Yêu cầu thông tin là gì?

Yêu cầu thông tin, hoặc RFI, là một chiến lược kinh doanh phổ biến được thiết kế để cho phép khách hàng tiềm năng thu thập dữ liệu về các dịch vụ và hỗ trợ được cung cấp bởi các nhà cung cấp tiềm năng khác nhau.Định dạng chính xác của tài liệu sẽ khác nhau, dựa trên loại và độ sâu của thông tin mà khách hàng muốn có được.Thông thường, một yêu cầu thông tin là một tài liệu câu hỏi và câu trả lời đơn giản yêu cầu câu trả lời rất đơn giản, cho phép khách hàng gửi yêu cầu cho nhiều nhà cung cấp và dễ dàng so sánh các câu trả lời.Mặc dù yêu cầu thông tin chia sẻ một số đặc điểm với yêu cầu đề xuất hoặc RFP, khách hàng có xu hướng sử dụng RFI như một phương tiện thu thập dữ liệu cơ bản để chuẩn bị quyết định nhà cung cấp nào sẽ được chọn để nhận lời mời gửi đề xuất chính thức.RFI điển hình không cung cấp nhiều cách thức về khách hàng và có xu hướng tập trung nhiều hơn vào thực tiễn kinh doanh nói chung, phạm vi hàng hóa và dịch vụ có sẵn từ nhà cung cấp và đôi khi giá được công bố tiêu chuẩn.Ngược lại, RFP thường sẽ vượt xa thông tin cơ bản này, cung cấp thêm dữ liệu về khách hàng, yêu cầu giá dựa trên việc sử dụng khối lượng và mời các nhà cung cấp đáp ứng các giải pháp cho các nhu cầu cụ thể của khách hàng.Từ quan điểm này, yêu cầu thông tin có thể được xem như là một phương tiện thu thập thông tin sau đó được đánh giá và sử dụng để xác định bước tiếp theo trong quy trình.Nếu ý tưởng cuối cùng là tìm kiếm các nhà cung cấp cho việc thành lập một thỏa thuận hợp đồng dài hạn, khách hàng có thể gửi RFI cho nhiều doanh nghiệp cung cấp các sản phẩm cơ bản mong muốn.Khi tất cả các câu trả lời được nhận, khách hàng sau đó so sánh giá trị của mỗi phản hồi, cuối cùng thu hẹp danh sách các ứng cử viên RFP với một số ít.Tại thời điểm đó, các nhà cung cấp đã vượt qua thành công giai đoạn sơ bộ này được mời gửi đề xuất, thường sử dụng một yêu cầu và một định dạng được chỉ định do khách hàng tiềm năng cung cấp.Yêu cầu thông tin cũng có thể được sử dụng như một quy trình kinh doanh cơ bản để đánh giá các nhà cung cấp tiềm năng nơi không có thỏa thuận hợp đồng dài hạn là thực tế.Trong kịch bản này, RFI phục vụ mục đích xác định các nhà cung cấp cung cấp giá tiêu chuẩn cạnh tranh nhất cho hàng hóa và dịch vụ mà khách hàng có thể cần theo thời gian.Ví dụ, một doanh nghiệp địa phương có thể gửi RFI cho tất cả các cửa hàng cung cấp văn phòng địa phương như một phương tiện để tìm ra giá nào có giá thấp nhất trên các nguồn cung cấp văn phòng chung, những người cung cấp giảm giá khối lượng nếu một đơn đặt hàng vượt quá một số tiền nhất định vàngười cung cấp đơn đặt hàng có hoặc không có phí giao hàng.Dữ liệu được giữ trong hồ sơ, cho phép doanh nghiệp nhỏ đưa ra quyết định về nơi mua đồ dùng văn phòng khi có nhu cầu.