สำนักงานไร้กระดาษคืออะไร?

สำนักงานไร้กระดาษเป็นสภาพแวดล้อมการทำงานที่ทำงานกับเอกสารส่วนใหญ่หรือทั้งหมดในรูปแบบดิจิตอลจัดเก็บทางอิเล็กทรอนิกส์และเข้าถึงได้ง่ายมันขึ้นอยู่กับความคิดที่ว่าฟังก์ชั่นที่ใช้กระดาษหลายแห่งก่อนหน้านี้ของสำนักงานดั้งเดิมได้กลายเป็นดิจิทัลเมื่อคอมพิวเตอร์กลายเป็นที่แพร่หลายในสภาพแวดล้อมการทำงานตะวันตกผู้นำความคิดเห็นเริ่มจินตนาการถึงสถานที่ทำงานที่ดำเนินธุรกิจแบบดิจิทัลไม่เพียง แต่จะปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจเท่านั้น แต่ยังช่วยลดความจำเป็นในการใช้กระดาษในกรณีส่วนใหญ่และในอุตสาหกรรมส่วนใหญ่เอกสารไม่จำเป็นต้องพิมพ์ตัวอย่างเช่นสัญญาสามารถสร้างได้ในสำนักงานแห่งเดียวส่งอีเมลไปยังคู่กรณีและลงนามทางอิเล็กทรอนิกส์โดยแต่ละฝ่ายได้ให้สำเนาเอกสารที่ลงนามที่ผ่านการรับรองพิมพ์เขียวสามารถจัดเก็บและเข้าถึงออนไลน์ได้โดยมีความคืบหน้าในการก่อสร้างติดตามแบบดิจิทัลร้านอาหารสามารถปรับปรุงการดำเนินงานของพวกเขาและลดข้อผิดพลาดโดยลดระบบการสั่งซื้ออาหารธุรกิจส่วนใหญ่ดำเนินการอย่างน้อยธุรกรรมทางการเงินของพวกเขาทางอิเล็กทรอนิกส์

นอกเหนือจากการลดปริมาณกระดาษในที่ทำงานซึ่งเป็นข้อได้เปรียบที่สำคัญของเอกสารดิจิทัลคือเวอร์ชันล่าสุดมีให้ทุกคนทันทีการเข้าถึงข้อมูลที่ถูกต้องและทันสมัยเป็นสิ่งสำคัญโดยเฉพาะอย่างยิ่งในการดูแลสุขภาพที่บันทึกของผู้ป่วยได้รับการดูแลในไฟล์กระดาษในสถานที่ต่าง ๆความเป็นไปได้สำหรับข้อผิดพลาดมีความสำคัญเมื่อขึ้นอยู่กับไฟล์ดังกล่าวอย่างไรก็ตามผู้ป่วยบางรายมีข้อมูลทางการแพทย์ที่เกี่ยวข้องกับอุปกรณ์จัดเก็บข้อมูลดิจิทัลที่ได้รับการปรับปรุงเมื่อใดก็ตามที่พวกเขาไปที่ผู้เชี่ยวชาญด้านการดูแลสุขภาพอุปกรณ์เหล่านี้สะท้อนโดยบันทึกที่เก็บรักษาไว้ในฐานข้อมูลส่วนกลางมีส่วนช่วยสำคัญในการลดผู้เชี่ยวชาญด้านการดูแลสุขภาพที่พึ่งพากระดาษและความเสี่ยงต่อปัญหาที่เกี่ยวข้องกับมัน

เมื่อเทียบกับบันทึกดิจิทัลกระดาษมีข้อเสียมากมายเอกสารกระดาษต้องใช้เวลาพนักงานจำนวนมากสำหรับการจัดการ mdash;การสร้างเอกสารจากนั้นจัดเก็บและเรียกคืนการส่งจดหมายเพิ่มเวลาและเงินอีกชั้นในการจัดการกระดาษเอกสารกระดาษจะต้องถูกเก็บไว้ไม่ว่าจะเป็นตัวอักษรหรือตามวันที่สร้างและวิธีเดียวที่จะดึงเอกสารกระดาษคือการรู้ว่ามันถูกเก็บไว้อย่างไรนอกจากนี้ผู้จัดการยังตระหนักดีว่าเอกสารที่ผิดพลาดมักจะเป็นเอกสารที่หายไป

หนึ่งในอุปสรรคที่สำคัญที่สุดสำหรับสำนักงานไร้กระดาษคือปัจจัยมนุษย์ mdash;นั่นคือธุรกิจส่วนใหญ่มีความมุ่งเน้นกระดาษและยากที่จะเปลี่ยนนิสัยเก่า ๆตัวอย่างเช่นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์จำนวนมากถูกพิมพ์และยื่นบ่อย ๆ เป็นเรื่องของกิจวัตรนอกจากนี้ความซับซ้อนที่เพิ่มขึ้นและความสามารถของเครื่องพิมพ์และเครื่องคัดลอกทำให้สามารถพิมพ์เอกสารที่มีคุณภาพซึ่งก่อนหน้านี้มีเฉพาะจากเครื่องพิมพ์เชิงพาณิชย์ แต่มีค่าใช้จ่ายเพียงเล็กน้อยสิ่งนี้นำไปสู่ความบ้าคลั่งการพิมพ์ทั่วโลกนับจากเวลาที่สำนักงานไร้กระดาษได้รับการพูดชัดแจ้งเป็นครั้งแรกจนถึงปี 2000 คาดว่าการส่งออกเอกสารกระดาษทั่วโลกทุกประเภทเป็นสองเท่าอย่างไรก็ตามตั้งแต่นั้นมาผลงานได้ปรับระดับออกไปและเริ่มลดลง

การใช้งานของสำนักงานไร้กระดาษอาจให้ประโยชน์ต่อสิ่งแวดล้อมที่พึงประสงค์การผลิตกระดาษมีส่วนช่วยทั้งการตัดไม้ทำลายป่าและมลพิษนอกเหนือจากการผลิตก๊าซเรือนกระจกกล่าวว่าการทำให้ภาวะโลกร้อนรุนแรงขึ้นนอกจากนี้หมึกที่ใช้ในการผลิตเอกสารด้วยตัวเองอาจมีส่วนประกอบที่เป็นอันตรายซึ่งในปริมาณก็มีผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อม

หอจดหมายเหตุจำนวนมากสามารถแปลงเป็นดิจิทัลและองค์กรที่ใช้โปรแกรมไร้กระดาษรวมถึงการสแกนบันทึกกระดาษที่มีอยู่ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของโปรแกรมเหล่านั้นหลาย บริษัท พบว่าพวกเขาเก็บบันทึกกระดาษจำนวนมากที่พวกเขาไม่ต้องการเช่นสำเนาใบแจ้งยอดรายเดือนส่งถึงลูกค้านอกเหนือจากการลดปริมาณเอกสารกระดาษที่เก็บไว้แล้วองค์กรที่ผ่านโปรแกรมการแปลงเป็นดิจิทัลยังสามารถประเมินพื้นที่ได้เพื่อวัตถุประสงค์อื่นนอกเหนือจากการจัดเก็บเอกสาร