Chính sách du lịch là gì?

Một chính sách du lịch là bộ sưu tập các quy tắc và quy định có tổ chức mà một nhân viên sẽ tuân thủ khi tham gia vào một số loại du lịch thay mặt cho chủ nhân của mình.Một chính sách du lịch của công ty âm thanh sẽ cung cấp hướng dẫn về loại chi phí nào sẽ được doanh nghiệp hấp thụ và chi phí nào là trách nhiệm của nhân viên.Thông thường, các giới hạn được đặt ra trên một số mặt hàng trong chính sách du lịch kinh doanh, chẳng hạn như tổng số tiền trợ cấp cho bữa ăn mỗi ngày, chi phí cho khách sạn, giá cho thuê và giá vé máy bay, và thậm chí với số tiền có thể chi tiêu cho khách hàng giải trí cho khách hàng.Một chính sách hợp lý cung cấp các tài nguyên cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ, nhưng vẫn giữ chi phí của chuyến đi kinh doanh theo lý do.Trong nhiều trường hợp, chính sách du lịch của công ty được định nghĩa bằng văn bản và trình bày cho một nhân viên trước khi họ rời đi trong một chuyến công tác.Ý tưởng là để đảm bảo rằng nhân viên hiểu loại chi phí mà công ty sẵn sàng giả định và cái nào không được phép.Đây thực sự là một trợ giúp cho nhân viên du lịch, vì anh ta hoặc cô ta sẽ biết liệu công ty sẽ trả tiền cho một bữa ăn được đặt hàng từ dịch vụ phòng, hoặc sẽ trang trải chi phí bay trong hạng nhất thay vì trong tình trạng kinh doanh hoặc huấn luyện viên.Tại thời điểm đó, nhân viên có thể xác định xem có nên đi với các tiện nghi mà công ty sẵn sàng bảo lãnh hoặc nâng cấp và trả sự khác biệt từ túi của mình.Chính sách du lịch của một công ty có thể bao gồm sự cần thiết của việc sử dụng các nhà cung cấp cụ thể như một phần của kế hoạch du lịch.Ví dụ, một doanh nghiệp có thể có kế hoạch giảm giá với một nhà cung cấp xe cho thuê nhất định, một hãng hàng không cụ thể hoặc thậm chí là một chuỗi khách sạn cụ thể.Khi đây là trường hợp, nhân viên có thể được yêu cầu sử dụng các giảm giá đó khi và càng tốt.Việc chọn không sử dụng các chương trình giảm giá có thể có nghĩa là nhà tuyển dụng chỉ bao gồm một phần chi phí kinh doanh.Ví dụ: nếu nhân viên quyết định ở trong một khách sạn không có sự sắp xếp giảm giá với chủ nhân khi khách sạn bên kia đường có loại sắp xếp đó, người sử dụng lao động chỉ có thể trả một tỷ lệ phần trăm cố định của hóa đơn khách sạn,thay vì bao gồm toàn bộ chi phí.Ngày càng nhiều, các công ty sử dụng thẻ tín dụng doanh nghiệp được cấp cho nhân viên thường xuyên đi du lịch.Khi đây là trường hợp, chính sách du lịch sẽ bao gồm một danh sách giặt là loại chi phí nào có thể được tính trên thẻ và chi phí nào phải được xử lý từ bỏ túi và gửi trên báo cáo chi phí sau đó.Cách tiếp cận này thường có thể mang lại lợi ích cho cả hai bên, vì nhân viên có thể sử dụng thẻ công ty cho các chi phí chính thay vì sử dụng tiền mặt hoặc thẻ tín dụng cá nhân của họ và chờ hoàn trả.Đồng thời, công ty được hưởng lợi từ thực tế là một số nhân viên sẽ tập trung nhiều hơn vào việc sử dụng thẻ cho các chi phí cho phép và không có chi phí phát sinh phải trả hết tiền.