Τι είναι ένα αίτημα για πληροφορίες;

Το αίτημα για πληροφορίες, ή RFI, είναι μια κοινή επιχειρηματική στρατηγική που έχει σχεδιαστεί για να επιτρέπει στους πιθανούς πελάτες να συλλέγουν δεδομένα σχετικά με τις υπηρεσίες και την υποστήριξη που προσφέρονται από διαφορετικούς δυνητικούς παρόχους.Η ακριβής μορφή του εγγράφου θα διαφέρει, με βάση τον τύπο και το βάθος των πληροφοριών που επιθυμεί να αποκτήσει ο πελάτης.Συχνά, ένα αίτημα για πληροφορίες είναι ένα απλό έγγραφο ερώτησης και απάντησης που απαιτεί πολύ απλές απαντήσεις, επιτρέποντας στον πελάτη να υποβάλει το αίτημα σε πολλούς προμηθευτές και να συγκρίνει εύκολα τις απαντήσεις.

Ενώ το αίτημα για μετοχές πληροφοριών ορισμένα χαρακτηριστικά με το αίτημα για πρόταση ή RFP, οι πελάτες τείνουν να χρησιμοποιούν το RFI ως μέσο συλλογής βασικών δεδομένων κατά την προετοιμασία για την απόφαση ποιοι πωλητές θα επιλεγούν για να λάβουν πρόσκληση για υποβολή επίσημης πρότασης.Το τυπικό RFI δεν παρέχει πολλά στο παρελθόν στον πελάτη και τείνει να επικεντρώνεται περισσότερο στις γενικές επιχειρηματικές πρακτικές, στο φάσμα των αγαθών και των υπηρεσιών που διατίθενται από τον προμηθευτή και μερικές φορές στην τυποποιημένη δημοσιευμένη τιμολόγηση.Αντίθετα, το RFP θα υπερβαίνει συνήθως αυτές τις βασικές πληροφορίες, παρέχοντας πρόσθετα δεδομένα στον πελάτη, ζητώντας τιμολόγηση με βάση τη χρήση του όγκου και καλώντας τους προμηθευτές να ανταποκριθούν με λύσεις σε συγκεκριμένες ανάγκες του πελάτη.

Από αυτή την άποψη, το αίτημα για πληροφορίες μπορεί να θεωρηθεί ως μέσο συλλογής πληροφοριών που στη συνέχεια αξιολογούνται και χρησιμοποιούνται για τον προσδιορισμό του επόμενου βήματος στη διαδικασία.Εάν η ιδέα είναι τελικά να αναζητήσετε προμηθευτές για τη δημιουργία μιας μακροπρόθεσμης συμβατικής ρύθμισης, ο πελάτης μπορεί να στείλει το RFI σε πολλές επιχειρήσεις που προσφέρουν τα επιθυμητά προϊόντα βάσης.Μόλις ληφθούν όλες οι απαντήσεις, ο πελάτης συγκρίνει τότε τα πλεονεκτήματα κάθε απόκρισης, τελικά περιορίζοντας τον κατάλογο των υποψηφίων RFP σε λίγους επιλεγμένους.Σε αυτό το σημείο, οι πωλητές που πέρασαν με επιτυχία μέσω αυτού του προκαταρκτικού σταδίου καλούνται να υποβάλουν πρόταση, χρησιμοποιώντας συνήθως ένα αίτημα και μια συγκεκριμένη μορφή που παρέχεται από τον δυνητικό πελάτη.

Ένα αίτημα για πληροφορίες μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί ως βασική επιχειρηματική διαδικασία για την αξιολόγηση πιθανών προμηθευτών όπου δεν είναι πρακτική η μακροπρόθεσμη συμβατική συμφωνία.Σε αυτό το σενάριο, το RFI εξυπηρετεί το σκοπό της αναγνώρισης των πωλητών που προσφέρουν την πιο ανταγωνιστική τυπική τιμολόγηση για αγαθά και υπηρεσίες που μπορεί να χρειαστεί από καιρό σε καιρό ο πελάτης.Για παράδειγμα, μια τοπική επιχείρηση μπορεί να στείλει ένα RFI σε όλα τα τοπικά καταστήματα εφοδιασμού γραφείου ως μέσο για να διαπιστωθεί ποιο έχει η χαμηλότερη τιμή σε γενικές προμήθειες γραφείου, ποιες προσφέρουν εκπτώσεις όγκου εάν μια παραγγελία είναι πάνω από ένα ορισμένο ποσό καιο οποίος παραδίδει παραγγελίες με ή χωρίς χρέωση παράδοσης.Τα δεδομένα διατηρούνται στο αρχείο, επιτρέποντας στη μικρή επιχείρηση να λαμβάνει αποφάσεις σχετικά με το πού θα αγοράσει προμήθειες γραφείου όταν προκύψει η ανάγκη.