Điều phối viên mua hàng làm gì?

Vai trò chung của điều phối viên mua hàng là mua sản phẩm và dịch vụ cho công ty hoặc tổ chức của mình.Điều này có thể bao gồm xác định và nghiên cứu các nhà cung cấp tương lai, chuẩn bị các yêu cầu cho các đề xuất (RFP) cho các nhà cung cấp, xem xét các đề xuất và đàm phán giá cả và các điều khoản.Các điều phối viên mua hàng nhận được yêu cầu cho các sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể cần thiết trong tổ chức và sau đó nhận báo giá cho các sản phẩm hoặc dịch vụ đó.Họ chuẩn bị và đặt hàng mua hàng với các nhà cung cấp và theo dõi đơn đặt hàng để đảm bảo rằng họ được nhận.

Nhận sản phẩm và dịch vụ đúng hạn là rất quan trọng đối với các tổ chức, đặc biệt là các nhà sản xuất dựa vào các nhà cung cấp để cung cấp các bộ phận để họ có thể xây dựng sản phẩm của riêng họ.Điều phối viên mua hàng phải đảm bảo rằng các nhà cung cấp cung cấp đúng hạn và giải quyết các vấn đề với các nhà cung cấp khi các lô hàng bị trễ.Điều phối viên mua hàng cũng giải quyết các vấn đề khi nhận được đơn đặt hàng với các mặt hàng bị hư hỏng, sản phẩm kém hơn hoặc các vấn đề khác.Làm việc trong vai trò này đôi khi có thể liên quan đến một lượng đáng kể du lịch đến các trang web của nhà cung cấp, đặc biệt là khi nghiên cứu các nhà cung cấp và đàm phán hợp đồng.Các điều phối viên mua hàng thường được dự kiến sẽ giúp giảm chi phí cho các tổ chức của họ bằng cách đàm phán hợp đồng và giá cả tốt hơn với các nhà cung cấp.Điều phối viên mua hàng có thể mua sản phẩm và dịch vụ để sử dụng bởi các tổ chức của họ hoặc họ có thể mua các sản phẩm bán buôn hoặc bán lẻ để bán lại.Một điều phối viên mua hàng làm việc cho một tổ chức lớn với nhiều nhân viên mua hàng có thể chịu trách nhiệm cho các lĩnh vực mua hàng cụ thể, chẳng hạn như phát triển RFP hoặc đặt hàng.Trong các tổ chức nhỏ hơn, điều phối viên mua hàng có thể chịu trách nhiệm cho tất cả các khía cạnh của quy trình mua hàng.Trong các tổ chức rất nhỏ, chức năng mua hàng có thể là một vai trò trong số một số người được nắm giữ bởi cùng một người. Quản lý hàng tồn kho cho công ty hoặc tổ chức có thể là một phần khác của công việc điều phối viên mua hàng, có thể liên quan đến việc sử dụng cơ sở dữ liệu máy tính để theo dõi mức tồn kho.Dự báo khi nào và số tiền mua có thể là một phần của việc quản lý mức tồn kho.Điều phối viên mua hàng cũng tạo ra các báo cáo trạng thái và thuyết trình liên quan đến mua hàng.Họ cũng có thể được giao nhiệm vụ tìm cách cải thiện quy trình và quy trình mua hàng.Các quy trình và quy trình ghi chép lại cũng có thể là một phần của vai trò của điều phối viên mua hàng.Điều phối viên mua hàng đôi khi được gọi là đại lý mua hàng, người mua hoặc các tiêu đề tương tự khác.Trở thành một điều phối viên mua hàng có thể yêu cầu bất cứ nơi nào từ bằng tốt nghiệp trung học đến bằng cử nhân, tùy thuộc vào yêu cầu của người sử dụng lao động.Kỹ năng giao tiếp tốt để đàm phán hợp đồng, khả năng phân tích mạnh mẽ để chọn nhà cung cấp và xem xét các điều khoản hợp đồng và khả năng ra quyết định mạnh mẽ là những phẩm chất quan trọng để mua các điều phối viên.Thoải mái làm việc với các con số và có kỹ năng máy tính tốt cũng hữu ích.