Làm cách nào để chọn phần mềm văn phòng ảo tốt nhất?

Khi chọn phần mềm văn phòng ảo, bạn nên xem xét bản chất của doanh nghiệp và các nhiệm vụ bạn cần thực hiện hàng ngày.Nếu bạn làm việc một mình, bạn sẽ cần một vài điều cơ bản, chẳng hạn như phần mềm e-mail, phần mềm xử lý văn bản, phần mềm cơ sở dữ liệu, bảo vệ virus và chương trình tiện ích.Nếu bạn làm việc trong môi trường nhóm hoặc cần giao tiếp với nhân viên, bạn có thể cần tìm kiếm các tính năng bổ sung, chẳng hạn như nhắn tin tức thời và lưu trữ tệp trung tâm.phần mềm.Một số nhà cung cấp dịch vụ Internet (ISP) cung cấp một chương trình e-mail, nhưng chương trình thư độc lập có thể tốt hơn.Điều này đặc biệt đúng nếu bạn cần các tính năng bổ sung như gửi các câu trả lời tự động.Hầu hết các chương trình e-mail có thể được tải xuống miễn phí hoặc đến như một phần của hệ điều hành. Phần mềm văn phòng ảo nên bao gồm một chương trình xử lý văn bản.Có khá nhiều lựa chọn để lựa chọn.Một số chương trình xử lý văn bản có thể được tải xuống như một phần của gói phần mềm miễn phí, vì vậy một chương trình xử lý văn bản tốt không phải là đắt tiền.Một số hệ điều hành bao gồm các chương trình xử lý văn bản rất cơ bản, nhưng nếu bạn điều hành một doanh nghiệp, bạn có thể cần một cái gì đó có các tính năng bổ sung.của dữ liệu, sau đó một chương trình cơ sở dữ liệu sẽ là một phần của phần mềm văn phòng ảo của bạn.Một số chủ doanh nghiệp thiết lập danh sách để sử dụng cho mục đích tiếp thị và phần mềm cơ sở dữ liệu giúp điều này dễ dàng.Các chương trình cơ sở dữ liệu có thể được mua như một phần của gói phần mềm hoặc có thể được tải xuống dưới dạng phần mềm miễn phí. Bảo vệ virus là một khía cạnh quan trọng khác của việc điều hành một văn phòng ảo.Nếu bạn cần giữ an toàn dữ liệu của mình, thì bạn nên đầu tư vào một chương trình bảo vệ virus tốt.Các chương trình bảo vệ virus cũng có thể có tường lửa tích hợp cung cấp bảo vệ bổ sung.Nếu bạn gửi các tệp qua lại hoặc sử dụng e-mail, thì bạn nên đầu tư vào bảo vệ virus. Các chương trình tiện ích có thể tối ưu hóa hiệu suất của máy tính và nên được xem xét khi đầu tư vào phần mềm văn phòng ảo.Một chương trình tiện ích tốt sẽ giúp dễ dàng bắt đầu các nhiệm vụ liên quan đến hiệu suất như làm sạch sổ đăng ký, xóa các tệp tạm thời và xóa cookie.Loại phần mềm này có thể được mua dưới dạng ứng dụng độc lập hoặc có thể được tải xuống dưới dạng phần mềm miễn phí. Nếu bạn làm việc với một nhóm hoặc có nhân viên ảo, bạn nên có được một chương trình Messenger tức thời như một phần của thiết lập văn phòng ảo của bạn.Đây là một tính năng rất quan trọng khi bạn cần liên lạc thường xuyên với một thành viên trong nhóm của bạn vì các tin nhắn có thể được trao đổi trong thời gian thực.Một chương trình như thế này cũng lưu trên các cuộc gọi điện thoại vì hầu hết các sứ giả tức thời cung cấp tùy chọn trò chuyện thoại.Trao đổi nhóm cũng có thể được thực hiện bằng các chương trình Messenger Instant. Lưu trữ tệp trung tâm rất quan trọng khi làm việc như một phần của nhóm, đặc biệt nếu mỗi thành viên đang làm việc từ một vị trí khác nhau.Các tập tin có thể được lưu trữ trực tuyến, cung cấp quyền truy cập dễ dàng vào thông tin quan trọng.Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn cho phép mỗi người dùng làm việc từ bất cứ đâu miễn là họ có quyền truy cập vào cơ sở dữ liệu.Phần mềm dưới dạng các ứng dụng dịch vụ (SaaS) thường có tính năng này, cho phép người dùng truy cập phần mềm bằng kết nối Internet của họ.