Τι είναι ο εταιρικός γραμματέας;

Ένας εταιρικός γραμματέας είναι επαγγελματίας επιχειρήσεων που διαχειρίζεται μια σειρά από βασικά καθήκοντα στη συνεχιζόμενη ζωή μιας εταιρείας.Ενώ υπάρχει κάποια αντίληψη ότι ο γραμματέας είναι περισσότερο θεματοφύλακας που λειτουργεί ως συμπλήρωμα σε άλλους εταιρικούς αξιωματικούς, ο ρόλος του εταιρικού γραμματέα είναι συχνά ευρύ και συνεπάγεται την ανάγκη άσκησης σημαντικής εξουσίας σε ένα ευρύ φάσμα καθηκόντων.Ένας αποτελεσματικός γραμματέας μπορεί να κάνει μια τεράστια διαφορά στη συνολική ευημερία μιας εταιρείας, είτε προωθώντας την επιχείρηση προς τα εμπρός είτε για την καταπολέμηση της επιχείρησης στο σημείο αποτυχίας.

Σε πολλές περιπτώσεις, οι ευθύνες ενός εταιρικού γραμματέα ορίζονται στους εταιρικούς κανονισμούς.Ανάλογα με τον τύπο της εταιρείας, οι ευθύνες αυτές μπορεί να είναι πολύ συγκεκριμένες ή ο γραμματέας μπορεί να χορηγηθεί ευρείες εξουσίες που μπορούν να χρησιμοποιηθούν σε διάφορες καταστάσεις.Οι διατάξεις εντός των νόμων πρέπει να συμμορφώνονται με οποιοδήποτε κυβερνητικό καταστατικό που ισχύουν για την πραγματική ενσωμάτωση της επιχείρησης, έναν παράγοντα που συχνά επηρεάζει τόσο το πεδίο εφαρμογής των καθηκόντων του Γραμματέα όσο και τον τρόπο με τον οποίο πρέπει να εκτελεστούν τα καθήκοντά αυτά για να πληρούν τις τρέχουσες νόμιμεςπρότυπα.

Η βασική ευθύνη του εταιρικού γραμματέα έχει να κάνει με τη διασφάλιση ότι το διοικητικό συμβούλιο της εταιρείας έχει πρόσβαση σε ακριβείς πληροφορίες και βιώσιμους πόρους που του επιτρέπουν να λειτουργεί με τρόπο που συμμορφώνεται με τους κυβερνητικούς κανονισμούς.Αυτό σημαίνει ότι ο γραμματέας πρέπει να είναι ενημερωμένος για όλα τα θέματα του νόμου σχετικά με τη λειτουργία της επιχείρησης.Δεν είναι ασυνήθιστο για έναν εταιρικό γραμματέα να είναι δικηγόρος που είναι σε καλή κατάσταση με το τοπικό κρατικό μπαρ, αν και σπάνια υπάρχει απαίτηση ότι πρέπει να είναι δικηγόρος.Σε καταστάσεις όπου ο γραμματέας δεν είναι δικηγόρος, η εταιρική δομή παρέχει συνήθως κάποιο είδος γενικού συμβούλου που ο γραμματέας μπορεί να συνεργαστεί στενά και έτσι να παραμείνει τρέχουσα σε οποιονδήποτε ισχύον νόμο ή κανονισμούς.

Στο πλαίσιο αυτής της βασικής ευθύνης, ο εταιρικός γραμματέας θα επιβλέπει δραστηριότητες όπως η διασφάλιση ότι οποιεσδήποτε νέοι διευθυντές εκπαιδεύονται στους ισχύοντες κανονισμούς και ειδοποιούν το συμβούλιο όταν πραγματοποιούνται αλλαγές στους κυβερνητικούς νόμους που επηρεάζουν τη λειτουργία της επιχείρησης.Σε περίπτωση που προκύψει μια εταιρική σχέση εργασίας ή ακόμη και πιθανή κατάσταση συγχώνευσης, ο εταιρικός γραμματέας είναι συχνά υπεύθυνος για τη διοργάνωση των συνεδριάσεων μεταξύ όλων των υπευθύνων λήψης αποφάσεων, συμπεριλαμβανομένης της διοργάνωσης της συμμετοχής των επενδυτικών τραπεζιτών στις συζητήσεις, εάν οι διαπραγματεύσεις έχουν φθάσει σε ένα συγκεκριμένο σημείο.Σε καθημερινή βάση, ο γραμματέας είναι πιθανό να αλληλεπιδράσει με άλλους αξιωματικούς της δομής της εταιρείας για να βεβαιωθεί ότι διαχειρίζονται τους τομείς ευθύνης τους σύμφωνα με τους ισχύοντες κανονισμούς.

Δεν είναι ασυνήθιστο για τον εταιρικό γραμματέα να συνεργάζεται στενά με τον Διευθύνοντα Σύμβουλο.Η οικοδόμηση μιας ισχυρής γέφυρας επικοινωνίας με τον Διευθύνοντα Σύμβουλο θέτει τον εταιρικό γραμματέα σε θέση να αναμεταδίδει σημαντικές πληροφορίες σχετικά με γεγονότα ή τάσεις που θα μπορούσαν να επηρεάσουν τη λειτουργία της επιχείρησης και να ξεκινήσουν μια στρατηγική για τη χρήση αυτών των τάσεων ή γεγονότων με τρόπο που είναι στοτα καλύτερα συμφέροντα της εταιρείας.Προκειμένου να επιτευχθεί αυτό, ο γραμματέας πρέπει να είναι ένας ισχυρός και ικανός επικοινωνίας, να έχει ένα μάτι για λεπτομέρειες και να έχει πλήρη κατανόηση όχι μόνο της επιχειρησιακής δομής της εταιρείας, αλλά και της αποστολής και των στόχων της εταιρείας και της εταιρικής κουλτούραςπου έχει αναπτυχθεί με την πάροδο του χρόνου.