Bagaimana cara memilih perangkat lunak kantor virtual terbaik?
Saat memilih perangkat lunak kantor virtual, Anda harus mempertimbangkan sifat bisnis Anda dan tugas yang perlu Anda lakukan setiap hari.Jika Anda bekerja sendiri, Anda akan memerlukan beberapa dasar, seperti perangkat lunak email, perangkat lunak pengolah kata, perangkat lunak basis data, perlindungan virus, dan program utilitas.Jika Anda bekerja di lingkungan tim atau perlu berkomunikasi dengan karyawan, Anda mungkin perlu mencari fitur tambahan, seperti pesan instan dan penyimpanan file sentral.perangkat lunak.Beberapa penyedia layanan internet (ISP) menyediakan program email, tetapi program surat yang berdiri sendiri mungkin lebih baik.Ini terutama benar jika Anda membutuhkan fitur tambahan seperti mengirim balasan otomatis.Sebagian besar program email dapat diunduh secara gratis atau datang sebagai bagian dari sistem operasi.
Perangkat lunak kantor virtual harus mencakup program pengolah kata.Ada beberapa opsi untuk dipilih.Beberapa program pengolah kata dapat diunduh sebagai bagian dari paket freeware, jadi program pengolah kata yang baik tidak harus mahal.Beberapa sistem operasi mencakup program pengolah kata yang sangat mendasar, tetapi jika Anda menjalankan bisnis, Anda mungkin memerlukan sesuatu dengan fitur tambahan.
Jika Anda berada di industri di mana Anda memerlukan akses ke informasi dengan cepat atau di mana Anda perlu mengatur dan menyimpan jumlah besar dalam jumlah besarData, maka program basis data harus membentuk bagian dari perangkat lunak kantor virtual Anda.Beberapa pemilik bisnis mengatur daftar untuk digunakan untuk tujuan pemasaran, dan perangkat lunak basis data membuat ini mudah.Program basis data dapat dibeli sebagai bagian dari paket perangkat lunak atau dapat diunduh sebagai freeware.
Perlindungan virus adalah aspek penting lain dari menjalankan kantor virtual.Jika Anda perlu menjaga data Anda aman, maka Anda harus berinvestasi dalam program perlindungan virus yang baik.Program perlindungan virus juga dapat menampilkan firewall bawaan yang memberikan perlindungan tambahan.Jika Anda mengirim file bolak-balik atau menggunakan email, maka Anda harus berinvestasi dalam perlindungan virus.
Program utilitas dapat mengoptimalkan kinerja komputer Anda dan harus dipertimbangkan saat berinvestasi dalam perangkat lunak kantor virtual.Program utilitas yang baik akan memudahkan untuk memulai tugas terkait kinerja seperti membersihkan registri, menghapus file sementara, dan menghapus cookie.Jenis perangkat lunak ini dapat dibeli sebagai aplikasi yang berdiri sendiri atau dapat diunduh sebagai freeware.
Jika Anda bekerja dengan tim atau memiliki karyawan virtual, Anda harus memperoleh program Instan Messenger sebagai bagian dari pengaturan kantor virtual Anda.Ini adalah fitur yang sangat penting ketika Anda harus berhubungan terus -menerus dengan anggota tim Anda karena pesan dapat ditukar secara real time.Program seperti ini juga menyimpan panggilan telepon karena sebagian besar pembawa pesan instan menawarkan opsi obrolan suara.Konferensi kelompok juga dapat dilakukan dengan menggunakan program Instan Messenger.
Penyimpanan File Pusat sangat penting ketika bekerja sebagai bagian dari tim, terutama jika setiap anggota bekerja dari lokasi yang berbeda.File dapat disimpan secara online, memberikan akses mudah ke informasi penting.Ini tidak hanya menghemat waktu tetapi memungkinkan setiap pengguna untuk bekerja dari mana saja selama dia memiliki akses ke database.Aplikasi perangkat lunak sebagai layanan (SaaS) sering memiliki fitur ini, memungkinkan pengguna untuk mengakses perangkat lunak menggunakan koneksi internet mereka.