Hệ thống cuộc họp là gì?

Một hệ thống cuộc họp là một kỹ thuật được sử dụng để thực hiện các cuộc họp, hội nghị hoặc các cuộc tụ họp khác của các cá nhân diễn ra suôn sẻ hơn, đưa ra các quyết định dễ chịu lẫn nhau hoặc thực hiện một mục tiêu.Có nhiều hệ thống họp khác nhau có sẵn cho các công ty, nhóm hoặc cơ quan chính phủ để tạo điều kiện cho các cuộc họp một cách hiệu quả.Hệ thống cuộc họp được sử dụng thường được quyết định bởi quản lý của một công ty, hoặc được thỏa thuận bởi một cuộc bỏ phiếu đa số trong một nhóm.Một hệ thống có thể được cấu trúc hoặc không cấu trúc, và thường bị ràng buộc bởi một số quy tắc và hạn chế về thời gian nhất định.Hệ thống này được phát triển vào đầu thế kỷ 20 và sử dụng một loạt các quy tắc cho cách thực hiện một cuộc họp.Các cuộc họp được tổ chức bằng cách sử dụng các quy tắc đặt hàng của Robert, thường có một chủ tịch hoặc chủ tịch giám sát các sự kiện.Các quy tắc quản lý người được nói, người đó sẽ phát biểu trong bao lâu, các mục được bình chọn như thế nào và thứ tự các sự kiện trong cuộc họp.Hệ thống có thể được sửa đổi để đáp ứng nhu cầu của một công ty hoặc được sửa đổi bởi một thực thể chính phủ sử dụng nó.Ưu điểm của loại hệ thống này là nó thường ngăn chặn các cuộc tranh luận dài thời gian độc quyền tại các cuộc họp và cung cấp một quy trình có trật tự để thực hiện các mục tiêu.Nhược điểm là các quy tắc rất phức tạp và dài, và do đó nhiều nhân viên có thể không quen thuộc với toàn bộ hệ thống.hoặc thậm chí là một cuộc họp nhân viên hàng tuần.Theo hệ thống này, một mục tiêu hoặc nhiều mục tiêu được cung cấp ngay từ đầu cho người tham dự.Những người tham dự sau đó đột nhập vào các nhóm và sử dụng các quy trình sáng tạo để cố gắng đạt được mục tiêu trong suốt quá trình của sự kiện.Một hệ thống cuộc họp không gian mở có hiệu quả trong việc đưa hầu hết nhân viên hoặc người tham dự tham gia vào quá trình này, nhưng việc thiếu cấu trúc trong hệ thống này có thể không phù hợp với mọi công ty.hệ thống.Các trang web hoặc chương trình phần mềm cho phép một người tổ chức một cuộc họp qua Internet.Các chương trình này thường có một hệ thống bỏ phiếu có thể được sử dụng để quyết định các vấn đề và cho phép người tham dự tham gia vào trò chuyện internet hoặc thông qua công nghệ giọng nói.Chủ nhà có thể sử dụng hệ thống cuộc họp này để tắt tiếng điện thoại từ những người tham gia và quyết định thứ tự các sự kiện và ai có thể nói khi nào.Các hệ thống này thường cho phép người dùng trình bày PowerPoint, hiển thị video và sử dụng công nghệ chia sẻ màn hình cho mục đích đào tạo và đạt được các mục tiêu cuộc họp khác.