Một ghi chú lời khuyên là gì?

Một ghi chú tư vấn là một loại tài liệu kinh doanh khẳng định rằng một đơn đặt hàng do khách hàng đặt ra trên thực tế đã được nhận và xóa để giao hàng, và hiện đang trên đường.Đôi khi được gọi là một lời khuyên về lô hàng, mục đích của tài liệu là giữ cho khách hàng biết về tình trạng hiện tại của đơn đặt hàng và cũng để đảm bảo rằng khách hàng biết trước khi nào mong đợi lệnh này sẽ đến.Sau khi được cung cấp cho khách hàng dưới dạng thư kinh doanh được gửi qua bưu điện, nhiều công ty ngày nay sử dụng thư điện tử hoặc các quy trình thông báo trực tuyến tương tự để thông báo cho khách hàng rằng một đơn đặt hàng đã được xử lý và vận chuyển và để cho khách hàng biết khoảng khi đặt hàng khi đặt hàngsẽ đến điểm đến. Ghi chú lời khuyên có phần giống với bản chất giống với những gì được gọi là lời khuyên của sự chấp nhận.Tài liệu này thường được sử dụng trong giới tài chính để khẳng định việc gia hạn một dòng tín dụng cho khách hàng, bởi một nhà cung cấp hoặc bởi một tổ chức tài chính như ngân hàng.Mặc dù mục đích hơi khác nhau, cả ghi chú tư vấn và lời khuyên chấp nhận đều phục vụ mục đích thông báo cho khách hàng rằng yêu cầu mà họ đã gửi đã được phê duyệt và sẽ sớm có sẵn cho việc sử dụng khách hàng đó.

Số lượng chi tiết được đưa vào một ghi chú tư vấn sẽ khác nhau, đôi khi dựa trên phong tục địa phương và vào những thời điểm khác theo luật thương mại áp dụng trong khu vực tài phán nơi nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp dựa trên.Hầu hết các phiên bản của ghi chú sẽ bao gồm các tham chiếu đến số đặt hàng;bất kỳ số đơn đặt hàng nào được cung cấp bởi khách hàng;Một mô tả bao gồm loại và số lượng hàng hóa được bao gồm trong đơn đặt hàng;và thậm chí tổng chi phí, bao gồm bất kỳ khoản phí vận chuyển nào được đánh giá bởi nhà cung cấp.Chế độ giao hàng, bao gồm tên của người giao hàng, cũng thường là một phần của chi tiết.Nếu lô hàng là một phần hoàn thành một phần của đơn đặt hàng của khách hàng, chi tiết cũng có thể xác định các mặt hàng nào sẽ được vận chuyển vào một ngày sau đó.Khi chi tiết về ghi chú tư vấn là khá toàn diện, khách hàng có thể sử dụng chi tiết để phù hợp với đơn đặt hàng ban đầu và có ý tưởng tốt về thời điểm mong đợi từng mục liên quan đến đơn đặt hàng đó.Điều quan trọng cần lưu ý là một ghi chú tư vấn không thay thế hóa đơn thực tế đi kèm với lô hàng, cũng không phải là một tài liệu đóng vai trò là danh sách đóng gói cho đơn đặt hàng.Loại tài liệu kinh doanh này là thông tin nghiêm ngặt, phục vụ như một phương tiện để cảnh báo cho khách hàng khi đơn đặt hàng được vận chuyển, phương thức lô hàng được sử dụng, các mặt hàng có trong lô hàng và ngày giao hàng dự kiến.Khách hàng nên đợi cho đến khi nhận được đơn đặt hàng, kiểm tra độ chính xác và được đánh giá cho bất kỳ thiệt hại nào trong quá trình vận chuyển trước khi nộp đơn nếu có thể.