Apa itu kebijakan perjalanan?

Kebijakan perjalanan adalah kumpulan peraturan dan peraturan yang terorganisir yang akan diamati oleh seorang karyawan ketika terlibat dalam beberapa jenis perjalanan atas nama majikannya.Kebijakan perjalanan perusahaan yang baik akan memberikan instruksi tentang jenis pengeluaran apa yang akan diserap oleh bisnis dan biaya mana yang merupakan tanggung jawab karyawan.Biasanya, batasan ditetapkan pada item baris tertentu dalam kebijakan perjalanan bisnis, seperti total tunjangan untuk makanan per hari, biaya akomodasi hotel, mobil sewaan dan tarif tiket pesawat, dan bahkan pada jumlah uang yang dapat dihabiskan untuk menghibur klien untuk menghibur klien menghibur klien.Kebijakan yang baik menyediakan sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas, tetapi tetap menjaga biaya perjalanan bisnis dalam alasan.

Dalam banyak kasus, kebijakan perjalanan perusahaan didefinisikan secara tertulis dan disampaikan kepada seorang karyawan sebelum pergi dalam perjalanan bisnis.Idenya adalah untuk memastikan bahwa karyawan memahami jenis biaya apa yang bersedia diasumsikan perusahaan, dan mana yang tidak diizinkan.Ini sebenarnya adalah bantuan bagi karyawan yang bepergian, karena ia akan tahu apakah perusahaan akan membayar untuk makan yang dipesan dari layanan kamar, atau akan menutupi biaya terbang di kelas satu daripada dalam status bisnis atau pelatih.Pada saat itu, karyawan dapat menentukan apakah akan mengikuti fasilitas yang bersedia ditanggung oleh perusahaan atau meningkatkan dan membayar perbedaan dari sakunya sendiri.

Kebijakan perjalanan perusahaan dapat mencakup perlunya menggunakan vendor tertentu sebagai bagian dari rencana perjalanan.Misalnya, bisnis mungkin memiliki rencana diskon dengan penyedia mobil sewaan yang diberikan, maskapai tertentu, atau bahkan rantai hotel tertentu.Ketika ini masalahnya, karyawan mungkin diminta untuk memanfaatkan diskon tersebut kapan dan mungkin.Memilih untuk tidak memanfaatkan program diskon dapat berarti bahwa pemberi kerja hanya mencakup sebagian dari biaya bisnis.Misalnya, jika karyawan memutuskan untuk tinggal di hotel yang tidak memiliki pengaturan diskon dengan majikan ketika hotel di seberang jalan memang memiliki jenis pengaturan seperti itu, majikan hanya dapat membayar persentase tetap dari tagihan hotel,daripada menutupi seluruh biaya.

Semakin banyak, perusahaan menggunakan kartu kredit perusahaan yang dikeluarkan untuk karyawan yang bepergian secara teratur.Ketika ini masalahnya, kebijakan perjalanan akan mencakup daftar cucian tentang jenis pengeluaran apa yang mungkin dibebankan pada kartu, dan biaya mana yang harus ditangani dari saku dan diserahkan pada laporan pengeluaran nanti.Pendekatan ini seringkali dapat bermanfaat bagi kedua belah pihak, karena karyawan dapat menggunakan kartu perusahaan untuk pengeluaran besar daripada menggunakan uang tunai atau kartu kredit pribadi mereka dan menunggu penggantian.Pada saat yang sama, perusahaan mendapat manfaat dari fakta bahwa beberapa karyawan akan lebih fokus pada penggunaan kartu untuk pengeluaran yang diijinkan dan menahan diri dari mengeluarkan biaya yang harus dibayar dari kantong.