Máy chủ fax là gì?

Một máy chủ fax là phần mềm và phần cứng cho phép nhiều người dùng gửi và nhận tài liệu thông qua một hệ thống fax trung tâm.Phần mềm fax chạy trên máy tính thường dành cho nhiệm vụ fax.Phần cứng của nó bao gồm một hoặc nhiều modem fax được kết nối với các đường dây điện thoại hoặc mạng giao thức Internet (IP).Máy chủ fax được sử dụng để giảm chi phí và nâng cao hiệu quả của các tổ chức thuộc mọi loại.Một số người đã xây dựng toàn bộ doanh nghiệp xung quanh việc sạc người khác gửi, nhận và lưu trữ fax bằng máy chủ của họ. Phần mềm máy chủ fax thu thập tài liệu để được fax từ nhiều người dùng.Thường được gửi qua email hoặc được tải lên qua giao diện web, chúng có thể ở một trong một số định dạng phổ biến.Văn bản thuần túy, định dạng tài liệu di động (PDF) và các tài liệu phần mềm xử lý văn bản phổ biến thường được chấp nhận.Một số máy chủ fax cũng cho phép người dùng xuất trực tiếp tài liệu vào thiết bị in ảo.Sau đó, thiết bị này chuyển các tài liệu đến máy chủ mà không thực sự in chúng.

Sau khi nhận được bởi máy chủ fax, mỗi tài liệu được chuyển đổi thành định dạng fax và xếp hàng để truyền.Một trong những modem fax độc lập hoặc dựa trên thẻ trong máy tính máy chủ truyền tài liệu.Khi kết thúc, một tin nhắn thành công hoặc thất bại có thể được gửi qua email, tin nhắn văn bản hoặc các phương tiện khác cho người dùng gốc.

Một máy chủ fax cũng trả lời các cuộc gọi fax đến và có thể sàng lọc chúng theo danh sách những người gửi fax rác đã biết.Các tài liệu mà máy chủ nhận được có thể được lưu trữ trong PDF hoặc các định dạng phổ biến khác.Máy chủ có thể gửi email trực tiếp một tài liệu hoặc đơn giản là thông báo cho người dùng rằng có fax chờ đợi.

So với fax truyền thống, máy chủ fax mang lại nhiều lợi thế.Không có bản in tài liệu là cần thiết, tiết kiệm giấy và mực.Các tài liệu được truyền đi ngay khi modem fax miễn phí, thay vì khi ai đó có thời gian fax chúng bằng tay.Các tài liệu nhận được có sẵn ngay lập tức và chỉ bởi người nhận dự định.Chỉ có một máy chủ fax thường cần thiết cho một tổ chức lớn, thay vì nhiều máy fax riêng lẻ.

ùn tắc giấy và trang bị bỏ qua không còn vấn đề với máy chủ fax.Fax có thể dễ dàng theo dõi và ghi lại nếu cần thiết.Để bảo trì, bộ phận công nghệ thông tin (CNTT) có thể chịu trách nhiệm cho một máy chủ có mặt ở trung tâm.Khả năng fax tự động có thể được thêm hoặc bật trong các loại phần mềm khác.Một máy chủ cũng có thể cung cấp fax cho hộp thư hệ thống nhắn tin hợp nhất thay vì gửi email. Một số máy chủ fax được thiết kế để gửi và nhận fax trực tiếp qua mạng nội bộ của công ty.Những người này sử dụng Fax Liên minh viễn thông quốc tế (ITU) T.38 đối với công nghệ IP thay vì một đường dây điện thoại.Dịch vụ fax Internet thường cung cấp fax thuận tiện và lưu trữ tài liệu cho các chủ doanh nghiệp riêng lẻ.Với một khoản phí hàng tháng, người dùng có thể có một hoặc nhiều số fax trong các mã khu vực khác nhau không cần đường dây điện thoại.Các fax được lưu trữ trên máy chủ và được tải lên hoặc tải xuống dưới dạng tài liệu thông qua Internet. Phần mềm máy chủ fax có sẵn cho hầu hết các hệ điều hành phổ biến.Phần mềm cơ bản thường được gói với hệ điều hành.Phần mềm nâng cao hơn thường có thể được mua từ các bên thứ ba.Một số chương trình cũng được cung cấp bởi các nhà cung cấp nguồn mở.