Hogyan írjak üzleti levelet?

Üzleti levél írásakor beszélgetési hangot és megfelelő formázást kell használnia, és rövidnek kell lennie.Tervezze meg a levelét, mielőtt írja a fő területeket vagy alanyokat, amelyek beillesztésre kerülnek, valamint bármilyen konkrét eseményt vagy részletet.Ezután határozzon meg egy logikai sorrendet a problémák kezelésére.Röviden utaljon az első bekezdésben szereplő korábbi levelezésekre vagy beszélgetésekre, majd lépjen egyenesen az üzleti levél céljára.Nyilvánvalóan adja meg a végső bekezdésben bekövetkezett nyomon követési intézkedéseket.

hang

Használjon kellemes hangot, különösen, ha az üzleti levél negatív műveletet vagy negatív választ tartalmaz.Jelölje meg, hogy a címzett hogyan segített Önnek, ha alkalmazható.Az utolsó bekezdésben köszönetet mond a címzettnek az idejéért, megfontolásaért vagy erőfeszítéséért.Anélkül, hogy túl személyes lenne, próbáljon meg barátságos, együttérző hangot használni az üzleti levelekhez.Ha Ön vagy a vállalata hibát követett el, akkor egyenesen légy beismerni a hibát.

Annak elkerülése érdekében, hogy a hajlandó túlságosan formálisan írjon egy üzleti levélben, használjon olyan összehúzódásokat, mint például a beszédhez.Tartalmazza a személyes névmások és mdash;Mint én, mi, mi és mi mdash;A formálisabb választások, például a társaság helyett.Légy tömör.Például az írás helyett megkapjuk a levelezését ... egyszerűen írunk, amit kaptunk ....A nagyon formális kifejezések megfelelőbbek bizonyos típusú jogi dokumentumokban vagy levelezésben, mint az egyszerű üzleti levelekben.A blokk stílus a legegyszerűbb.Blokk stílusú levélben az összes alkatrész a bal szélén kezdődik, behúzások nélkül.Írja be a nevét és címét.Ha nem a levélpapírot használja, írja be a címét az oldal tetejére.Kerülje a divatos levélpapír vagy a színes papír használatát a legtöbb üzleti betűhöz.

Körülbelül három -10 sor a cím után vagy a levélpapír nyomtatás alatt, írja be a dátumot, és ügyeljen arra, hogy a hónapot megfogalmazza.Négy sor a dátum alatt, írja be a belső címet.A belső cím tartalmazza a címzettek teljes nevét, utcai címét, városi és postai kódját, mindegyik külön vonalon.Hagyjon egy üres sort a cím utolsó sora és a üdvözlet között.A üdvözlet általában formátumban van, Smith úr vagy kedves Mrs. Jones mdash;A címzettek használata tényleges vezetékneve e példák helyett, természetesen mdash;majd egy vastagbél követi.Írja be az A bezárást, például őszintén a tiéd vagy üdvözlet.Használjon vesszőt a bezárás után.

Hagyjon három vagy négy üres sort az aláíráshoz, írja be a nevét.Helyezze el a munkakörét, ha szükséges, a neve alá.Ha az üzleti betűbe mellékleteket vagy tartályokat tartalmaz, írja be a megfelelő szót mdash;Ragaszkodás vagy háztartás mdash;A gépelt neve vagy címe alatti üres vonal után.A betű leolvasása tipográfiai vagy nyelvtani hibákhoz.Kérd meg, hogy valaki elolvassa a levelét, mielőtt elküldené, és ne felejtse el aláírni a betű kék vagy fekete tinta tollával.