Apa permintaan informasi?

Permintaan informasi, atau RFI, adalah strategi bisnis umum yang dirancang untuk memungkinkan klien potensial mengumpulkan data mengenai layanan dan dukungan yang ditawarkan oleh berbagai penyedia potensial.Format yang tepat dari dokumen akan bervariasi, berdasarkan jenis dan kedalaman informasi yang ingin diperoleh klien.Seringkali, permintaan informasi adalah dokumen tanya jawab langsung yang membutuhkan jawaban yang sangat sederhana, memungkinkan klien untuk mengirimkan permintaan ke beberapa pemasok dan dengan mudah membandingkan tanggapan.

Sementara permintaan informasi berbagi beberapa karakteristik dengan permintaan proposal atau RFP, pelanggan cenderung menggunakan RFI sebagai cara mengumpulkan data dasar dalam persiapan untuk memutuskan vendor mana yang akan dipilih untuk menerima undangan untuk mengajukan proposal formal.RFI yang khas tidak memberikan banyak hal dalam latar belakang klien, dan cenderung lebih fokus pada praktik bisnis umum, berbagai barang dan jasa yang tersedia dari pemasok, dan kadang -kadang harga yang diterbitkan standar.Sebaliknya, RFP biasanya akan melampaui informasi dasar ini, memberikan data tambahan pada klien, meminta harga berdasarkan penggunaan volume, dan mengundang pemasok untuk merespons dengan solusi terhadap kebutuhan spesifik klien.

Dari perspektif ini, permintaan informasi dapat dilihat sebagai cara mengumpulkan informasi yang kemudian dievaluasi dan digunakan untuk menentukan langkah selanjutnya dalam proses.Jika idenya adalah untuk akhirnya mencari vendor untuk pembentukan pengaturan kontrak jangka panjang, klien dapat mengirim RFI ke banyak bisnis yang menawarkan produk basis yang diinginkan.Setelah semua respons diterima, klien kemudian membandingkan manfaat dari setiap respons, akhirnya mempersempit daftar kandidat RFP menjadi beberapa orang terpilih.Pada titik itu, vendor yang berhasil melewati tahap awal ini diundang untuk mengajukan proposal, biasanya menggunakan permintaan dan format tertentu yang disediakan oleh klien potensial.

Permintaan informasi juga dapat digunakan sebagai proses bisnis dasar untuk mengevaluasi vendor potensial di mana tidak ada perjanjian kontrak jangka panjang yang praktis.Dalam skenario ini, RFI melayani tujuan mengidentifikasi vendor yang menawarkan harga standar paling kompetitif untuk barang dan jasa yang mungkin dibutuhkan klien dari waktu ke waktu.Misalnya, bisnis lokal dapat mengirimkan RFI ke semua toko pasokan kantor setempat sebagai sarana untuk mencari tahu mana yang memiliki harga terendah pada pasokan kantor umum, mana yang menawarkan diskon volume jika pesanan lebih dari jumlah tertentu, danyang mengirimkan pesanan dengan atau tanpa biaya pengiriman.Data disimpan dalam file, memungkinkan usaha kecil untuk membuat keputusan di mana membeli perlengkapan kantor saat dibutuhkan.