Τι είναι οι διαχειριζόμενες υπηρεσίες εκτύπωσης;

Υπηρεσίες διαχείρισης εκτύπωσης αναφέρονται στην εξωτερική ανάθεση της εκτύπωσης εγγράφων ή στην εξωτερική ανάθεση μηχανών εκτύπωσης εγγράφων.Αυτό μπορεί να διευθετηθεί με διάφορους τρόπους, συμπεριλαμβανομένης της εκτύπωσης εκτός του χώρου, μιας κεντρικής επιτόπιας περιοχής εκτύπωσης, αρκετών αποκεντρωμένων επιτόπιων περιοχών ή ενός συνδυασμού των δύο τελευταίων.Τα οφέλη από τις διαχειριζόμενες υπηρεσίες εκτύπωσης περιλαμβάνουν τη μείωση της εργασίας των εργαζομένων και το μειωμένο κόστος.

Όταν οι περισσότεροι άνθρωποι σκέφτονται τις διαχειριζόμενες υπηρεσίες εκτύπωσης, τα μηχανήματα που έρχονται στο μυαλό πρώτα είναι φωτοαντιγραφικά και εκτυπωτές επειδή αυτά είναι τα εργαλεία που χρησιμοποιούνται συχνότερα για την παραγωγή τυπωμένων εγγράφων.Ανάλογα με το μέγεθος του οργανισμού, μπορεί να χρειαστεί έναν εκτυπωτή ή πολλούς και μπορεί να χρειαστεί αυτές τις μονάδες για να εκτυπωθούν είτε σε χρώμα είτε σε μαύρο και άσπρο.Το ίδιο ισχύει και για τα φωτοαντιγραφικά.Σε ορισμένες περιπτώσεις, οι μηχανές διπλού σκοπού ή ακόμα και τα μηχανήματα πολλαπλών χρήσεων που ενσωματώνουν επιλογές όπως σάρωση ή φαξ, μπορεί να είναι η καλύτερη επιλογή για μια εταιρεία. Η αγορά αυτών των μηχανών μπορεί να είναι εξαιρετικά δαπανηρή.Ορισμένες επιχειρήσεις θεωρούν ότι είναι πιο οικονομικά αποδοτικό να μισθώνουν τις μηχανές εκτύπωσης που χρειάζονται.Αρκετές εταιρείες προσφέρουν αυτό το είδος υπηρεσίας με διαφορετικά ποσοστά. "" Το εάν η επιχείρηση κατέχει ή μισθώνει τα μηχανήματα, τα φωτοαντιγραφικά και οι εκτυπωτές θα απαιτούν ακόμα τακτικές υπηρεσίες για να τους διατηρήσουν και μπορεί επίσης να χρειαστούν υπηρεσίες έκτακτης ανάγκης για συγκεκριμένες αποτυχίες ή περιστατικά.Πολλές από τις ίδιες εταιρείες που προσφέρουν ρυθμίσεις μίσθωσης προσφέρουν επίσης αυτούς τους τύπους υπηρεσιών, με βάση ετήσια ή πολυετή σύμβαση.Τέτοιες συμβάσεις ενδέχεται να περιλαμβάνουν την προσφορά ενός καθορισμένου αριθμού κασέτας γραφίτη ανά περίοδο και πιθανότατα θα περιλαμβάνει έναν καθορισμένο αριθμό προσπίπτων, καθώς και τακτικά προγραμματισμένα ραντεβού για την υπηρεσία. Η αξιοποίηση τέτοιων υπηρεσιών εξυπηρετεί διάφορους σκοπούς.Τα έξοδα παροχής υπηρεσιών βάσει μιας σύμβασης συνήθως μειώνονται σημαντικά από τα επιτόκια που χρεώνονται για μία μόνο κλήση εκτός μιας σύμβασης.Οι περισσότερες διαχειριζόμενες συμβάσεις υπηρεσιών εκτύπωσης καθορίζουν ένα παράθυρο εντός του οποίου πρέπει να γίνει απάντηση υπηρεσίας.Αυτό βοηθά στη μείωση του χρόνου κάτω του εξοπλισμού.Η κατοχή μιας εταιρείας παροχής υπηρεσιών εμποδίζει επίσης τους εργαζόμενους που δεν είναι εξοικειωμένοι με τον εξοπλισμό από το να πρέπει να προσπαθήσουν να το πάρουν πίσω και να τρέξουν.

Σε μεγαλύτερες εταιρείες, οι διαχειριζόμενες υπηρεσίες εκτύπωσης ενδέχεται να σημαίνουν μια κεντρική περιοχή εκτύπωσης εντός ή εκτός του χώρου.Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει πολλά φωτοαντιγραφικά ή εκτυπωτές που λειτουργούν από ειδικό προσωπικό.Τέτοια κέντρα ενδέχεται επίσης να προσφέρουν πρόσθετες υπηρεσίες, όπως εκτύπωση μεγάλης μορφής, δεσμευτικό και κοπή.Τις περισσότερες φορές, αυτός ο τύπος κέντρου προορίζεται για μεγαλύτερες θέσεις εργασίας και λειτουργεί σε συνδυασμό με αρκετούς εκτυπωτές ή φωτοαντιγραφικά διαθέσιμα σε όλο το κτίριο για μικρές εργασίες.