Hogyan választhatom ki a legjobb virtuális irodai szoftvert?
A virtuális irodai szoftver kiválasztásakor figyelembe kell vennie vállalkozásának jellegét és a napi elvégzendő feladatokat.Ha egyedül dolgozik, akkor szüksége lesz néhány alapra, például e-mail szoftverre, szövegszerkesztő szoftverre, adatbázis-szoftverre, vírusvédelemre és egy segédprogramra.Ha csapatkörnyezetben dolgozik, vagy kommunikálnia kell a munkavállalókkal, akkor esetleg további funkciókat kell keresnie, például az azonnali üzenetküldés és a központi fájltárolás.szoftver.Egyes internetszolgáltatók (internetszolgáltatók) e-mail programot nyújtanak, de lehet, hogy egy önálló levélprogram jobb.Ez különösen igaz, ha extra funkciókra van szüksége, például automatizált válaszok küldésére.A legtöbb e-mail program ingyenesen letölthető, vagy az operációs rendszer részeként érkezhet.
A virtuális irodai szoftvernek tartalmaznia kell egy szövegszerkesztő programot.Nagyon sok lehetőség közül lehet választani.Néhány szövegszerkesztő program letölthető egy ingyenes csomag részeként, így egy jó szövegszerkesztő programnak nem kell drága.Egyes operációs rendszerek nagyon alapvető szövegszerkesztési programokat tartalmaznak, de ha vállalkozást vezet, akkor szükség lehet valami további funkciókkal.Az adatokból, akkor az adatbázis -programnak a virtuális irodai szoftver részét kell képeznie.Egyes üzleti tulajdonosok listákat állítanak be marketing célokra, és az adatbázis -szoftver ezt megkönnyíti.Az adatbázis -programok megvásárolhatók egy szoftvercsomag részeként, vagy freeware -ként tölthetők le.
A vírusvédelem a virtuális iroda futtatásának másik fontos szempontja.Ha biztonságosnak kell tartania az adatokat, akkor fektessen be egy jó vírusvédelmi programba.A vírusvédelmi programok beépített tűzfalakkal is rendelkezhetnek, amelyek hozzáadott védelmet nyújtanak.Ha fájlokat küld oda-vissza, vagy e-mailt használ, akkor fektessen be a vírusvédelembe.
A közüzemi programok optimalizálhatják a számítógép teljesítményét, és figyelembe kell venni a virtuális irodai szoftverekbe történő befektetéskor.Egy jó közüzemi program megkönnyíti a teljesítményhez kapcsolódó feladatok megkezdését, például a nyilvántartás tisztítását, az ideiglenes fájlok eltávolítását és a sütik törlését.Az ilyen típusú szoftverek önálló alkalmazásként megvásárolhatók, vagy freeware-ként tölthetők le.Ez egy nagyon fontos szolgáltatás, ha állandó kapcsolatba kell lépnie a csapat tagjával, mert az üzenetek valós időben cserélhetők.Egy ilyen program is megtakarít a telefonhívásokon, mivel a legtöbb azonnali hírvivő felajánlja a hangcsevegés lehetőségét.A csoportkonferenciák azonnali messenger programok segítségével is elvégezhetők.
A központi fájltárolás nagyon fontos, ha egy csapat részeként dolgozik, különösen, ha minden tag más helyről dolgozik.A fájlok online tárolhatók, könnyű hozzáférést biztosítva a fontos információkhoz.Ez nem csak időt takarít meg, hanem lehetővé teszi minden felhasználó számára, hogy bárhonnan dolgozzon, mindaddig, amíg hozzáfér az adatbázishoz.A szoftver mint szolgáltatás (SAAS) alkalmazások gyakran rendelkeznek ezzel a funkcióval, lehetővé téve a felhasználók számára, hogy az internetkapcsolatuk segítségével hozzáférjenek a szoftverhez.