Τι είναι μια ταξιδιωτική πολιτική;

Μια ταξιδιωτική πολιτική είναι η οργανωμένη συλλογή κανόνων και κανονισμών που θα παρατηρήσει ένας υπάλληλος όταν ασχολείται με κάποιο είδος ταξιδιού για λογαριασμό του εργοδότη του.Μια πολιτική ταξιδιού της εταιρείας υγιούς εταιρείας θα παρέχει οδηγίες σχετικά με το είδος των εξόδων που θα απορροφηθεί από την επιχείρηση και ποιες δαπάνες αποτελούν ευθύνη του εργαζομένου.Συνήθως, τα όρια τοποθετούνται σε ορισμένα στοιχεία γραμμής στην πολιτική των επαγγελματικών ταξιδιών, όπως το συνολικό επίδομα για τα γεύματα την ημέρα, το κόστος των καταλυμάτων ξενοδοχείων, των τιμών ενοικίασης και των αεροπορικών αεροπορικών επιδόσεων και ακόμη και για το ποσό των χρημάτων που μπορούν να δαπανηθούν για διασκέδαση πελάτες.Μια υγιής πολιτική παρέχει τους πόρους που απαιτούνται για την επίτευξη του έργου, αλλά εξακολουθεί να διατηρεί το κόστος του επαγγελματικού ταξιδιού στο πλαίσιο του λόγου.

Σε πολλές περιπτώσεις, η εταιρική ταξιδιωτική πολιτική ορίζεται γραπτώς και παρουσιάζεται σε έναν υπάλληλο πριν από την αποχώρησή του σε επαγγελματικό ταξίδι.Η ιδέα είναι να διασφαλιστεί ότι ο εργαζόμενος κατανοεί τι είδους δαπάνες είναι πρόθυμη να αναλάβει η εταιρεία και ποιες δεν επιτρέπονται.Αυτό είναι στην πραγματικότητα μια βοήθεια στον ταξιδιώτη υπαλλήλου, αφού αυτός ή αυτή θα γνωρίζει αν η εταιρεία θα πληρώσει για ένα γεύμα που θα παραγγείλει από την υπηρεσία δωματίου ή θα καλύψει το κόστος της πτήσης στην πρώτη τάξη και όχι στην κατάσταση των επιχειρήσεων ή του προπονητή.Σε αυτή τη συγκυρία, ο εργαζόμενος μπορεί να καθορίσει εάν θα προχωρήσει με τις ανέσεις που η εταιρεία είναι πρόθυμη να αναλάβει ή να αναβαθμίσει και να πληρώσει τη διαφορά από την τσέπη του.

Η ταξιδιωτική πολιτική μιας εταιρείας μπορεί να περιλαμβάνει την ανάγκη χρήσης συγκεκριμένων πωλητών ως μέρος των ταξιδιωτικών σχεδίων.Για παράδειγμα, μια επιχείρηση μπορεί να έχει ένα σχέδιο έκπτωσης με έναν δεδομένο πάροχο ενοικίασης αυτοκινήτων, μια συγκεκριμένη αεροπορική εταιρεία ή ακόμα και μια συγκεκριμένη ξενοδοχειακή αλυσίδα.Όταν συμβαίνει αυτό, ο υπάλληλος μπορεί να χρειαστεί να χρησιμοποιήσει αυτές τις εκπτώσεις όταν και όσο το δυνατόν περισσότερο.Η επιλογή να μην χρησιμοποιήσετε τα προγράμματα έκπτωσης θα μπορούσε να σημαίνει ότι ο εργοδότης καλύπτει μόνο ένα μέρος των επιχειρηματικών εξόδων.Για παράδειγμα, εάν ο εργαζόμενος αποφασίσει να παραμείνει σε ένα ξενοδοχείο που δεν διαθέτει ρύθμιση έκπτωσης με τον εργοδότη όταν το ξενοδοχείο απέναντι από το δρόμο έχει αυτό το είδος ρύθμισης στη θέση του, ο εργοδότης μπορεί να πληρώσει μόνο ένα σταθερό ποσοστό του λογαριασμού του ξενοδοχείου,αντί να καλύπτεται ολόκληρο το κόστος.

Όλο και περισσότερο, οι εταιρείες χρησιμοποιούν εταιρικές πιστωτικές κάρτες που εκδίδονται σε εργαζόμενους που ταξιδεύουν τακτικά.Όταν συμβαίνει αυτό, η ταξιδιωτική πολιτική θα περιλαμβάνει έναν κατάλογο πλυντηρίων για το είδος των δαπανών που μπορεί να χρεωθεί στην κάρτα και ποια έξοδα πρέπει να αντιμετωπιστούν από την τσέπη και να υποβληθούν σε έκθεση δαπανών αργότερα.Αυτή η προσέγγιση μπορεί συχνά να ωφελήσει και τα δύο μέρη, καθώς οι εργαζόμενοι μπορούν να χρησιμοποιήσουν την εταιρική κάρτα για σημαντικές δαπάνες αντί να χρησιμοποιούν μετρητά ή τις προσωπικές τους πιστωτικές κάρτες και να περιμένουν επιστροφή χρημάτων.Ταυτόχρονα, η εταιρεία επωφελείται από το γεγονός ότι ορισμένοι υπάλληλοι θα επικεντρωθούν περισσότερο στη χρήση των καρτών για επιτρεπόμενα έξοδα και να αποφύγουν τα έξοδα που πρέπει να καταβληθούν από την τσέπη.