Τι είναι η πρόταση σύμβασης;

Οι προτάσεις των συμβάσεων είναι έγγραφα που εκπονούνται από έναν προμηθευτή ή έναν προμηθευτή με την ελπίδα να εξασφαλίσουν την επιχείρηση ενός συγκεκριμένου πελάτη.Σε πολλές περιπτώσεις, αυτές οι προτάσεις προετοιμάζονται ως απάντηση σε ένα ερώτημα από τον δυνητικό πελάτη.Ο απώτερος στόχος οποιασδήποτε πρότασης της σύμβασης είναι η καθιέρωση συμβατικής σχέσης μεταξύ του προμηθευτή και του πελάτη που θα ισχύει για μεγάλο χρονικό διάστημα.

Οι επιχειρήσεις όλων των μεγεθών χρησιμοποιούν μερικές φορές την αγοραστική τους δύναμη για να εξασφαλίσουν ειδικές τιμές από διαφορετικούς προμηθευτές ή προμηθευτές.Ενώ οι μεγάλες εταιρείες χρησιμοποιούν συνήθως αυτήν την προσέγγιση, οι μικρότερες επιχειρήσεις μερικές φορές συγκροτούν μαζί σε συνεταιρισμούς ή κοινοπραξίες για να συνδυάσουν την αγοραστική τους δύναμη για καλύτερες τιμές.Και στα δύο αυτά σενάρια, δεν είναι ασυνήθιστο για την επιχείρηση να εκδίδει αυτό που είναι γνωστό ως RFP ή αίτημα για πρόταση, σε επιλεγμένο αριθμό δυνητικών προμηθευτών.Ο προμηθευτής που ανταποκρίνεται με μια πρόταση σύμβασης που παρέχει το πιο συνολικό όφελος για τον πελάτη συνήθως εξασφαλίζει την επιχείρηση και ελπίζουμε να καθιερώσει τι είναι μια μακροπρόθεσμη σχέση μεταξύ των δύο.

Μια τυπική πρόταση σύμβασης θα περιλαμβάνει αρκετούς σημαντικούς τύπους πληροφοριών.Πρώτον, το έγγραφο θα παρέχει τιμολόγηση, με βάση τις ανάγκες του πελάτη.Δεν είναι ασυνήθιστο για την τιμολόγηση να είναι μικρότερη από την τυποποιημένη δημοσιευμένη τιμολόγηση που παρέχεται στους πελάτες που δεν έχουν το ίδιο επίπεδο αγοραστικής δύναμης.Πολλοί προμηθευτές και προμηθευτές περιλαμβάνουν επίσης αυτό που είναι γνωστό ως τιμές

, το οποίο είναι απλώς ένα χρονοδιάγραμμα τιμολόγησης που παρέχει στον πελάτη πρόσθετα διαλείμματα τιμών, εάν η κατανάλωση προϊόντων τους εντός δεδομένου χρονικού διαστήματος υπερβαίνει ένα ορισμένο ποσό.

Μια κατάλληλη πρόταση σύμβασης θα αναφέρει επίσης το φάσμα υποστήριξης που ο προμηθευτής θα παρέχει στον πελάτη.Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει στοιχεία όπως διαδικασίες επεξεργασίας παραγγελιών, εγγυήσεις για την παράδοση αγαθών ή υπηρεσιών εντός συγκεκριμένου χρονικού πλαισίου και διαδικασίες επεξεργασίας αποδόσεων.Μαζί με την τιμολόγηση, η αντιμετώπιση του πεδίου εφαρμογής των υπηρεσιών μπορεί συχνά να κάνει μια τεράστια διαφορά στο εάν η προσπάθεια εξασφάλισης της επιχείρησης είναι επιτυχής.

Η διάρκεια για την πρόταση της σύμβασης είναι επίσης σημαντική.Ο προσδιορισμός μιας συγκεκριμένης ημερομηνίας εκκίνησης και λήξης επιτρέπει στον πελάτη να κατανοήσει πόσο καιρό θα τεθεί σε ισχύ η δέσμευση.Η συμπερίληψη καταστάσεων που θα μπορούσαν να επιτρέψουν σε κάθε συμβαλλόμενο μέρος να ακυρώσει τη σύμβαση βοηθά επίσης στην προστασία των δικαιωμάτων και των ευθυνών τόσο του προμηθευτή όσο και του προμηθευτή.Πολλές μορφές προτάσεων συμβολαίου περιλαμβάνουν επίσης διατάξεις που καθιστούν δυνατή την αυτόματη επέκταση της σύμβασης, εάν και τα δύο μέρη είναι φιλικά σε αυτήν την επιλογή.

Δεν υπάρχει κανένας σωστός τρόπος για την προετοιμασία μιας πρότασης σύμβασης.Η τελική μορφή εξαρτάται πολύ από τον προσδιορισμό του τι είναι πιθανό να προσελκύσει τον πελάτη και να κερδίσει την επιχείρηση.Ενώ η χρήση ενός RFP ως οδικού χάρτη για την προετοιμασία της πρότασης είναι πάντα η καλύτερη επιλογή, καταστάσεις όπου δεν παρέχονται κατευθυντήριες γραμμές για την πρόταση καθιστούν απαραίτητες για τους προμηθευτές να διερευνήσουν με μεγάλη λεπτομέρεια τη φύση και τις ανάγκες του πελάτη.Στην ιδανική περίπτωση, η έρευνα θα επιτρέψει στον προμηθευτή να προετοιμάσει και να υποβάλει πρόταση σύμβασης που αντηχεί με τον πελάτη και καθιστά δυνατή τη δημιουργία μιας μακροχρόνιας σχέσης που είναι αμοιβαία επωφελής.