Đề xuất hợp đồng là gì?

Đề xuất hợp đồng là các tài liệu được chuẩn bị bởi một nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp với hy vọng đảm bảo kinh doanh của một khách hàng cụ thể.Trong nhiều trường hợp, các đề xuất này được chuẩn bị như một phản hồi cho một truy vấn từ khách hàng tiềm năng.Mục tiêu cuối cùng của bất kỳ đề xuất hợp đồng nào là thiết lập mối quan hệ hợp đồng giữa nhà cung cấp và khách hàng sẽ có hiệu lực trong một thời gian dài.Các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô đôi khi sử dụng sức mua của họ để đảm bảo mức giá đặc biệt từ các nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp khác nhau.Mặc dù các tập đoàn lớn thường xuyên sử dụng phương pháp này, các doanh nghiệp nhỏ hơn đôi khi tập hợp các hợp tác xã hoặc tập đoàn để kết hợp sức mua của họ với mức giá tốt hơn.Trong cả hai kịch bản này, không có gì lạ khi doanh nghiệp phát hành những gì được gọi là RFP, hoặc yêu cầu đề xuất, cho một số nhà cung cấp tiềm năng được lựa chọn.Nhà cung cấp trả lời một đề xuất hợp đồng cung cấp lợi ích tổng thể nhất cho khách hàng thường đảm bảo doanh nghiệp và hy vọng thiết lập mối quan hệ lâu dài giữa hai người.Một đề xuất hợp đồng điển hình sẽ bao gồm một số loại thông tin quan trọng.Đầu tiên, tài liệu sẽ cung cấp giá, dựa trên nhu cầu của khách hàng.Không có gì lạ khi giá thấp hơn giá được công bố tiêu chuẩn được cung cấp cho khách hàng không có cùng mức sức mua.Nhiều nhà cung cấp và nhà cung cấp cũng bao gồm những gì được gọi là

giá cấp

, đó chỉ đơn giản là một lịch trình định giá cung cấp cho khách hàng sự phá vỡ giá bổ sung nếu mức tiêu thụ sản phẩm của họ trong một khoảng thời gian nhất định vượt quá một số tiền nhất định.Một đề xuất hợp đồng thích hợp cũng sẽ nêu chi tiết phạm vi hỗ trợ mà nhà cung cấp sẽ cung cấp cho khách hàng.Điều này có thể bao gồm các mặt hàng như quy trình xử lý đơn đặt hàng, đảm bảo giao hàng hoặc dịch vụ trong một khung thời gian cụ thể và các quy trình xử lý trả lại.Cùng với giá cả, giải quyết phạm vi dịch vụ thường có thể tạo ra sự khác biệt lớn trong việc cố gắng bảo đảm doanh nghiệp có thành công hay không.Thời gian cho đề xuất hợp đồng cũng rất quan trọng.Xác định một ngày bắt đầu và kết thúc cụ thể cho phép khách hàng hiểu thời gian cam kết sẽ có hiệu lực trong bao lâu.Việc bao gồm các tình huống có thể cho phép mỗi bên làm mất hiệu lực cũng giúp bảo vệ các quyền và trách nhiệm của cả nhà cung cấp và nhà cung cấp.Nhiều định dạng đề xuất hợp đồng cũng bao gồm các điều khoản giúp có thể tự động gia hạn hợp đồng, nếu cả hai bên đều phù hợp với tùy chọn này.Không có một cách đúng đắn để chuẩn bị một đề xuất hợp đồng.Định dạng cuối cùng phụ thuộc rất nhiều vào việc xác định những gì có khả năng thu hút khách hàng và kiếm được doanh nghiệp.Mặc dù sử dụng RFP làm bản đồ đường để chuẩn bị đề xuất luôn là lựa chọn tốt nhất, các tình huống không có hướng dẫn đề xuất nào được cung cấp cho các nhà cung cấp cần thiết để điều tra bản chất và nhu cầu của khách hàng rất chi tiết.Lý tưởng nhất, nghiên cứu sẽ cho phép nhà cung cấp chuẩn bị và gửi đề xuất hợp đồng cộng hưởng với khách hàng và có thể thiết lập mối quan hệ lâu dài có lợi cho nhau.