Apa itu layanan cetak yang dikelola?

Layanan cetak yang dikelola merujuk pada outsourcing pencetakan dokumen atau ke outsourcing mesin pencetakan dokumen.Ini dapat diatur dalam beberapa cara, termasuk pencetakan di luar lokasi, area cetak di tempat terpusat, beberapa area terdesentralisasi di tempat, atau kombinasi dari dua yang terakhir.Manfaat dari layanan cetak yang dikelola termasuk mengurangi tenaga kerja karyawan dan pengurangan biaya.

Ketika kebanyakan orang berpikir tentang layanan cetak yang dikelola, mesin yang terlebih dahulu adalah mesin fotokopi dan printer karena ini adalah alat yang paling sering digunakan untuk memproduksi dokumen cetak.Bergantung pada ukuran organisasi, mungkin perlu satu printer atau banyak, dan mungkin perlu unit -unit itu dicetak dalam warna atau hitam dan putih.Hal yang sama berlaku untuk mesin fotokopi.Dalam beberapa kasus, mesin tujuan ganda, atau bahkan mesin multiguna yang menggabungkan opsi seperti pemindaian atau faks, mungkin menjadi pilihan terbaik untuk perusahaan.

Membeli mesin ini bisa sangat mahal.Beberapa bisnis merasa lebih hemat biaya untuk menyewa mesin cetak yang mereka butuhkan.Beberapa perusahaan menawarkan jenis layanan ini dengan harga yang berbeda -beda.

Apakah bisnis memiliki atau menyewakan mesin, mesin fotokopi, dan printer masih akan memerlukan layanan reguler untuk membuat mereka tetap berjalan dan mungkin juga memerlukan layanan darurat untuk kegagalan atau insiden tertentu.Banyak perusahaan yang sama yang menawarkan pengaturan sewa juga menawarkan jenis layanan ini, berdasarkan kontrak tahunan atau multi-tahunan.Kontrak tersebut dapat mencakup pasokan sejumlah kartrid toner per periode dan kemungkinan akan mencakup sejumlah panggilan insiden serta janji temu layanan yang dijadwalkan secara teratur.

Pemanfaatan layanan tersebut melayani beberapa tujuan.Biaya layanan di bawah kontrak biasanya dikurangi secara signifikan dari tarif yang dibebankan untuk satu panggilan di luar kontrak.Sebagian besar kontrak layanan cetak yang dikelola menentukan jendela di mana respons layanan harus dilakukan.Ini membantu mengurangi waktu henti peralatan.Memiliki perusahaan jasa yang dipanggil juga mencegah karyawan yang tidak terbiasa dengan peralatan karena harus mencoba untuk mendapatkannya kembali dan berjalan.

Di perusahaan besar, layanan cetak yang dikelola mungkin berarti area pencetakan pusat yang ada di luar atau di luar lokasi.Ini dapat mencakup beberapa mesin fotokopi atau printer yang dioperasikan oleh staf yang berdedikasi.Pusat-pusat semacam itu juga mungkin menawarkan layanan tambahan seperti pencetakan format besar, pengikat, dan pemangkasan.Paling sering, jenis pusat ini dimaksudkan untuk pekerjaan yang lebih besar dan dijalankan bersama dengan sejumlah printer atau mesin fotokopi yang tersedia di seluruh gedung untuk pekerjaan kecil.