Τι είναι ένα σύστημα συνάντησης;

Ένα σύστημα συνεδριάσεων είναι μια τεχνική που χρησιμοποιείται για την πραγματοποίηση συναντήσεων, συνέδρια ή άλλων συγκεντρώσεων ατόμων, πηγαίνουν πιο ομαλά, έρχονται σε αμοιβαία ευχάριστες αποφάσεις ή με άλλο τρόπο επιτυγχάνουν ένα στόχο.Υπάρχουν πολλά διαφορετικά συστήματα συνεδριάσεων που είναι διαθέσιμα για εταιρείες, ομάδες ή κυβερνητικούς φορείς για να διευκολύνουν αποτελεσματικά τις συναντήσεις.Το σύστημα συνεδριάσεων που χρησιμοποιείται συχνά αποφασίζεται από τη διαχείριση μιας εταιρείας ή συμφωνήθηκε από την πλειοψηφία της ψηφοφορίας σε μια ομάδα.Ένα σύστημα μπορεί να είναι δομημένο ή μη δομημένο και συχνά δεσμεύεται από ορισμένους κανόνες και χρονικούς περιορισμούς. "Οι" Κανόνες Τάξης του Robert "είναι ένα κοινό σύστημα συνεδριάσεων που χρησιμοποιείται από πολλές εταιρείες και κοινοβουλευτικά όργανα.Το σύστημα αναπτύχθηκε στις αρχές του 20ου αιώνα και χρησιμοποιεί μια σειρά κανόνων για τον τρόπο διεξαγωγής μιας συνάντησης.Οι συναντήσεις που πραγματοποιήθηκαν χρησιμοποιώντας τους κανόνες της τάξης του Robert συχνά έχουν πρόεδρο ή πρόεδρο που επιβλέπει τα γεγονότα.Οι κανόνες διέπουν που μιλάνε, πόσο καιρό παίρνει το άτομο να μιλήσει, πώς ψηφίζονται τα αντικείμενα και τη σειρά των γεγονότων μέσα στη συνεδρίαση.Το σύστημα μπορεί να τροποποιηθεί για να καλύψει τις ανάγκες μιας εταιρείας ή να τροποποιηθεί από κυβερνητική οντότητα που το χρησιμοποιεί.Το πλεονέκτημα αυτού του τύπου συστήματος είναι ότι συχνά εμποδίζει τις μακρές συζητήσεις από το χρόνο μονοπωλίας στις συναντήσεις και παρέχει μια κανονική διαδικασία για τη διεξαγωγή στόχων.Το μειονέκτημα είναι ότι οι κανόνες είναι πολύπλοκες και χρονοβόρες και επομένως πολλοί εργαζόμενοι μπορεί να μην είναι εξοικειωμένοι με ολόκληρο το σύστημα.

Ο ανοιχτός χώρος είναι ένα σύστημα συνεδριάσεων που είναι πολύ λιγότερο δομημένο και χρησιμοποιείται συχνά από μια εταιρεία σε ένα συνέδριο, υποχώρησηή ακόμα και μια εβδομαδιαία συνάντηση προσωπικού.Σύμφωνα με αυτό το σύστημα, παρέχεται στην αρχή ένας στόχος ή πολλαπλοί στόχοι.Τα πρόσωπα που παρευρίσκονται στη συνέχεια σπάζουν σε ομάδες και χρησιμοποιούν δημιουργικές διαδικασίες για να προσπαθήσουν να επιτύχουν το στόχο κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης.Ένα σύστημα συνεδριάσεων ανοιχτού χώρου είναι αποτελεσματικό για να πάρει τους περισσότερους υπαλλήλους ή τους συμμετέχοντες που συμμετέχουν στη διαδικασία, αλλά η έλλειψη δομής σε αυτό το σύστημα μπορεί να μην είναι κατάλληλη για κάθε εταιρεία. Οι εταιρείες που έχουν εργαζόμενους σε πολλαπλές γεωγραφικές τοποθεσίες μπορούν συχνά να χρησιμοποιούν μια ηλεκτρονική συνάντησηΣύστημα.Οι ιστότοποι ή τα προγράμματα λογισμικού επιτρέπουν σε ένα άτομο να φιλοξενήσει μια συνάντηση μέσω του Διαδικτύου.Αυτά τα προγράμματα συχνά έχουν ένα σύστημα ψηφοφορίας που μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να αποφασίσει για θέματα και να επιτρέψει στους συμμετέχοντες να συμμετέχουν μέσω συνομιλίας στο Διαδίκτυο ή μέσω της τεχνολογίας φωνής.Ο οικοδεσπότης μπορεί να χρησιμοποιήσει αυτό το σύστημα συνάντησης για να σβήσει τις τηλεφωνικές κλήσεις από τους συμμετέχοντες και να αποφασίσει για τη σειρά των γεγονότων και ποιος μπορεί να μιλήσει όταν.Αυτά τα συστήματα συχνά επιτρέπουν στους χρήστες να κάνουν παρουσιάσεις PowerPoint, να εμφανίζουν βίντεο και να χρησιμοποιούν τεχνολογία κοινής χρήσης οθόνης για εκπαιδευτικούς σκοπούς και να επιτύχουν άλλους στόχους συνάντησης.