Dịch vụ in được quản lý là gì?

Dịch vụ in được quản lý đề cập đến việc thuê ngoài in tài liệu hoặc thuê ngoài máy in tài liệu.Điều này có thể được sắp xếp theo một số cách, bao gồm in ngoài địa điểm, khu vực in tại chỗ tập trung, một số khu vực phi tập trung tại chỗ hoặc kết hợp hai khu vực cuối cùng.Lợi ích của các dịch vụ in được quản lý bao gồm giảm lao động nhân viên và giảm chi phí. Khi hầu hết mọi người nghĩ về các dịch vụ in được quản lý, các máy đầu tiên là máy photocopy và máy in vì đây là những công cụ thường được sử dụng để sản xuất tài liệu in.Tùy thuộc vào quy mô của tổ chức, nó có thể cần một máy in hoặc nhiều máy in, và có thể cần các đơn vị đó để in bằng màu hoặc đen và trắng.Điều tương tự cũng đúng với máy photocopy.Trong một số trường hợp, các máy có mục đích kép hoặc thậm chí các máy đa năng kết hợp các tùy chọn như quét hoặc fax, có thể là lựa chọn tốt nhất cho một công ty. Mua các máy này có thể cực kỳ tốn kém.Một số doanh nghiệp thấy nó hiệu quả hơn khi cho thuê các máy in mà họ yêu cầu.Một số công ty cung cấp loại dịch vụ này với mức giá khác nhau. Cho dù doanh nghiệp sở hữu hay cho thuê máy, máy photocopy và máy in vẫn sẽ yêu cầu dịch vụ thường xuyên để giữ cho họ chạy và cũng có thể cần dịch vụ khẩn cấp cho các lỗi hoặc sự cố cụ thể.Nhiều công ty tương tự cung cấp thỏa thuận cho thuê cũng cung cấp các loại dịch vụ này, dựa trên hợp đồng hàng năm hoặc nhiều năm.Các hợp đồng như vậy có thể bao gồm việc cung cấp số lượng hộp mực được thiết lập mỗi kỳ và có thể sẽ bao gồm một số lượng cuộc gọi sự cố cũng như các cuộc hẹn dịch vụ theo lịch trình thường xuyên. Việc sử dụng các dịch vụ đó phục vụ một số mục đích.Chi phí dịch vụ theo hợp đồng thường giảm đáng kể so với mức giá được tính cho một cuộc gọi bên ngoài hợp đồng.Hầu hết các hợp đồng dịch vụ in được quản lý chỉ định một cửa sổ trong đó phản hồi dịch vụ phải được thực hiện.Điều này giúp giảm thời gian thiết bị.Có một công ty dịch vụ theo cuộc gọi cũng ngăn nhân viên không quen thuộc với thiết bị không phải cố gắng để nó trở lại và chạy.Trong các công ty lớn hơn, các dịch vụ in được quản lý có thể có nghĩa là một khu vực in trung tâm tại chỗ hoặc ngoài địa điểm.Điều này có thể bao gồm một số máy photocopy hoặc máy in được vận hành bởi một đội ngũ nhân viên chuyên dụng.Các trung tâm như vậy cũng có thể cung cấp các dịch vụ bổ sung như in ấn định dạng lớn, liên kết và cắt tỉa.Thông thường, loại trung tâm này được dành cho các công việc lớn hơn và được điều hành cùng với một số máy in hoặc máy photocopy có sẵn trên toàn tòa nhà cho các công việc nhỏ.