Hồ sơ kinh doanh là gì?

Hồ sơ kinh doanh là một tài liệu ghi lại bất kỳ loại giao dịch kinh doanh nào.Các điều khoản thường được sử dụng để bao gồm tất cả các tài liệu cung cấp nền tảng về tương tác với khách hàng và khách hàng tiềm năng, cũng như các hồ sơ liên quan đến các giao dịch cụ thể xảy ra giữa nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp và khách hàng.Mục đích của việc duy trì hồ sơ kinh doanh là có thể tạo ra tài liệu liên quan đến một giao dịch cụ thể và xác định chuỗi sự kiện chính xác xảy ra như một phần của giao dịch đó.Nhiều chính phủ yêu cầu các công ty hoạt động trong biên giới của họ để phát triển một chiến lược quản lý hồ sơ duy trì một loạt các hồ sơ bao gồm mọi khía cạnh của hoạt động kinh doanh.Trong một công ty, một hồ sơ kinh doanh có thể liên quan đến một số chức năng khác nhau.Mặc dù nhiều người có xu hướng nghĩ về loại tài liệu kinh doanh này có liên quan đến doanh số được thực hiện cho khách hàng, nhưng thực tế là thuật ngữ này cũng được áp dụng cho một loạt các tài liệu.Điều này bao gồm các tài liệu nguồn kế toán như yêu cầu, đơn đặt hàng, danh sách đóng gói, hóa đơn và các khoản thanh toán được cấp cho các hóa đơn đó.Hợp đồng lao động và thư mục nhân sự cũng được coi là phù hợp với các tiêu chí cơ bản của hồ sơ kinh doanh, vì các tài liệu đó trình bày các giao dịch quan trọng trong cuộc sống của công ty.Ngay cả các bản ghi nhớ liên lạc, biên bản của các cuộc họp hội đồng quản trị hoặc nhà đầu tư và các thông cáo báo chí thường được coi là rơi vào danh mục rộng của hồ sơ kinh doanh.Chức năng chính của bất kỳ hồ sơ kinh doanh nào là ghi lại lịch sử đằng sau các sự kiện cụ thể trong cuộc đời của công ty.Ví dụ, hồ sơ nhân sự của một nhân viên sẽ cung cấp dữ liệu có giá trị liên quan đến việc thuê cá nhân, bất kỳ giải thưởng hoặc hành động kỷ luật nào được thực hiện, điều chỉnh tiền lương hoặc tiền lương và các trường hợp xung quanh việc từ chức hoặc chấm dứt việc làm.Hồ sơ loại này bảo vệ người sử dụng lao động

khỏi các khiếu nại về việc chấm dứt bất hợp pháp hoặc các loại phí khác mà nhân viên có thể mang lại.Đồng thời, chi tiết trong thư mục nhân sự cũng có thể làm việc với lợi thế của nhân viên nếu người sử dụng lao động không ghi lại được một số sự kiện hoặc thực hiện các hành động nằm ngoài phạm vi của luật việc làm hiện hành.Duy trì hồ sơ chính xác là điều cần thiết để cung cấp tài liệu liên quan đến doanh thu được tạo ra, chi phí hoạt động và chuẩn bị khai thuế.Trong trường hợp kiểm toán, một công ty có chính sách hồ sơ kinh doanh vững chắc sẽ dễ dàng sản xuất các tài liệu hỗ trợ các số liệu được gửi trên lợi nhuận.Làm như vậy giúp dễ dàng xác minh từng mục dòng trên tờ khai thuế và tránh áp dụng các khoản phí trễ và các hình phạt khác sẽ áp dụng nếu doanh nghiệp không thể cung cấp tài liệu để sao lưu các số liệu đó.