Τι είναι μια προτιμώμενη λίστα προμηθευτών;

Στους περισσότερους μεγάλους οργανισμούς, το τμήμα προμηθειών είναι υπεύθυνο για τη δημιουργία και τη συντήρηση του προτιμώμενου καταλόγου προμηθευτών.Αυτός ο κατάλογος παρέχεται στα τμήματα και τους υπαλλήλους αγορών για να βοηθήσει στην πτυχή της τοποθέτησης της προμήθειας ή της αγοράς.Ο πρωταρχικός σκοπός μιας προτιμώμενης λίστας προμηθευτών είναι να βοηθήσει τους αγοραστές στην επιλογή προμηθευτών που έχουν ολοκληρώσει μια διεξοδική διαδικασία επανεξέτασης.

Η διαδικασία που απαιτείται για την προσθήκη ενός προμηθευτή στη λίστα προτιμώμενων πωλητών ποικίλλει ανάλογα με τον οργανισμό.Συνήθως, το χρονικό διάστημα που απαιτείται και ο τύπος αναθεώρησης καθορίζεται από την αξία του δολαρίου του εμπορεύματος.Οι περισσότερες εταιρείες έχουν έναν κατάλογο εμπορευμάτων που πρέπει να αγοράσουν σε τακτική βάση.Αντί να εκδίδουν αίτημα για πρόταση (RFP) και επιλέγοντας έναν προμηθευτή, παρέχουν μια προτιμώμενη λίστα προμηθευτών στο προσωπικό., εμπορεύματα που προσφέρουν ή υπηρεσίες.Πολλές επιχειρήσεις χρησιμοποιούν μια υπηρεσία αξιολόγησης, όπως οι Dunn και Bradstreet Reg.ή τις εταιρείες αξιολόγησης συγκεκριμένης βιομηχανίας, για να επιβεβαιώσουν τη νομιμότητα της εταιρείας και να διαπιστωθεί εάν υπάρχουν γνωστά ζητήματα με την επιχείρηση.

Στις περισσότερες επιχειρήσεις, ολοκληρώνεται διεξοδική ανασκόπηση του προμηθευτή πριν προστεθεί στον προτιμώμενο κατάλογο προμηθευτών.Το πρώτο βήμα σε αυτή τη διαδικασία είναι η υποβολή ενός συμπληρωμένου εντύπου αίτησης από τον πωλητή.Οι απαιτούμενες πληροφορίες μπορεί να περιλαμβάνουν αντίγραφο οικονομικής κατάστασης, όγκο υλικών που παράγονται, πηγές ανταλλακτικών, συνδικαλιστικές σχέσεις και κατάλογο των στελεχών της εταιρείας.

Αυτές οι πληροφορίες εξετάζονται από το προσωπικό των προμηθειών, τα οποία είναι υπεύθυνα για τη διασφάλιση ότι είναι ακριβές.Εκτός από αυτή τη συλλογή πληροφοριών, πολλές επιχειρήσεις απαιτούν επιθεώρηση ιστότοπου.Κατά τη διάρκεια αυτής της διαδικασίας, ένα μέλος του τμήματος προμηθειών πραγματοποιεί λεπτομερή περιήγηση στις εγκαταστάσεις, συναντά το προσωπικό και εξετάζει τις διαδικασίες διασφάλισης της ποιότητας.

Δεν είναι ασυνήθιστο για τις επιχειρήσεις να επαναξιολογούν τον κατάλογο των προτιμώμενων πωλητών κάθε τρία έως πέντε χρόνια.Σκοπός της επιθεώρησης είναι να αναθεωρήσει τυχόν αλλαγές στις διαδικασίες, τους προμηθευτές και άλλες σχετικές πληροφορίες.Εάν η ποιότητα του προϊόντος μιας επιχείρησης μειώνεται, μπορεί να αφαιρεθεί από τον προτιμώμενο κατάλογο προμηθευτών.

Είναι ευθύνη του προσωπικού των προμηθειών να διαχειρίζεται και να παρακολουθεί την απόδοση του προμηθευτή.Οι εκθέσεις σχετικά με την αγοραστική δραστηριότητα, τα τιμολόγια, τα θέματα και τις αποστολές συλλέγονται συχνά σε τριμηνιαία βάση και αναθεωρούνται.Η συνεχής αφοσίωση στη διαχείριση των πωλητών θεωρείται βέλτιστη πρακτική στον οργανισμό αγοράς.