Πώς πρέπει να γράψω μια επιχειρηματική επιστολή;
Όταν γράφετε μια επιχειρηματική επιστολή, θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε έναν τόνο συνομιλίας και τη σωστή μορφοποίηση και θα πρέπει να είστε σύντομοι.Σχεδιάστε την επιστολή σας προτού γράψετε αναφέροντας τους κύριους τομείς ή τα υποκείμενα που θα συμπεριληφθούν καθώς και οποιαδήποτε συγκεκριμένα περιστατικά ή λεπτομέρειες.Στη συνέχεια, καθορίστε μια λογική σειρά για να αντιμετωπίσετε τα ζητήματα.Ανατρέξτε εν συντομία σε οποιαδήποτε προηγούμενη αλληλογραφία ή συνομιλίες στην πρώτη παράγραφο, στη συνέχεια, προχωρήστε κατευθείαν στο σκοπό της επιχειρηματικής επιστολής.Αναφέρετε σαφώς οποιαδήποτε δράση παρακολούθησης στην τελική παράγραφο.
TONE
Χρησιμοποιήστε έναν ευχάριστο τόνο, ειδικά εάν η επιχειρησιακή επιστολή περιέχει αρνητική δράση ή αρνητική απάντηση.Υποδείξτε την εκτίμηση για το πώς ο παραλήπτης σας βοήθησε, εάν ισχύει.Στην τελική παράγραφο, ευχαριστήστε τον παραλήπτη για τον χρόνο, την εκτίμηση ή την προσπάθειά του.Χωρίς να είστε πολύ προσωπικοί, προσπαθήστε να χρησιμοποιήσετε έναν φιλικό, συμπονετικό τόνο για επιχειρηματικές επιστολές.Εάν εσείς ή η εταιρεία σας έχετε κάνει λάθος, είστε άμεσοι στην παραδοχή σφάλματος.
Για να αποφύγετε την τάση να γράφετε πολύ τυπικά σε μια επιχειρηματική επιστολή, χρησιμοποιήστε συσπάσεις όπως αυτές που χρησιμοποιούνται συνήθως στην ομιλία.Επίσης, περιλαμβάνουν προσωπικές αντωνυμίες mdash;Όπως εγώ, εμείς και μας mdash;Αντί για πιο επίσημες επιλογές όπως η εταιρεία.Να είναι συνοπτική.Για παράδειγμα, αντί να γράψουμε, λαμβάνουμε την αλληλογραφία σας σχετικά με ... απλά γράψαμε που λάβαμε ....Πολύ επίσημες φράσεις είναι πιο κατάλληλες σε ορισμένους τύπους νομικών εγγράφων ή αλληλογραφίας από ό, τι σε απλές επιχειρηματικές επιστολές.Το στυλ μπλοκ είναι το πιο απλό.Σε επιστολή τύπου μπλοκ, όλα τα μέρη αρχίζουν στο αριστερό περιθώριο, χωρίς εσοχές.Πληκτρολογήστε το όνομα και τη διεύθυνσή σας.Εάν δεν χρησιμοποιείτε επιστολόχαρτο, πληκτρολογήστε τη διεύθυνσή σας στο επάνω μέρος της σελίδας.Θα πρέπει να αποφύγετε τη χρήση φανταχτερά χαρτικά ή έγχρωμο χαρτί για τα περισσότερα επιχειρηματικά γράμματα.
Περίπου τρεις έως 10 γραμμές μετά τη διεύθυνσή σας ή κάτω από την εκτύπωση επιστολής, πληκτρολογήστε την ημερομηνία και φροντίστε να εξηγήσετε τον μήνα.Τέσσερις γραμμές κάτω από την ημερομηνία, πληκτρολογήστε τη εσωτερική διεύθυνση.Η εσωτερική διεύθυνση περιέχει το πλήρες όνομα, τη διεύθυνση δρόμου, την πόλη και τον ταχυδρομικό κώδικα, με κάθε μία σε ξεχωριστή γραμμή.Αφήστε μια κενή γραμμή μεταξύ της τελικής γραμμής της διεύθυνσης και του χαιρετισμού.Το χαιρετισμό είναι γενικά σε μορφή αγαπητέ κ. Smith ή αγαπητή κυρία Jones Mdash;Χρησιμοποιώντας το πραγματικό επώνυμο των παραληπτών αντί για αυτά τα παραδείγματα, φυσικά mdash;ακολουθούμενη από ένα παχύ έντερο
Μια ενιαία κενή γραμμή χωρίζει κάθε παράγραφο στην επιστολή.Πληκτρολογήστε ένα κλείσιμο, όπως ειλικρινά δικά σας ή χαιρετισμούς.Χρησιμοποιήστε ένα κόμμα μετά το κλείσιμο.