Apa itu daftar vendor yang disukai?

Di sebagian besar organisasi besar, departemen pengadaan bertanggung jawab atas penciptaan dan pemeliharaan daftar vendor yang disukai.Daftar ini diberikan kepada departemen dan petugas pembelian untuk membantu dalam aspek penempatan pesanan pengadaan atau pembelian.Tujuan utama dari daftar vendor pilihan adalah untuk membantu pembeli dalam memilih pemasok yang telah menyelesaikan proses peninjauan menyeluruh.

Proses yang diperlukan untuk menambahkan vendor ke daftar vendor yang disukai bervariasi berdasarkan organisasi.Biasanya, lamanya waktu yang dibutuhkan dan jenis tinjauan ditentukan oleh nilai dolar komoditas.Sebagian besar perusahaan memiliki daftar komoditas yang perlu mereka beli secara teratur.Alih -alih mengeluarkan permintaan proposal (RFP) dan memilih satu vendor, mereka memberikan daftar vendor pilihan kepada staf., komoditas yang mereka tawarkan, atau layanan.Banyak perusahaan menggunakan layanan peringkat, seperti Dunn dan Bradstreet atau perusahaan peringkat khusus industri, untuk mengkonfirmasi legitimasi perusahaan dan menentukan apakah ada masalah yang diketahui dengan perusahaan.

Di sebagian besar perusahaan, ulasan menyeluruh dari vendor selesai sebelum ditambahkan ke daftar vendor yang disukai.Langkah pertama dalam proses ini adalah pengajuan formulir permintaan yang diisi oleh vendor.Informasi yang diperlukan dapat mencakup salinan laporan keuangan, volume bahan yang diproduksi, sumber suku cadang, afiliasi serikat, dan daftar eksekutif perusahaan.

Informasi ini ditinjau oleh staf pengadaan, yang bertanggung jawab untuk memastikannya akurat.Selain pengumpulan informasi ini, banyak perusahaan memerlukan inspeksi situs.Selama proses ini, anggota departemen pengadaan mengambil tur terperinci ke fasilitas, bertemu dengan staf, dan meninjau prosedur jaminan kualitas.

Tidak jarang bagi perusahaan untuk mengevaluasi kembali daftar vendor yang disukai setiap tiga hingga lima tahun.Tujuan dari inspeksi adalah untuk meninjau setiap perubahan dalam prosedur, pemasok, dan informasi terkait lainnya.Jika kualitas produk perusahaan berkurang, itu dapat dihapus dari daftar vendor yang disukai.

Adalah tanggung jawab staf pengadaan untuk mengelola dan memantau kinerja vendor.Laporan tentang kegiatan pembelian, faktur, masalah, dan pengiriman sering dikumpulkan setiap triwulanan dan ditinjau.Dedikasi berkelanjutan untuk manajemen vendor dianggap sebagai praktik terbaik dalam organisasi pembelian.