Bagaimana saya harus menulis surat bisnis?

Saat menulis surat bisnis, Anda harus menggunakan nada percakapan dan format yang tepat, dan Anda harus singkat.Rencanakan surat Anda sebelum Anda menulis dengan mendaftarkan area utama atau subjek yang akan dimasukkan serta insiden atau detail tertentu.Kemudian tentukan urutan logis untuk mengatasi masalah tersebut.Secara singkat merujuk ke korespondensi atau percakapan sebelumnya dalam paragraf pertama, kemudian langsung ke tujuan surat bisnis.Nyatakan dengan jelas setiap tindakan tindak lanjut dalam paragraf akhir.

Nada

Gunakan nada yang menyenangkan, terutama jika surat bisnis berisi tindakan negatif atau respons negatif.Tunjukkan apresiasi atas bagaimana penerima telah membantu Anda, jika berlaku.Dalam paragraf terakhir, terima kasih kepada penerima atas waktunya, pertimbangan atau usahanya.Tanpa terlalu pribadi, cobalah untuk menggunakan nada yang ramah dan penuh kasih untuk surat bisnis.Jika Anda atau perusahaan Anda telah melakukan kesalahan, jujur saja dalam mengakui kesalahan.

Untuk menghindari kecenderungan untuk menulis terlalu formal dalam surat bisnis, gunakan kontraksi seperti yang biasa digunakan dalam berbicara.Juga, sertakan kata ganti pribadi mdash;seperti saya, kami dan kami mdash;Alih -alih pilihan yang lebih formal seperti perusahaan.Jadilah ringkas.Misalnya, alih -alih menulis, kami menerima korespondensi Anda tentang ... cukup tulis yang kami terima ....Frasa yang sangat formal lebih tepat dalam jenis dokumen hukum atau korespondensi tertentu daripada dalam surat bisnis sederhana.

format

Gunakan format yang tepat untuk surat bisnis.Gaya blok adalah yang paling sederhana.Dalam huruf gaya blok, semua bagian dimulai dari margin kiri, tanpa lekukan.Ketik nama dan alamat Anda.Jika Anda tidak menggunakan kop surat, ketik alamat Anda di bagian atas halaman.Anda harus menghindari menggunakan alat tulis mewah atau kertas berwarna untuk sebagian besar surat bisnis.

Sekitar tiga hingga 10 baris setelah alamat Anda atau di bawah pencetakan kop surat, ketik tanggal, dan pastikan untuk mengeja bulan itu.Empat baris di bawah tanggal, ketik alamat bagian dalam.Alamat bagian dalam berisi nama lengkap penerima, alamat jalan, kota dan kode pos, dengan masing -masing pada baris terpisah.Tinggalkan satu garis kosong antara garis akhir alamat dan salam.Salam umumnya dalam format yang terhormat, Tuan Smith atau Nyonya Jones Mdash yang terhormat;Menggunakan penerima nama belakang yang sebenarnya, bukan contoh -contoh ini, tentu saja mdash;diikuti oleh usus besar.

Satu garis kosong memisahkan setiap paragraf dalam surat itu.Ketik penutupan, seperti tulus milik Anda atau salam.Gunakan koma setelah penutupan.

Meninggalkan tiga atau empat baris kosong untuk tanda tangan, ketik nama Anda.Tempatkan judul pekerjaan Anda, jika diinginkan, di bawah nama Anda.Jika Anda menyertakan lampiran atau penutup dalam surat bisnis Anda, ketik kata mdash yang sesuai;Lampiran atau selungkup mdash;Setelah baris kosong di bawah nama atau judul yang diketik.

Proofreading

Periksa surat bisnis Anda setelah menulisnya untuk memverifikasi bahwa semuanya benar dan lengkap, termasuk semua tanggal dan jumlah moneter apa pun.Mengoreksi surat untuk kesalahan tipografi atau tata bahasa.Mintalah orang lain membaca surat Anda sebelum mengirimkannya, dan jangan lupa untuk menandatangani surat itu dengan pena tinta biru atau hitam.