Dịch vụ bảng lương là gì?

Nói chung, nhân viên được trả tiền ở mức thiết lập, trên cơ sở hàng giờ hoặc tiền lương.Tại Hoa Kỳ, các nhà tuyển dụng có nghĩa vụ phải trả tiền an sinh xã hội, Medicare, công việc bồi thường, tiểu bang, liên bang và thường là thuế địa phương cho mỗi nhân viên.Người sử dụng lao động cũng phải khấu trừ một phần các khoản thuế này và các khoản phí khác từ tiền lương của nhân viên và tất cả các giao dịch này phải được ghi lại cho mục đích kiểm toán và thuế.Trong số các chức năng này một cách độc lập, giải phóng thời gian của các chủ doanh nghiệp cho các vấn đề quan trọng hơn.Khi một tài khoản được thiết lập, nhà tuyển dụng chỉ cần cung cấp dịch vụ biên chế một danh sách tất cả các nhân viên, giờ họ làm việc và bất kỳ phương sai nào.Dữ liệu này sau đó được xử lý và các khoản tiền được chuyển từ ngân hàng sử dụng lao động sang tài khoản dịch vụ biên chế.Nhân viên được trả tiền bằng cách kiểm tra tiêu chuẩn hoặc tiền gửi trực tiếp.Người sử dụng lao động sau đó được cung cấp các báo cáo về biên chế và thuế.Một dịch vụ biên chế cũng thường cung cấp các dịch vụ khác.Người sử dụng lao động có thể lật lại việc quản lý các dịch vụ quản trị và nghỉ hưu lợi ích của công ty.Kỳ nghỉ và thời gian nghỉ cũng có thể được theo dõi.Một số dịch vụ trả lương thậm chí còn cung cấp tùy chọn quản lý các khoản thanh toán thuế của nhà tuyển dụng, xử lý các vấn đề quản lý lao động và thời gian, hỗ trợ tuân thủ thuế, quản lý chi phí và thậm chí hỗ trợ sàng lọc trước.Một dịch vụ trả lương cũng thường xuyên xử lý các giấy tờ cần thiết để gửi tiền trực tiếp cho nhân viên.Lệ phí cho các dịch vụ biên chế khác nhau tùy thuộc vào quy mô của tài khoản và các loại dịch vụ được hiển thị.Thông thường, có một khoản phí cho mỗi người, cộng với một khoản phí cho mỗi séc được ban hành.Công ty dịch vụ biên chế đầu tiên được thành lập vào năm 1949 bởi cựu Thượng nghị sĩ New Jersey Frank Lautenberg, và anh em Henry và Joseph Traub.Ban đầu được đặt tên là bảng lương tự động, công ty đã cung cấp các dịch vụ trả lương đơn giản bằng cách sử dụng máy tính cơ điện và máy kế toán tổng hợp.Biên chế tự động, sau đó được đổi tên thành Xử lý dữ liệu tự động (ADP), theo kịp công nghệ.ADP trở thành người tiên phong trong việc sử dụng sổ sách được vi tính bắt đầu bằng thẻ đấm và kết thúc với công nghệ tinh vi nhất trong ngành.

ADP tăng trưởng bằng cách mua lại các công ty biên chế nhỏ hơn và cuối cùng được công khai vào năm 1961. Công ty đã tiếp tục phát triển, và được công nhận là một nhà lãnh đạo trong ngành dịch vụ biên chế với hơn 500.000 khách hàng và nhân viên của hơn 40.000 người.Ngày nay, ADP xử lý không chỉ dịch vụ biên chế, mà còn xử lý nhiều dịch vụ môi giới và đại lý.Thành công của ADP phục vụ như một mô hình kinh doanh dịch vụ biên chế và khái niệm này tiếp tục phát triển với những cải tiến trong công nghệ.Ngày nay, nhiều dịch vụ trả lương giao diện trực tiếp với khách hàng của họ thông qua Internet.Một khách hàng chỉ cần nhập dữ liệu bảng lương vào cổng thông tin web của mình và giao dịch được xử lý ngay lập tức.Khách hàng có quyền truy cập vào tất cả các hồ sơ biên chế và nhân sự và thông tin này có thể được cập nhật khi có nhu cầu.Các báo cáo có thể được truy cập nhanh chóng, đơn giản hóa các nhiệm vụ bảng lương của công ty và loại bỏ các lỗi tốn kém.Sự phổ biến của dịch vụ bảng lương được vi tính hóa đã dẫn đến một số trường hợp gian lận và trộm cắp hoàn toàn của các quỹ.Do đó, điều quan trọng là thực hiện một số nghiên cứu để đảm bảo rằng một công ty dịch vụ trả lương nhất định là có uy tín và đáng tin cậy.Rốt cuộc, công ty này sẽ có quyền truy cập vào một hồ sơ bí mật nhất của công ty, bao gồm cả tài khoản ngân hàng.Ngoài ra, nếu một dịch vụ biên chế không thực hiện các khoản thanh toán thuế theo lịch trình, công ty sẽ phải chịu trách nhiệm và bị phạt tương ứng.Bởi vì những trường hợp này nói chung là rất hiếm, lợi ích của việc sử dụng dịch vụ biên chế vượt xa bất kỳ rủi ro nào.