Πώς μπορώ να επιλέξω το καλύτερο λογισμικό εικονικού γραφείου;

Όταν επιλέγετε το λογισμικό Virtual Office, θα πρέπει να εξετάσετε τη φύση της επιχείρησής σας και τα καθήκοντα που χρειάζεστε για καθημερινή βάση.Εάν εργάζεστε μόνοι σας, θα χρειαστείτε μερικά βασικά στοιχεία, όπως λογισμικό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, λογισμικό επεξεργασίας κειμένου, λογισμικό βάσης δεδομένων, προστασία από ιούς και πρόγραμμα χρησιμότητας.Εάν εργάζεστε σε ένα περιβάλλον ομάδας ή πρέπει να επικοινωνήσετε με τους υπαλλήλους, ίσως χρειαστεί να αναζητήσετε πρόσθετα χαρακτηριστικά, όπως τα άμεσα μηνύματα και την κεντρική αποθήκευση αρχείων.

Ένα καλό πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι μια σημαντική εφαρμογή για να αναζητήσετε κατά την αγορά εικονικού γραφείουλογισμικό.Ορισμένοι πάροχοι υπηρεσιών Διαδικτύου (ISP) παρέχουν ένα πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά ένα αυτόνομο πρόγραμμα αλληλογραφίας μπορεί να είναι καλύτερο.Αυτό ισχύει ιδιαίτερα εάν χρειάζεστε επιπλέον χαρακτηριστικά όπως η αποστολή αυτοματοποιημένων απαντήσεων.Τα περισσότερα προγράμματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορούν να μεταφορτωθούν δωρεάν ή να έρθουν ως μέρος του λειτουργικού συστήματος.

Το λογισμικό Virtual Office πρέπει να περιλαμβάνει ένα πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου.Υπάρχουν αρκετές επιλογές για να διαλέξετε.Ορισμένα προγράμματα επεξεργασίας κειμένου μπορούν να μεταφορτωθούν ως μέρος ενός πακέτου δωρεάν λογισμικού, οπότε ένα καλό πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου δεν χρειάζεται να είναι ακριβό.Ορισμένα λειτουργικά συστήματα περιλαμβάνουν πολύ βασικά προγράμματα επεξεργασίας κειμένου, αλλά εάν εκτελείτε μια επιχείρηση, μπορεί να χρειαστείτε κάτι με πρόσθετα χαρακτηριστικά.των δεδομένων, τότε ένα πρόγραμμα βάσης δεδομένων πρέπει να αποτελεί μέρος του λογισμικού του εικονικού γραφείου σας.Μερικοί ιδιοκτήτες επιχειρήσεων δημιουργούν λίστες για χρήση για σκοπούς μάρκετινγκ και το λογισμικό βάσης δεδομένων το κάνει εύκολο.Τα προγράμματα βάσης δεδομένων μπορούν να αγοραστούν ως μέρος ενός πακέτου λογισμικού ή μπορούν να μεταφορτωθούν ως δωρεάν λογισμικό.

Η προστασία του ιού είναι μια άλλη σημαντική πτυχή της λειτουργίας ενός εικονικού γραφείου.Εάν πρέπει να διατηρήσετε τα δεδομένα σας ασφαλή, τότε θα πρέπει να επενδύσετε σε ένα καλό πρόγραμμα προστασίας από ιούς.Τα προγράμματα προστασίας από ιούς μπορούν επίσης να διαθέτουν ενσωματωμένα τείχη προστασίας που παρέχουν πρόσθετη προστασία.Εάν στείλετε αρχεία εμπρός και πίσω ή χρησιμοποιείτε το e-mail, τότε θα πρέπει να επενδύσετε στην προστασία των ιών.

Τα προγράμματα χρησιμότητας μπορούν να βελτιστοποιήσουν την απόδοση των υπολογιστών σας και θα πρέπει να λαμβάνονται υπόψη κατά την επένδυση σε λογισμικό εικονικού γραφείου.Ένα καλό πρόγραμμα χρησιμότητας θα διευκολύνει την εκκίνηση εργασιών που σχετίζονται με την απόδοση, όπως ο καθαρισμός του μητρώου, η κατάργηση προσωρινών αρχείων και η διαγραφή των cookies.Αυτός ο τύπος λογισμικού μπορεί να αγοραστεί ως αυτόνομη εφαρμογή ή να μπορεί να μεταφορτωθεί ως δωρεάν λογισμικό.

Εάν εργάζεστε με μια ομάδα ή έχετε εικονικούς υπαλλήλους, θα πρέπει να αποκτήσετε ένα πρόγραμμα Instant Messenger ως μέρος της ρύθμισης του εικονικού γραφείου σας.Αυτό είναι ένα πολύ σημαντικό χαρακτηριστικό όταν πρέπει να είστε σε συνεχή επαφή με ένα μέλος της ομάδας σας, επειδή τα μηνύματα μπορούν να ανταλλαγούν σε πραγματικό χρόνο.Ένα πρόγραμμα όπως αυτό εξοικονομεί επίσης τηλεφωνικές κλήσεις, καθώς οι περισσότεροι άμεσοι αγγελιοφόροι προσφέρουν την επιλογή φωνητικής συνομιλίας.Η ομαδική διάσκεψη μπορεί επίσης να γίνει με τη χρήση προγραμμάτων Instant Messenger.

Η κεντρική αποθήκευση αρχείων είναι πολύ σημαντική όταν εργάζεται ως μέρος μιας ομάδας, ειδικά εάν κάθε μέλος εργάζεται από διαφορετική τοποθεσία.Τα αρχεία μπορούν να αποθηκευτούν στο διαδίκτυο, παρέχοντας εύκολη πρόσβαση σε σημαντικές πληροφορίες.Αυτό όχι μόνο εξοικονομεί χρόνο, αλλά επιτρέπει σε κάθε χρήστη να εργάζεται από οπουδήποτε, εφόσον έχει πρόσβαση στη βάση δεδομένων.Οι εφαρμογές λογισμικού ως υπηρεσίας (SAAS) συχνά διαθέτουν αυτό το χαρακτηριστικό, επιτρέποντας στους χρήστες να έχουν πρόσβαση στο λογισμικό χρησιμοποιώντας τη σύνδεσή τους στο Διαδίκτυο.