Apa itu catatan bisnis?

Catatan bisnis adalah dokumen yang mencatat semua jenis transaksi bisnis.Istilah ini sering digunakan untuk mencakup semua dokumen yang memberikan latar belakang interaksi dengan pelanggan dan klien potensial, serta catatan yang berhubungan dengan transaksi spesifik yang terjadi antara vendor atau pemasok dan pelanggan.Tujuan mempertahankan catatan bisnis adalah untuk dapat menghasilkan dokumentasi yang terkait dengan transaksi tertentu dan mengidentifikasi urutan yang tepat dari peristiwa yang terjadi sebagai bagian dari transaksi tersebut.Banyak pemerintah mewajibkan perusahaan yang beroperasi di dalam perbatasan mereka untuk mengembangkan strategi manajemen catatan yang memelihara berbagai catatan yang mencakup hampir setiap aspek operasi bisnis.

Dalam suatu perusahaan, catatan bisnis mungkin berhubungan dengan beberapa fungsi yang berbeda.Sementara banyak orang cenderung menganggap dokumen bisnis jenis ini harus dilakukan dengan penjualan yang dilakukan kepada pelanggan, faktanya adalah bahwa istilah ini juga diterapkan pada berbagai dokumen.Ini termasuk dokumen sumber akuntansi seperti permintaan, pesanan pembelian, daftar pengemasan, faktur, dan pembayaran yang dikeluarkan untuk faktur tersebut.Kontrak kerja dan folder personalia juga dianggap sesuai dengan kriteria dasar catatan bisnis, karena dokumen -dokumen tersebut memang menghadirkan transaksi yang signifikan dalam kehidupan perusahaan.Bahkan memorandum antar kantor, risalah rapat dewan atau investor, dan siaran pers sering dianggap termasuk dalam kategori luas catatan bisnis.

Fungsi utama dari setiap catatan bisnis adalah untuk mendokumentasikan sejarah di balik peristiwa tertentu dalam kehidupan perusahaan.Misalnya, file personel dari seorang karyawan akan memberikan data yang berharga mengenai perekrutan individu, setiap penghargaan atau tindakan disiplin yang diambil, penyesuaian upah atau gaji, dan keadaan di sekitar pengunduran diri atau pemutusan hubungan kerja.Catatan jenis ini melindungi

majikan

dari klaim penghentian yang melanggar hukum atau jenis biaya lain yang dapat dibawa oleh seorang karyawan.Pada saat yang sama, detail dalam folder personalia juga dapat bekerja untuk keuntungan karyawan jika majikan telah gagal mendokumentasikan peristiwa tertentu atau mengambil tindakan yang berada di luar ruang lingkup undang -undang ketenagakerjaan saat ini.

Memelihara catatan yang akurat sangat penting untuk memberikan dokumentasi terkait dengan pendapatan yang dihasilkan, biaya operasional dan persiapan pengembalian pajak.Dalam hal audit, perusahaan dengan kebijakan catatan bisnis yang solid akan merasa mudah untuk menghasilkan dokumen yang mendukung angka -angka yang diajukan pada pengembalian.Melakukannya membuatnya lebih mudah untuk memverifikasi setiap item baris pada pengembalian pajak dan menghindari pengenaan biaya keterlambatan dan hukuman lain yang akan berlaku jika bisnis tidak dapat menyediakan dokumen untuk mendukung angka -angka tersebut.