Apa itu sistem pertemuan?
Sistem rapat adalah teknik yang digunakan untuk membuat pertemuan, konferensi atau pertemuan individu lainnya lebih lancar, datang ke keputusan yang saling menyenangkan atau mencapai tujuan.Ada banyak sistem pertemuan berbeda yang tersedia untuk perusahaan, kelompok atau badan pemerintah untuk secara efektif memfasilitasi pertemuan.Sistem pertemuan yang digunakan sering diputuskan oleh manajemen perusahaan, atau disepakati oleh suara mayoritas dalam suatu kelompok.Suatu sistem dapat disusun atau tidak terstruktur, dan sering terikat oleh aturan dan kendala waktu tertentu.
“Aturan Ketertiban Robert” adalah sistem pertemuan umum yang digunakan oleh banyak perusahaan dan badan parlemen.Sistem ini dikembangkan pada awal abad ke -20, dan menggunakan serangkaian aturan tentang bagaimana pertemuan dilakukan.Rapat yang diadakan menggunakan aturan ketertiban Robert sering memiliki kursi atau presiden yang mengawasi acara tersebut.Aturan mengatur siapa yang bisa berbicara, berapa lama orang itu bisa berbicara, bagaimana item dipilih, dan urutan peristiwa dalam rapat.Sistem ini dapat dimodifikasi untuk memenuhi kebutuhan perusahaan, atau diubah oleh entitas pemerintah yang menggunakannya.Keuntungan dari jenis sistem ini adalah bahwa ia sering mencegah perdebatan panjang dari memonopoli waktu pada pertemuan, dan menyediakan proses yang tertib untuk melaksanakan tujuan.Kerugiannya adalah bahwa aturannya kompleks dan panjang, dan oleh karena itu banyak karyawan mungkin tidak terbiasa dengan seluruh sistem.
Ruang terbuka adalah sistem pertemuan yang jauh lebih tidak terstruktur, dan sering digunakan oleh perusahaan di sebuah konferensi, mundurAtau bahkan rapat staf mingguan.Di bawah sistem ini, tujuan atau beberapa tujuan disediakan di awal untuk hadirin.Orang -orang yang hadir kemudian masuk ke dalam kelompok dan menggunakan proses kreatif untuk mencoba mencapai tujuan selama acara.Sistem pertemuan ruang terbuka efektif untuk melibatkan sebagian besar karyawan atau peserta dalam proses tersebut, tetapi kurangnya struktur dalam sistem ini mungkin tidak sesuai untuk setiap perusahaan. Perusahaan yang memiliki karyawan di berbagai lokasi geografis sering dapat menggunakan rapat onlinesistem.Situs web atau program perangkat lunak memungkinkan seseorang untuk meng -host pertemuan melalui internet.Program -program ini sering memiliki sistem pemungutan suara yang dapat digunakan untuk memutuskan masalah, dan memungkinkan para peserta untuk berpartisipasi melalui obrolan internet atau melalui teknologi suara.Host dapat menggunakan sistem pertemuan ini untuk membisukan panggilan telepon dari peserta, dan memutuskan urutan acara dan siapa yang dapat berbicara kapan.Sistem ini sering memungkinkan pengguna untuk membuat presentasi PowerPoint, menampilkan video dan menggunakan teknologi berbagi layar untuk tujuan pelatihan dan untuk mencapai tujuan pertemuan lainnya.