Τι είναι ένα επιχειρηματικό αρχείο;

Ένα επιχειρηματικό αρχείο είναι ένα έγγραφο που καταγράφει κάθε είδους συναλλαγές επιχειρήσεων.Οι όροι χρησιμοποιούνται συχνά για να συμπεριλάβουν όλα τα έγγραφα που παρέχουν υπόβαθρο για αλληλεπιδράσεις με τους πελάτες και τους πιθανούς πελάτες, καθώς και τα αρχεία που σχετίζονται με συγκεκριμένες συναλλαγές που εμφανίζονται μεταξύ πωλητή ή προμηθευτή και πελάτη.Ο σκοπός της διατήρησης ενός επιχειρηματικού αρχείου είναι να είναι σε θέση να παράγει τεκμηρίωση που σχετίζεται με μια συγκεκριμένη συναλλαγή και να προσδιορίσει την ακριβή ακολουθία συμβάντων που συνέβησαν ως μέρος αυτής της συναλλαγής.Πολλές κυβερνήσεις απαιτούν από τις εταιρείες που λειτουργούν στα σύνορά τους για να αναπτύξουν μια στρατηγική διαχείρισης αρχείων που διατηρεί ένα ευρύ φάσμα αρχείων που καλύπτουν σχεδόν κάθε πτυχή της επιχειρηματικής επιχείρησης.

Μέσα σε μια εταιρεία, ένα επιχειρηματικό αρχείο μπορεί να σχετίζεται με διάφορες λειτουργίες.Ενώ πολλοί άνθρωποι τείνουν να σκέφτονται αυτό το είδος επιχειρηματικού εγγράφου ότι έχουν να κάνουν με τις πωλήσεις που έγιναν στους πελάτες, το γεγονός είναι ότι ο όρος εφαρμόζεται επίσης σε ένα ευρύ φάσμα εγγράφων.Αυτό περιλαμβάνει έγγραφα πηγής λογιστικής, όπως απαιτήσεις, παραγγελίες αγοράς, λίστες συσκευασίας, τιμολόγια και πληρωμές που εκδίδονται για τα τιμολόγια.Οι συμβάσεις εργασίας και ο φάκελος προσωπικού θεωρούνται επίσης ότι ταιριάζουν στα βασικά κριτήρια ενός επιχειρηματικού αρχείου, καθώς τα έγγραφα αυτά παρουσιάζουν σημαντικές συναλλαγές στη ζωή της εταιρείας.Ακόμη και τα μνημόνια ενδιάμεσου, τα πρακτικά των συνεδριάσεων του διοικητικού συμβουλίου ή των επενδυτών και τα δελτία τύπου θεωρούνται συχνά ότι εμπίπτουν στην ευρεία κατηγορία ενός επιχειρηματικού αρχείου.

Η κύρια λειτουργία οποιουδήποτε επιχειρηματικού αρχείου είναι να τεκμηριώσει το ιστορικό πίσω από συγκεκριμένα γεγονότα στη ζωή της εταιρείας.Για παράδειγμα, το αρχείο προσωπικού ενός εργαζομένου θα παράσχει πολύτιμα στοιχεία σχετικά με την πρόσληψη του ατόμου, τυχόν βραβεία ή πειθαρχικές ενέργειες που λαμβάνονται, προσαρμογές σε μισθούς ή μισθούς και τις περιστάσεις που περιβάλλουν την παραίτηση ή τον τερματισμό της απασχόλησης.Τα αρχεία αυτού του τύπου προστατεύουν τον εργοδότη

από τις αξιώσεις παράνομου τερματισμού ή άλλων τύπων χρεώσεων που μπορεί να φέρει ένας υπάλληλος.Ταυτόχρονα, η λεπτομέρεια σε ένα φάκελο προσωπικού μπορεί επίσης να λειτουργήσει προς όφελος του εργαζομένου εάν ο εργοδότης δεν κατάφερε να τεκμηριώσει ορισμένα γεγονότα ή να αναλάβει ενέργειες που βρίσκονται εκτός του πεδίου εφαρμογής των σημερινών νόμων περί απασχόλησης.

Η διατήρηση των ακριβών αρχείων είναι απαραίτητη για την παροχή τεκμηρίωσης που σχετίζονται με τα έσοδα που δημιουργούνται, τα λειτουργικά έξοδα και την προετοιμασία των φορολογικών δηλώσεων.Σε περίπτωση ελέγχου, μια εταιρεία με μια σταθερή πολιτική αρχείων επιχειρήσεων θα είναι εύκολο να παράγει έγγραφα που υποστηρίζουν τα στοιχεία που υποβάλλονται στις αποδόσεις.Με αυτόν τον τρόπο καθιστά ευκολότερη την επαλήθευση κάθε στοιχείου γραμμής στη φορολογική δήλωση και την αποφυγή της επιβολής των καθυστερημένων αμοιβών και άλλων κυρώσεων που θα ισχύουν εάν η επιχείρηση δεν μπορούσε να παράσχει έγγραφα για να υποστηρίξει αυτά τα στοιχεία.