Tôi nên viết một lá thư kinh doanh như thế nào?

Khi viết thư kinh doanh, bạn nên sử dụng giai điệu đàm thoại và định dạng thích hợp, và bạn nên nói ngắn gọn.Lập kế hoạch thư của bạn trước khi bạn viết bằng cách liệt kê các khu vực hoặc chủ đề chính được bao gồm cũng như bất kỳ sự cố hoặc chi tiết cụ thể nào.Sau đó xác định một thứ tự hợp lý để giải quyết các vấn đề.Tham khảo ngắn gọn về bất kỳ thư từ hoặc cuộc trò chuyện trước đây trong đoạn đầu tiên, sau đó đi thẳng vào mục đích của thư kinh doanh.Rõ ràng nêu rõ bất kỳ hành động tiếp theo trong đoạn cuối cùng.Giai điệu

Sử dụng một giai điệu dễ chịu, đặc biệt nếu thư kinh doanh chứa hành động tiêu cực hoặc phản ứng tiêu cực.Chỉ ra sự đánh giá cao về cách người nhận đã giúp bạn, nếu có.Trong đoạn cuối, cảm ơn người nhận vì thời gian, sự cân nhắc hoặc nỗ lực của mình.Không quá cá nhân, hãy cố gắng sử dụng một giai điệu thân thiện, từ bi cho các thư kinh doanh.Nếu bạn hoặc công ty của bạn đã phạm sai lầm, hãy thẳng thắn khi thừa nhận lỗi.Để tránh xu hướng viết quá chính thức trong một lá thư kinh doanh, hãy sử dụng các cơn co thắt như những cơn co thắt thường được sử dụng để nói.Ngoài ra, bao gồm đại từ cá nhân mdash;chẳng hạn như tôi, chúng tôi và của chúng tôi mdash;thay vì các lựa chọn chính thức hơn như công ty.Ngắn gọn.Ví dụ: thay vì viết, chúng tôi đang nhận được thư từ của bạn về ... chỉ cần viết chúng tôi nhận được ....Các cụm từ rất chính thức phù hợp hơn trong một số loại tài liệu hoặc thư từ nhất định so với các chữ cái kinh doanh đơn giản.

Sử dụng định dạng thích hợp cho thư kinh doanh.Phong cách khối là đơn giản nhất.Trong một chữ cái kiểu khối, tất cả các bộ phận bắt đầu ở lề trái, không có vết lõm.

thứ tự của các thành phần chính

Nếu bạn sử dụng văn phòng phẩm tiêu đề thư với công ty hoặc tên cá nhân của bạn được in ở trên cùng, bạn không cần phảiNhập tên và địa chỉ của bạn.Nếu bạn không sử dụng tiêu đề thư, hãy nhập địa chỉ của bạn ở đầu trang.Bạn nên tránh sử dụng văn phòng phẩm lạ mắt hoặc giấy màu cho hầu hết các chữ cái kinh doanh.Khoảng ba đến 10 dòng sau địa chỉ của bạn hoặc dưới mức in tiêu đề thư, nhập ngày và đảm bảo đánh vần tháng.Bốn dòng bên dưới ngày, nhập địa chỉ bên trong.Địa chỉ bên trong chứa tên đầy đủ của người nhận, địa chỉ đường phố, thành phố và mã bưu chính, với mỗi người trên một dòng riêng biệt.Để lại một ranh giới trống giữa dòng cuối cùng của địa chỉ và lời chào.Lời chào thường ở định dạng, ông Smith hoặc bà Jones Mdash thân mến;sử dụng họ người nhận họ thực tế thay vì các ví dụ này, tất nhiên là mdash;tiếp theo là một dấu hai chấm. Một dòng trống duy nhất phân tách mỗi đoạn trong chữ cái.Nhập một kết thúc, chẳng hạn như chân thành của bạn hoặc liên quan.Sử dụng dấu phẩy sau khi đóng cửa.Để lại ba hoặc bốn dòng trống cho một chữ ký, hãy nhập tên của bạn.Đặt tiêu đề công việc của bạn, nếu muốn, bên dưới tên của bạn.Nếu bạn bao gồm các tệp đính kèm hoặc vỏ bọc trong thư kinh doanh của bạn, hãy nhập từ mdash thích hợp;Đính kèm hoặc bao vây mdash;Sau một dòng trống bên dưới tên hoặc tiêu đề được đánh máy của bạn.Đọc lại bức thư cho các lỗi đánh máy hoặc ngữ pháp.Có người khác đọc thư của bạn trước khi gửi nó và đừng quên ký chữ cái bằng bút mực màu xanh hoặc đen.