Làm cách nào để tính toán chi phí hành chính?

Chi phí hành chính là các chi phí không yếu vào một lĩnh vực cụ thể của doanh nghiệp, chẳng hạn như tiếp thị hoặc sản xuất.Điều quan trọng là ngân sách chính xác cho các chi phí hành chính, vì việc quản lý một doanh nghiệp thường là trung tâm của các hoạt động hiệu quả.Để tính toán chi phí hành chính, điều cần thiết là phải lưu giữ hồ sơ tốt và tính đến tất cả các biến có thể.Với hồ sơ tốt, việc tính toán chi phí cũng đơn giản như thêm tổng số biên nhận.Chi phí hành chính cố định là những chi phí không thay đổi theo từng tháng.Điều này có thể bao gồm những thứ như hóa đơn điện thoại, tiền lương hoặc chi phí bảo hiểm.Mặc dù những điều này có thể thay đổi định kỳ, chẳng hạn như thuê hoặc mất một nhân viên, những chi phí này thường giữ nguyên từ tháng này sang tháng khác.Chi phí biến đổi có thể bao gồm một số chi tiêu bán cố định, chẳng hạn như hóa đơn gas hoặc điện.Mặc dù những điều này có thể thay đổi một chút từ tháng này sang tháng khác, nhưng chúng thường sẽ ở trong khoảng cách gần.Để tính toán đúng chi phí bán cố định, hãy cố gắng tạo ra chi phí trung bình hàng tháng bằng cách cộng lại một năm chi phí và chia cho 12. Điều này sẽ cho bạn ý tưởng đầy đủ về chi phí hàng tháng hoặc hàng quý.Nhu cầu cung cấp có thể thay đổi theo thời gian, gây ra sự thay đổi trong chi phí hành chính.Tính toán cung cấp có thể bao gồm các mặt hàng như giấy, mực hoặc nguồn cung cấp gửi thư, nhưng cũng có thể bao gồm các giao dịch mua lớn hơn như máy tính mới, đồ nội thất văn phòng hoặc gas cho xe công ty.Lưu giữ hồ sơ tốt là rất quan trọng để theo dõi cả chi phí và tính đều đặn của các đơn đặt hàng cung cấp.Giữ một tệp bảng tính đơn giản liệt kê loại mua, ngày mua và chi phí, sẽ giúp chi phí cung cấp dễ dàng để biên dịch. Nhiều công ty sẽ có một số quỹ hành chính tùy ý cho các mục đích nhất định.Chúng có thể bao gồm các quỹ để đào tạo hoặc hội thảo, tiệc tùng, tiền thưởng hoặc dịch vụ nhân viên như máy bán hàng tự động.Đặt ngân sách cẩn thận cho chi tiêu tùy ý có thể giúp giữ cho chi tiêu phù hợp trong khi cung cấp các cơ hội tốt nhất cho lực lượng lao động.Các doanh nghiệp đôi khi cũng có thể bao gồm bảo vệ thanh toán xấu vào chi phí hành chính của họ.Thật không may, gần như mọi doanh nghiệp đều thấy mình đang nhận được kiểm tra giả hoặc giao dịch lừa đảo theo thời gian.Trong trường hợp truy tố là không thực tế hoặc không thể, các quỹ thanh toán xấu có thể giúp giữ tỷ suất lợi nhuận không bị sai lệch.Khi chi phí hành chính được tính toán chính xác và so sánh với lợi nhuận, có thể dễ dàng nhìn thấy nơi cắt giảm hoặc mở rộng có thể được thực hiện.Biết liệu việc thuê một công nhân khác có giá cả phải chăng hay không, hãy tìm kiếm nguồn cung cấp rẻ hơn hoặc nâng cấp hệ thống máy tính đều có thể được hiểu trong nháy mắt bằng cách kiểm tra ngân sách và chi tiêu cho quản trị.Các chuyên gia khuyến nghị rằng theo dõi chi phí hành chính tốt nên là một nhiệm vụ hàng ngày được theo dõi và kiểm tra thường xuyên cho các cải tiến có thể.