Hóa đơn vượt quá chi phí là gì?

Hóa đơn vượt quá chi phí là một thuật ngữ được sử dụng trong kế toán tài chính để chỉ các tình huống trong đó số tiền được lập hóa đơn cho khách hàng vượt quá doanh thu thực sự kiếm được.Cho đến khi những khoản thu đó kiếm được, chúng được thực hiện dưới dạng nợ phải trả trên các cuốn sách kế toán của công ty.Loại tình hình quá mức này thường xảy ra trong các ngành công nghiệp mà thông thường hóa đơn cho các dịch vụ trước, chẳng hạn như trong xây dựng.Một trong những ví dụ phổ biến nhất về cách sử dụng thuật ngữ này được tìm thấy với quy trình thanh toán được sử dụng bởi nhiều nhà thầu.Trong kịch bản này, không có gì lạ khi một nhà thầu lập hóa đơn trước cho khách hàng cho công việc được ký hợp đồng nhưng chưa được thực hiện.Sự hiểu biết là công việc sẽ được hoàn thành trong một khoảng thời gian hợp lý.Tạm thời, các tài khoản phải thu được lập hóa đơn sẽ nhiều hơn doanh thu thực tế kiếm được và được thực hiện như một trách nhiệm pháp lý trong hồ sơ tài chính của nhà thầu.Khi công việc kết thúc và doanh thu được coi là kiếm được, số tiền giảm cho đến khi số tiền không còn được phân loại là trách nhiệm pháp lý.Các nhà cung cấp đôi khi sử dụng hóa đơn vượt quá chi phí như một phương tiện kiểm soát chi phí và tránh sự cần thiết của việc sử dụng tín dụng hoặc vay các khoản vay để thanh toán cho các tài liệu cần thiết ở phía trước.Bằng cách đảm bảo một số khoản thanh toán tạm ứng từ khách hàng, các khoản tiền đó có thể được sử dụng để trang trải tất cả các chi phí liên quan đến công việc, vì tiền mặt có trong tay để trả tiền lao động, tài liệu hoặc bất kỳ nhiệm vụ nào khác liên quan đến việc hoàn thành công việc.Khi được quản lý đúng cách, điều này có nghĩa là, một khi dự án hoàn tất, không có chi phí kéo dài nào được giải quyết và nhà cung cấp có trong tay bất kỳ lợi nhuận nào được tạo ra ở trên và vượt quá chi phí công việc.Mặc dù thực tiễn này được chấp nhận trong một số ngành công nghiệp, cách tiếp cận này tạo ra sự cần thiết phải quản lý cẩn thận việc thanh toán liên quan đến mỗi khách hàng theo những cách không cần thiết nếu việc thanh toán diễn ra tại thời điểm tiền thực sự kiếm được.Phải cẩn thận để theo dõi tiến trình của công việc hoặc cung cấp dịch vụ để trách nhiệm giảm chính xác.Ngoài ra, nếu nhà cung cấp có một số dự án khác nhau diễn ra đồng thời, họ phải tránh sử dụng tiền được thực hiện để mua vật tư cho một công việc khi thực tế là doanh thu có liên quan đến một công việc khác.Việc không làm như vậy có thể nhanh chóng tạo ra một hình ảnh sai về những gì công việc có và chưa được lập hóa đơn với một công việc nhất định, tạo ra các vấn đề cho cả khách hàng và nhà cung cấp.