Hệ thống công văn hỗ trợ máy tính là gì?

Hệ thống công văn hỗ trợ máy tính là các chương trình gửi tin nhắn công văn đến nhân viên khẩn cấp và vận chuyển.Chương trình cũng ghi lại và nắm bắt thông tin từ người gọi và nhân viên liên quan đến quy trình công văn.Các hệ thống công văn hỗ trợ máy tính định tuyến tất cả các cuộc gọi và dữ liệu thông qua một máy chủ được đặt tại một văn phòng trung tâm.Giao tiếp giữa nhân viên hiện trường, công dân và người vận hành cuộc gọi được tạo điều kiện và liên tục cập nhật theo thời gian thực bởi chương trình máy tính. Các đường dây điện thoại khẩn cấp sử dụng các hệ thống điều phối hỗ trợ máy tính để gửi xe cứu thương, xe cứu hỏa và cảnh sát viên.Nhân viên cấp cứu được hướng đến vị trí được chỉ định bởi người gọi.Số điện thoại dành riêng để nhận các cuộc gọi khẩn cấp tự động nắm bắt thông tin và vị trí người gọi thông qua máy chủ.Mặc dù tác nhân cuộc gọi phải xác minh vị trí địa chỉ, chương trình máy tính sẽ truy xuất nó chỉ trong trường hợp cuộc gọi bị ngắt kết nối. Hệ thống công văn ghi lại thời gian nhận được và tiếp tục cập nhật trạng thái của nó.Một số hệ thống công văn hỗ trợ máy tính đủ tinh vi để gửi tin nhắn văn bản đến điện thoại di động hoặc máy nhắn tin.Chương trình tự động biết nhân viên lĩnh vực nào sẽ liên hệ để đảm bảo phản hồi hiệu quả nhất.Ví dụ: nếu người gọi báo cáo hỏa hoạn, chương trình máy tính sẽ gửi tin nhắn công văn đến trạm cứu hỏa nằm gần địa chỉ người gọi gần nhất. Bên cạnh việc gửi tin nhắn công văn, hệ thống công văn hỗ trợ máy tính cung cấp phương thức giao tiếp hợp lý.Chương trình hỗ trợ cung cấp cập nhật trạng thái thường xuyên tùy thuộc vào hành động và phản ứng của nhân viên hiện trường.Nó cũng có thể thông báo cho các nhà khai thác điện thoại bao xa từ vị trí người gọi.Ví dụ, trong một tình huống yêu cầu xe cứu thương, người vận hành có thể tiếp tục tiếp tục trực tuyến với người gọi và cho anh ta biết thời gian đến của xe cứu thương. Ngoài việc cung cấp trạng thái, máy chủ có thể ghi nhật ký từNhân viên hiện trường và nhà khai thác điện thoại.Bất cứ điều gì phù hợp với tình huống hoặc trường hợp đều được hệ thống ghi lại và nắm bắt như một hồ sơ vĩnh viễn.Điều này có thể có ích nếu những hồ sơ đó cần được trát hầu tòa trong vụ kiện luật hoặc tranh chấp khác.Các hệ thống công văn hỗ trợ máy tính cũng sẽ ghi lại cách giải quyết cuộc gọi và tình huống được giải quyết và liệu đó là vấn đề liên tục hay một lần. Nhiều chương trình máy tính theo dõi và ghi lại các cuộc gọi sẽ bao gồm các mã khác nhau hoặc trạng thái được tiêu chuẩn hóa.Các nhà khai thác và nhân viên hiện trường thường có thể chọn thủ công từ danh sách hoặc thực hiện một mục bên theo một danh mục khác.Khi các nhà khai thác và nhân viên khác nhau kéo theo cùng một bản ghi cuộc gọi, họ sẽ có thể nhận ra trạng thái của mã.