Mi az a papír nélküli iroda?
A papír nélküli iroda olyan munkakörnyezet, amely digitális formában vagy egész dokumentumával vagy egészével működik, elektronikusan és könnyen elérhető.Az a gondolaton alapul, hogy a hagyományos irodák korábban papíralapú funkciói digitalizáltak.Ahogy a számítógépek mindenütt jelen voltak a nyugati munkakörnyezetben, a véleményvezetők elkezdtek elképzelni egy olyan munkahelyet, ahol az üzleti tevékenység digitálisan nemcsak az üzleti folyamatot korszerűsíti, hanem nagyrészt kiküszöböli a papír szükségességét., A legtöbb esetben és a legtöbb iparágban a dokumentumokat nem kell kinyomtatni.Például a szerződések egy irodában hozhatók létre, e -mailben küldhetők el a feleknek és elektronikusan aláírhatják, és minden fél megadta az aláírt dokumentum hiteles példányát.A tervrajzok online tárolhatók és hozzáférhetők, az építési haladás digitálisan nyomon követve.Az éttermek korszerűsíthetik műveleteiket, és minimalizálhatják a hibákat az élelmiszer -rendelési rendszerek digitalizálásával.A legtöbb vállalkozás legalább egy részét elektronikus úton hajtja végre, és amellett, hogy egyszerűen csökkenti a munkahelyi papírmennyiséget, a dokumentumok digitalizálásának jelentős előnye, hogy a legfrissebb verzió mindenki számára azonnal elérhető.A pontos, naprakész információkhoz való hozzáférés különösen fontos az egészségügyi ellátásban, ahol a betegnyilvántartást hagyományosan papírfájlokban tartották különböző helyszíneken.Az ilyen fájloktól függően a hiba lehetősége jelentős.Egyes betegek azonban releváns orvosi adataikat egy digitális tárolóeszközön hordozzák, amelyet frissítenek, amikor egészségügyi szakembert látogatnak.Ezek az eszközök, amelyeket a központi adatbázisban tartott rekordok tükröznek, nagyban hozzájárulnak az egészségügyi szakemberek papírra való támaszkodásának csökkentéséhez és az ahhoz kapcsolódó problémákkal szembeni sebezhetőséghez.
A digitalizált nyilvántartásokhoz képest a papírnak számos hátránya van.A papírdokumentumok jelentős mennyiségű alkalmazotti időt igényelnek a kezeléshez mdash;Dokumentumok létrehozása, majd tárolása és visszakeresése.A levelezés újabb időt és pénzt ad hozzá a papírkezeléshez.A papírdokumentumokat is tárolni kell, akár ábécé, akár a létrehozás dátuma szerint, és a papírdokumentum lekérésének egyetlen módja az, ha megismerjük, hogyan tárolják.Ezenkívül a vezetők tisztában vannak azzal, hogy egy téves dokumentum gyakran elveszett dokumentum.Vagyis a legtöbb vállalkozás hagyományosan papírorientált volt, és nehéz megváltoztatni a régi szokásokat.Például sok elektronikus dokumentumot gyakran nyomtatnak és egyszerűen rutinszerűen benyújtanak.Ezenkívül a nyomtatók és másológépek növekvő kifinomultsága és képessége lehetővé teszi a korábban csak kereskedelmi nyomtatóktól, de költségeik töredékénél korábban elérhető minőségű dokumentumok kinyomtatását.Ez egy világméretű nyomtatási őrülethez vezetett;A papír nélküli iroda első megfogalmazásától kezdve 2000 -ig a becslések szerint mindenféle papírdokumentum globális outputja megduplázódott.Azóta azonban a output kiegyenlített, és később elkezdett csökkenni.
A papír nélküli irodák végrehajtása kívánatos környezeti előnyöket eredményezhet.A papír előállítása hozzájárul mind az erdőirtáshoz, mind a szennyezéshez, az üvegházhatású gázok előállítása mellett, amely azt állítja, hogy súlyosbítja a globális felmelegedést.Ezenkívül a dokumentumok előállításához használt tinták káros összetevőket tartalmazhatnak, amelyek mennyiségben káros hatással vannak a környezetre.
Sok archívum digitalizálható, és a papír nélküli programokat végrehajtó vállalkozások magukban foglalják a meglévő papírrekordok szkennelését e programok részeként.Sok vállalat úgy találta, hogy sok olyan papírrekordot tárolt, amelyekre nincs szükségük, például a havi STA példányaiAz ügyfeleknek küldött timák.A tárolt papírdokumentumok mennyiségének csökkentése mellett a digitalizációs programokon átesett szervezetek képesek voltak újradedálni a helyet a dokumentumtároláson kívüli célokra.