Apa itu kantor tanpa kertas?

Kantor tanpa kertas adalah lingkungan kerja yang beroperasi dengan sebagian besar atau semua dokumennya dalam bentuk digital, disimpan secara elektronik dan mudah diakses.Ini didasarkan pada gagasan bahwa banyak fungsi berbasis kertas dari kantor tradisional telah menjadi digital.Ketika komputer menjadi ada di mana -mana di lingkungan kerja Barat, para pemimpin opini mulai membayangkan tempat kerja di mana melakukan bisnis secara digital tidak hanya akan merampingkan proses bisnis, tetapi juga sebagian besar akan menghilangkan kebutuhan kertas., dalam kebanyakan kasus dan di sebagian besar industri, dokumen tidak perlu dicetak.Kontrak, misalnya, dapat dibuat di satu kantor, diemail ke para pihak dan ditandatangani secara elektronik, dengan masing -masing pihak memberikan salinan bersertifikat dari dokumen yang ditandatangani.Cetak biru dapat disimpan dan diakses secara online, dengan kemajuan konstruksi dilacak secara digital.Restoran dapat merampingkan operasi mereka dan meminimalkan kesalahan dengan mendigitalkan sistem pemesanan makanan mereka.Sebagian besar bisnis melakukan setidaknya beberapa transaksi keuangan mereka secara elektronik.

Selain hanya mengurangi volume kertas di tempat kerja, keuntungan yang signifikan dari dokumen digitalisasi adalah bahwa versi terbaru langsung tersedia untuk semua orang.Akses ke informasi yang akurat dan terkini sangat penting dalam perawatan kesehatan, di mana catatan pasien secara tradisional disimpan dalam file kertas di berbagai lokasi.Potensi kesalahan sangat besar saat bergantung pada file tersebut.Namun, beberapa pasien membawa data medis terkait pada perangkat penyimpanan digital yang diperbarui setiap kali mereka mengunjungi profesional kesehatan.Perangkat ini, yang dicerminkan oleh catatan yang dipelihara dalam database pusat, adalah kontribusi utama untuk mengurangi profesional kesehatan yang bergantung pada kertas dan kerentanan terhadap masalah yang terkait dengannya.

Dibandingkan dengan catatan digital, kertas memiliki banyak kelemahan.Dokumen kertas membutuhkan sejumlah besar waktu staf untuk penanganan mdash;Membuat dokumen, lalu menyimpan dan mengambilnya.Mailing menambahkan lapisan waktu dan uang untuk penanganan kertas.Dokumen kertas juga harus disimpan, baik secara abjad atau berdasarkan tanggal penciptaan, dan satu -satunya cara untuk mengambil dokumen kertas adalah dengan mengetahui bagaimana itu disimpan.Selain itu, para manajer sangat sadar bahwa dokumen yang salah paham seringkali merupakan dokumen yang hilang.

Salah satu hambatan paling signifikan bagi kantor tanpa kertas adalah faktor manusia mdash;Artinya, sebagian besar bisnis secara tradisional berorientasi pada kertas, dan sulit untuk mengubah kebiasaan lama.Misalnya, banyak dokumen elektronik sering dicetak dan diajukan hanya sebagai masalah rutin.Selain itu, peningkatan kecanggihan dan kemampuan printer dan mesin salinan memungkinkan untuk mencetak dokumen dengan kualitas yang sebelumnya hanya tersedia dari printer komersial, tetapi pada sebagian kecil dari biaya mereka.Ini menyebabkan kegilaan pencetakan di seluruh dunia;Sejak kantor tanpa kertas pertama kali diartikulasikan hingga tahun 2000, diperkirakan bahwa output global dari dokumen kertas dari segala jenis dua kali lipat.Sejak itu, bagaimanapun, output telah naik level dan kemudian mulai menurun.

Implementasi kantor tanpa kertas dapat menghasilkan manfaat lingkungan yang diinginkan.Produksi kertas berkontribusi baik untuk deforestasi dan polusi, di samping produksi gas rumah kaca yang dikatakan memperburuk pemanasan global.Selain itu, tinta yang digunakan dalam produksi dokumen itu sendiri dapat berisi komponen berbahaya yang, dalam volume, juga memiliki dampak buruk pada lingkungan.

Banyak arsip dapat didigitalkan, dan perusahaan yang menerapkan program tanpa kertas termasuk pemindaian catatan kertas yang ada sebagai bagian dari program tersebut.Banyak perusahaan telah menemukan bahwa mereka telah menyimpan banyak catatan kertas yang tidak mereka butuhkan, seperti salinan laporan bulanandikirim ke pelanggan.Selain mengurangi volume dokumen kertas yang disimpan, organisasi yang telah menjalani program digitalisasi telah mampu mendedikasikan kembali ruang untuk tujuan selain penyimpanan dokumen.