị trí công việc thông thường.Ví dụ, chi tiết của báo cáo ngoại lệ có thể cho thấy nhân viên cần được đào tạo thêm trong một số lĩnh vực nhất định hoặc xác định các tình huống trong đó nhân viên có thể nhận thêm nhiệm vụ trong khi một đồng nghiệp bị bệnh, hỗ trợ hoạt động kinh doanh hiệu quả để tiếp tụcKhông có thay đổi về năng suất.Tùy thuộc vào bản chất của các vấn đề được ghi nhận trên báo cáo ngoại lệ, nhân viên có thể được đề nghị đào tạo khắc phục hoặc được trao tặng một lời khen ngợi cho việc cung cấp dịch vụ bổ sung cho người sử dụng lao động trong khi vẫn quản lý các nhiệm vụ được giao một cách hiệu quả.