Văn phòng không giấy tờ là gì?

Một văn phòng không giấy tờ là một môi trường làm việc hoạt động với hầu hết hoặc tất cả các tài liệu của nó ở dạng kỹ thuật số, được lưu trữ điện tử và dễ dàng truy cập.Nó dựa trên ý tưởng rằng nhiều chức năng dựa trên giấy trước đây của các văn phòng truyền thống đã được số hóa.Khi các máy tính trở nên phổ biến trong môi trường làm việc phương Tây, các nhà lãnh đạo ý kiến bắt đầu hình dung một nơi làm việc nơi tiến hành kinh doanh kỹ thuật số sẽ không chỉ hợp lý hóa quy trình kinh doanh mà còn loại bỏ phần lớn nhu cầu về giấy., trong hầu hết các trường hợp và trong hầu hết các ngành công nghiệp, các tài liệu không cần phải được in.Ví dụ, các hợp đồng có thể được tạo trong một văn phòng, được gửi qua email cho các bên và ký điện tử, với mỗi bên cung cấp một bản sao được chứng nhận của tài liệu đã ký.Bản thiết kế có thể được lưu trữ và truy cập trực tuyến, với tiến trình xây dựng được theo dõi kỹ thuật số.Các nhà hàng có thể hợp lý hóa các hoạt động của họ và giảm thiểu lỗi bằng cách số hóa hệ thống đặt hàng thực phẩm của họ.Hầu hết các doanh nghiệp thực hiện ít nhất một số giao dịch tài chính của họ bằng điện tử. Ngoài việc chỉ đơn giản là giảm khối lượng giấy tại nơi làm việc, một lợi thế đáng kể là số hóa các tài liệu là phiên bản gần đây nhất có sẵn cho mọi người.Truy cập vào thông tin chính xác, cập nhật đặc biệt quan trọng trong chăm sóc sức khỏe, nơi hồ sơ bệnh nhân theo truyền thống được duy trì trong các tệp giấy ở nhiều địa điểm khác nhau.Khả năng lỗi là đáng kể khi phụ thuộc vào các tệp đó.Tuy nhiên, một số bệnh nhân mang dữ liệu y tế thích hợp của họ trên một thiết bị lưu trữ kỹ thuật số được cập nhật bất cứ khi nào họ đến thăm một chuyên gia chăm sóc sức khỏe.Các thiết bị này, được nhân đôi bởi các hồ sơ được duy trì trong cơ sở dữ liệu trung tâm, là một đóng góp chính trong việc giảm các chuyên gia chăm sóc sức khỏe phụ thuộc vào giấy và dễ bị tổn thương đối với các vấn đề liên quan đến nó.

So với hồ sơ số hóa, giấy có nhiều nhược điểm.Tài liệu giấy đòi hỏi một lượng đáng kể thời gian của nhân viên để xử lý mdash;Tạo tài liệu, sau đó lưu trữ và lấy chúng.Gửi thư thêm một lớp thời gian và tiền bạc để xử lý giấy.Các tài liệu giấy cũng phải được lưu trữ, cho dù theo bảng chữ cái hoặc theo ngày sáng tạo, và cách duy nhất để lấy một tài liệu giấy là bằng cách biết nó được lưu trữ như thế nào.Ngoài ra, các nhà quản lý nhận thức sâu sắc rằng một tài liệu sai lầm thường là một tài liệu bị mất. Một trong những trở ngại quan trọng nhất đối với văn phòng không giấy tờ là yếu tố con người mdash;Đó là, hầu hết các doanh nghiệp theo truyền thống được định hướng bằng giấy, và khó thay đổi thói quen cũ.Ví dụ, nhiều tài liệu điện tử thường được in và nộp đơn giản là một vấn đề thường xuyên.Ngoài ra, sự tinh tế và khả năng ngày càng tăng của máy in và máy sao chép cho phép in các tài liệu có chất lượng trước đây chỉ có sẵn từ các máy in thương mại, nhưng với chi phí của chúng.Điều này dẫn đến một sự điên cuồng in ấn trên toàn thế giới;Từ thời điểm văn phòng không giấy tờ được khớp nối đầu tiên cho đến năm 2000, ước tính rằng sản lượng toàn cầu của các tài liệu giấy thuộc mọi loại đã tăng gấp đôi.Tuy nhiên, kể từ đó, đầu ra đã chững lại và sau đó bắt đầu giảm. Việc thực hiện các văn phòng không giấy tờ có thể tạo ra lợi ích môi trường mong muốn.Việc sản xuất giấy đóng góp cả để phá rừng và ô nhiễm, ngoài việc sản xuất khí nhà kính được cho là làm trầm trọng thêm sự nóng lên toàn cầu.Ngoài ra, các loại mực được sử dụng trong việc sản xuất các tài liệu có thể chứa các thành phần có hại, trong khối lượng, cũng có tác động bất lợi đến môi trường.Nhiều tài liệu lưu trữ có thể được số hóa và các doanh nghiệp thực hiện các chương trình không giấy tờ bao gồm quét các hồ sơ giấy hiện có như một phần của các chương trình đó.Nhiều công ty đã phát hiện ra rằng họ đã lưu trữ nhiều hồ sơ giấy mà họ không cần, chẳng hạn như bản sao của các tuyên bố hàng thánggửi cho khách hàng.Ngoài việc giảm khối lượng các tài liệu giấy được lưu trữ, các tổ chức đã trải qua các chương trình số hóa đã có thể làm lại không gian cho các mục đích khác ngoài việc lưu trữ tài liệu.