Τι είναι ένα γραφείο χωρίς χαρτί;

Ένα γραφείο χωρίς χαρτί είναι ένα εργασιακό περιβάλλον που λειτουργεί με τα περισσότερα ή όλα τα έγγραφά του σε ψηφιακή μορφή, αποθηκευμένο ηλεκτρονικά και εύκολα προσβάσιμα.Βασίζεται στην ιδέα ότι πολλές από τις προηγούμενες λειτουργίες που βασίζονται σε χαρτί των παραδοσιακών γραφείων έχουν ψηφιοποιηθεί.Καθώς οι υπολογιστές έγιναν πανταχού παρόντες στο δυτικό εργασιακό περιβάλλον, οι ηγέτες της γνώμης άρχισαν να οραματίζονται ένα χώρο εργασίας όπου η διεξαγωγή επιχειρηματικών ψηφιακά δεν θα εξορθολογούσε μόνο την επιχειρηματική διαδικασία, αλλά θα εξαλείψει σε μεγάλο βαθμό την ανάγκη για χαρτί., στις περισσότερες περιπτώσεις και στις περισσότερες βιομηχανίες, τα έγγραφα δεν χρειάζεται να εκτυπωθούν.Οι συμβάσεις, για παράδειγμα, μπορούν να δημιουργηθούν σε ένα γραφείο, να αποστέλλονται μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στα μέρη και να υπογράψουν ηλεκτρονικά, με κάθε συμβαλλόμενο μέρος να παρείχε πιστοποιημένο αντίγραφο του υπογεγραμμένου εγγράφου.Τα σχέδια μπορούν να αποθηκευτούν και να έχουν πρόσβαση στο διαδίκτυο, με την πρόοδο της κατασκευής να παρακολουθείται ψηφιακά.Τα εστιατόρια μπορούν να εξορθολογίσουν τις λειτουργίες τους και να ελαχιστοποιήσουν τα σφάλματα ψηφιοποιώντας τα συστήματα παραγγελίας τροφίμων.Οι περισσότερες επιχειρήσεις διεξάγουν τουλάχιστον μερικές από τις οικονομικές τους συναλλαγές ηλεκτρονικά.Η πρόσβαση σε ακριβείς, ενημερωμένες πληροφορίες είναι ιδιαίτερα σημαντική για την υγειονομική περίθαλψη, όπου τα αρχεία ασθενών έχουν παραδοσιακά διατηρηθεί σε αρχεία χαρτιού σε διάφορες τοποθεσίες.Η δυνατότητα σφάλματος είναι σημαντική όταν εξαρτάται από τέτοια αρχεία.Μερικοί ασθενείς, ωστόσο, φέρουν τα σχετικά ιατρικά δεδομένα τους σε μια ψηφιακή συσκευή αποθήκευσης που ενημερώνεται κάθε φορά που επισκέπτονται έναν επαγγελματία υγείας.Αυτές οι συσκευές, που αντικατοπτρίζονται από τα αρχεία που διατηρούνται σε μια κεντρική βάση δεδομένων, συμβάλλουν σημαντικά στη μείωση της εξάρτησης των επαγγελματιών του τομέα της υγείας από το χαρτί και την ευπάθεια στα προβλήματα που σχετίζονται με αυτό.Τα έγγραφα χαρτιού απαιτούν σημαντικό χρόνο προσωπικού για το χειρισμό mdash;Δημιουργία εγγράφων, στη συνέχεια, αποθηκεύοντας και ανάκτηση τους.Η αλληλογραφία προσθέτει ένα άλλο στρώμα χρόνου και χρημάτων στον χειρισμό χαρτιού.Τα έγγραφα χαρτιού πρέπει επίσης να αποθηκευτούν, είτε αλφαβητικά είτε κατά ημερομηνία δημιουργίας, και ο μόνος τρόπος για να ανακτήσετε ένα έγγραφο χαρτιού είναι να γνωρίζετε πώς αποθηκεύτηκε.Επιπλέον, οι διαχειριστές γνωρίζουν έντονα ότι ένα λανθασμένο έγγραφο είναι συχνά ένα χαμένο έγγραφο.

Ένα από τα σημαντικότερα εμπόδια στο γραφείο χωρίς χαρτί είναι ο ανθρώπινος παράγοντας mdash;Δηλαδή, οι περισσότερες επιχειρήσεις έχουν παραδοσιακά προσανατολισμένες στο χαρτί και είναι δύσκολο να αλλάξουν παλιές συνήθειες.Για παράδειγμα, πολλά ηλεκτρονικά έγγραφα συχνά εκτυπώνονται και κατατίθενται απλώς ως θέμα ρουτίνας.Επιπλέον, η αυξανόμενη πολυπλοκότητα και η ικανότητα των εκτυπωτών και των μηχανών αντιγραφής καθιστά δυνατή την εκτύπωση εγγράφων μιας ποιότητας που ήταν διαθέσιμο στο παρελθόν μόνο από εμπορικούς εκτυπωτές, αλλά με ένα κλάσμα του κόστους τους.Αυτό οδήγησε σε μια παγκόσμια φρενίτιδα εκτύπωσης.Από τη στιγμή που το γραφείο χωρίς χαρτί διατυπώθηκε για πρώτη φορά μέχρι το 2000, εκτιμάται ότι η παγκόσμια παραγωγή εγγράφων χαρτιού κάθε είδους διπλασιάστηκε.Από τότε, ωστόσο, η παραγωγή έχει ισοπεδωθεί και στη συνέχεια άρχισε να μειώνεται.

Η εφαρμογή των γραφείων χωρίς χαρτιά μπορεί να παράγει επιθυμητά περιβαλλοντικά οφέλη.Η παραγωγή χαρτιού συμβάλλει τόσο στην αποδάσωση όσο και στη ρύπανση, εκτός από την παραγωγή αερίων του θερμοκηπίου που λέγεται ότι επιδεινώνουν την υπερθέρμανση του πλανήτη.Επιπλέον, τα μελάνια που χρησιμοποιούνται στην παραγωγή των ίδιων των εγγράφων μπορούν να περιέχουν επιβλαβή συστατικά τα οποία, σε όγκο, έχουν επίσης αρνητικές επιπτώσεις στο περιβάλλον.

Πολλά αρχεία μπορούν να ψηφιοποιηθούν και οι επιχειρήσεις που εφαρμόζουν προγράμματα χωρίς χαρτί περιλαμβάνουν σάρωση των υφιστάμενων αρχείων χαρτιού ως μέρος αυτών των προγραμμάτων.Πολλές εταιρείες έχουν διαπιστώσει ότι έχουν αποθηκεύσει πολλά αρχεία χαρτιού που δεν χρειάζονται, όπως αντίγραφα του μηνιαίου STAπου αποστέλλονται στους πελάτες.Εκτός από τη μείωση του όγκου των αποθηκευμένων εγγράφων χαρτιού, οι οργανισμοί που έχουν υποβληθεί σε προγράμματα ψηφιοποίησης ήταν σε θέση να επαναπροσδιορίσουν το χώρο σε σκοπούς εκτός από την αποθήκευση εγγράφων.