Τι είναι ένα σημείωμα συμβουλών;

Ένα σημείωμα συμβουλών είναι ένας τύπος επιχειρηματικού εγγράφου που επιβεβαιώνει ότι μια παραγγελία που έχει τοποθετηθεί από έναν πελάτη έχει ληφθεί και εκκαθαριστεί για αποστολή και είναι τώρα στο δρόμο.Μερικές φορές αναφέρεται ως συμβουλή αποστολής, η πρόθεση του εγγράφου είναι να κρατήσει τον πελάτη ενήμερη για την τρέχουσα κατάσταση της παραγγελίας και επίσης να διασφαλίσει ότι ο πελάτης γνωρίζει εκ των προτέρων πότε να αναμένει την εντολή να φτάσει.Μόλις παρασχεθούν σε πελάτες με τη μορφή επιχειρηματικής επιστολής που παραδίδεται μέσω ταχυδρομείου, πολλές εταιρείες σήμερα κάνουν χρήση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή παρόμοιες διαδικασίες ειδοποίησης σε απευθείας σύνδεση για να ενημερώσουν τους πελάτες ότι έχει υποβληθεί σε επεξεργασία και αποστολή παραγγελίας και για να ενημερώσει τον πελάτη περίπου όταν η παραγγελίαθα φτάσει στο σημείο του προορισμού.

Το σημείωμα συμβουλών είναι κάπως παρόμοιο με αυτό που είναι γνωστό ως συμβουλή αποδοχής.Αυτό το έγγραφο χρησιμοποιείται συχνά σε οικονομικούς κύκλους για να επιβεβαιώσει την επέκταση μιας πίστωσης σε έναν πελάτη, είτε από έναν πωλητή είτε από ένα χρηματοπιστωτικό ίδρυμα όπως μια τράπεζα.Ενώ είναι ελαφρώς διαφορετικό, τόσο το σημείωμα συμβουλών όσο και η συμβουλή αποδοχής εξυπηρετούν το σκοπό της ειδοποίησης ενός πελάτη ότι το αίτημα που υπέβαλε έχει εγκριθεί και σύντομα θα είναι διαθέσιμη για τη χρήση αυτού του πελάτη.

Το ποσό της λεπτομέρειας που περιλαμβάνεται σε ένα σημείωμα συμβουλών θα διαφέρει, μερικές φορές με βάση τα τοπικά έθιμα και άλλες φορές από τους εμπορικούς νόμους που ισχύουν στη δικαιοδοσία όπου βασίζεται ο πωλητής ή ο πάροχος.Οι περισσότερες εκδόσεις της σημείωσης θα περιλαμβάνουν αναφορές σε αριθμούς παραγγελιών.οποιοιδήποτε αριθμοί παραγγελιών αγοράς που παρέχονται από τον πελάτη.μια περιγραφή που περιλαμβάνει τον τύπο και την ποσότητα των αγαθών που περιλαμβάνονται στη σειρά.και ακόμη και το συνολικό κόστος, συμπεριλαμβανομένων τυχόν χρεώσεων αποστολής που αξιολογούνται από τον πωλητή.Ο τρόπος αποστολής, συμπεριλαμβανομένου του ονόματος του αποστολέα, είναι επίσης συχνά μέρος της λεπτομέρειας που περιλαμβάνονται.Εάν η αποστολή είναι μερική εκπλήρωση μιας παραγγελίας πελατών, οι λεπτομέρειες μπορεί επίσης να προσδιορίσουν ποια στοιχεία θα αποσταλούν αργότερα.Όταν οι λεπτομέρειες σχετικά με το σημείωμα συμβουλών είναι αρκετά ολοκληρωμένες, ο πελάτης μπορεί να χρησιμοποιήσει τη λεπτομέρεια για να ταιριάζει με την αρχική παραγγελία αγοράς και να έχει καλή ιδέα για το πότε να περιμένει κάθε ένα από τα στοιχεία που εμπλέκονται με αυτήν την παραγγελία.

Είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι ένα σημείωμα συμβουλών δεν αντικαθιστά τον πραγματικό φορτωτικό που συνοδεύει την αποστολή, ούτε είναι ένα έγγραφο που χρησιμεύει ως λίστα συσκευασίας για την παραγγελία.Αυτός ο τύπος επιχειρηματικού εγγράφου είναι αυστηρά ενημερωτικός, χρησιμεύοντας ως μέσο προειδοποίησης του πελάτη για το πότε η παραγγελία που αποστέλλεται, η μέθοδος αποστολής που χρησιμοποιήθηκε, τα στοιχεία που περιλαμβάνονται στην αποστολή και την αναμενόμενη ημερομηνία παράδοσης.Οι πελάτες θα πρέπει να περιμένουν μέχρι να ληφθούν η παραγγελία, να ελεγχθεί για ακρίβεια και να αξιολογηθεί για τυχόν ζημιές κατά τη μεταφορά πριν από την αποστολή πληρωμής εάν είναι δυνατόν.