Mi az üzleti rekord?
Az üzleti nyilvántartás olyan dokumentum, amely bármilyen típusú üzleti tevékenységet rögzít.A kifejezéseket gyakran arra használják, hogy magában foglalják az összes olyan dokumentumot, amelyek hátteret biztosítanak az ügyfelekkel és a potenciális ügyfelekkel való interakciókról, valamint olyan nyilvántartásokról, amelyek az eladó vagy a szállító és az ügyfél közötti konkrét tranzakciókra vonatkoznak.Az üzleti nyilvántartás fenntartásának célja az, hogy képes legyen olyan dokumentációt készíteni, amely egy adott tranzakcióhoz kapcsolódik, és azonosítsa az események pontos sorrendjét, amely a tranzakció részeként történt.Számos kormány megköveteli a határaikon belüli működő vállalatok kidolgozását egy nyilvántartási stratégiát, amely széles körű nyilvántartást vezet be, amelyek az üzleti művelet szinte minden aspektusát lefedik.
Egy vállalaton belül az üzleti nyilvántartás számos különféle funkcióhoz kapcsolódhat.Noha sokan hajlamosak arra gondolni, hogy az ilyen típusú üzleti dokumentumok az ügyfelek számára elért értékesítéshez kapcsolódnak, az a tény, hogy a kifejezést a dokumentumok széles skálájára is alkalmazzák.Ez magában foglalja a számviteli forrásdokumentumokat, például a kérelmeket, a megrendeléseket, a csomagolási listákat, a számlákat és az ezekre a számlákra kiadott kifizetéseket.A munkaszerződéseket és a személyzet mappáját szintén megfelelnek az üzleti nyilvántartás alapvető kritériumainak, mivel ezek a dokumentumok jelentős tranzakciókat mutatnak be a vállalat életében.Még az Interoffice memorandumokat, az igazgatóság vagy a befektetői találkozókat és a sajtóközleményeket gyakran úgy tekintik, hogy az üzleti rekord széles kategóriájába tartozik.
Bármely üzleti nyilvántartás fő funkciója a vállalat életének konkrét eseményeinek mögött álló történelem dokumentálása.Például a munkavállaló személyi állománya értékes adatokat fog szolgáltatni az egyén felvételéről, a megtett díjakról vagy fegyelmi intézkedésekről, a bérek vagy fizetés kiigazításáról, valamint a foglalkoztatás lemondását vagy megszűnését körülvevő körülményeket.Az ilyen típusú nyilvántartások védik a munkáltatót
a jogellenes megszüntetés vagy más típusú díjak igényeivel szemben, amelyeket a munkavállaló hozhat.Ugyanakkor a személyi mappában szereplő részletek a munkavállaló előnyeire is működhetnek, ha a munkáltató nem dokumentált bizonyos eseményeket vagy intézkedéseket hoz, amelyek kívül esnek a jelenlegi foglalkoztatási törvények hatályán.
A pontos nyilvántartások karbantartása elengedhetetlen a bevétel, az operatív költségek és az adóbevallások elkészítéséhez kapcsolódó dokumentáció biztosításához.Ellenőrzés esetén egy szilárd üzleti nyilvántartási politikával rendelkező társaságnak könnyű lesz olyan dokumentumok elkészítése, amelyek alátámasztják a visszatérítésekre benyújtott adatokat.Ezzel megkönnyíti az adóbevallás minden sorának ellenőrzését, és elkerülheti a késői díjak és egyéb szankciók kiszabását, amelyek akkor vonatkoznak, ha az üzleti vállalkozás nem tudna dokumentumokat adni ezen adatok alátámasztására.