Τι είναι η αυτοματοποίηση εγγράφων;

Η αυτοματοποίηση εγγράφων είναι η διαδικασία με την οποία δημιουργούνται έγγραφα υπολογιστών με ημιαυτόματο τρόπο.Αυτός ο τύπος λογισμικού χρησιμοποιείται ευρέως από επιχειρήσεις, νομικές οντότητες και όποιον παράγει ένα ευρύ φάσμα εγγράφων.Ένα έγγραφο δημιουργείται γενικά χρησιμοποιώντας ένα πρότυπο με ερωτήσεις και περιοχές που μπορούν εύκολα να αλλάξουν και να αλλάξουν.Ενώ είναι καλό για ορισμένες εφαρμογές, άλλοι θα βρουν ότι ο αυτοματοποίηση εγγράφων δεν είναι τόσο χρήσιμη στην παραγωγή εγγράφων.

Ο αυτοματισμός εγγράφων ξεκινά με ένα πρότυπο.Για παράδειγμα, εάν μια νομική εταιρεία έχει συμβληθεί για να γράψει μια μίσθωση, χρησιμοποιείται ένα πρότυπο εγγράφων μίσθωσης.Αυτό το πρότυπο έχει όλο το απαιτούμενο κείμενο για να το κάνει επίσημο, μαζί με περιοχές στις οποίες η εταιρεία μπορεί να κάνει γρήγορες αλλαγές για να προσαρμόσει το πρότυπο για τις συγκεκριμένες ανάγκες των πελατών.

Ο ένας τρόπος που γίνονται αυτές οι αλλαγές στον αυτοματισμό των εγγράφων είναι μέσω ερωτήσεων.Αυτές οι ερωτήσεις στοχεύουν στη μορφή ή το πρότυπο και γίνονται έτσι ώστε η φόρμα να μεταβάλλεται αμέσως για τις ανάγκες του πελάτη.Μια ερώτηση σχετικά με ένα έγγραφο δανείου, για παράδειγμα, μπορεί να είναι εάν το δάνειο είναι να διαρκέσει 10, 20 ή 30 έτη.Όλοι οι τομείς στους οποίους ισχύουν αυτές οι πληροφορίες θα αλλάξουν για να συντονιστούν με την απάντηση που δίνεται.

Υπάρχουν επίσης τομείς στους οποίους ο συγγραφέας μπορεί γρήγορα να αλλάξει κείμενο.Αυτό χρησιμοποιείται συχνότερα για να συμπληρώσει το όνομα του πελάτη και τα στοιχεία επικοινωνίας.Μπορούν επίσης να χρησιμοποιηθούν αναπτυσσόμενα μενού που εμφανίζουν παραδείγματα γραφής αποθεμάτων.Τα γραφικά μπορεί επίσης να είναι σε θέση να χειριστούν, ειδικά εάν το πρόγραμμα αυτοματοποίησης εγγράφων γίνει για τις επιχειρήσεις, επειδή μια επιχείρηση πιθανότατα θα θέλει να προσθέσει το λογότυπό της στο έγγραφο.Έχοντας μια περιοχή όπου τα γραφικά μπορούν να προστεθούν και να αλλάξουν, η επιχείρηση μπορεί να προσθέσει ένα λογότυπο με μερικά μόνο κλικ.

Η αυτοματοποίηση εγγράφων γίνεται γενικά είτε ως αυτόνομο πρόγραμμα είτε ως πρόσθετο.Αυτό επιτρέπει στον χρήστη να κολλήσει με το αγαπημένο του πρόγραμμα και να χρησιμοποιεί απλώς τις λειτουργίες αυτοματισμού για τη συναρμολόγηση των εγγράφων ή να χρησιμοποιήσει ένα εντελώς διαφορετικό πρόγραμμα που μπορεί να έχει χαρακτηριστικά άλλα προγράμματα που λείπουν.Και στις δύο περιπτώσεις, ο υπολογιστής των χρηστών πρέπει να είναι σε θέση να χειρίζεται τις ανάγκες μνήμης και επεξεργασίας του προγράμματος, εάν το λογισμικό συναρμολόγησης θα λειτουργήσει σωστά.

Οι περισσότερες εταιρείες θα βρουν το λογισμικό συναρμολόγησης εγγράφων για να είναι χρήσιμο, αλλά υπάρχουν μερικοί που δεν θα.Εάν μια εταιρεία είναι αφιερωμένη στο χειρόγραφο κάθε έγγραφο και να κάνει το καθένα διαφορετικό, τότε η αυτοματοποίηση της διαδικασίας δεν θα είναι χρήσιμη.Εάν το μεγαλύτερο μέρος των εγγράφων που έγιναν δεν μπορεί να εφαρμοστεί σε μια φόρμα, επειδή ο καθένας είναι σημαντικός διαφορετικός, τότε η αυτοματοποίηση των εγγράφων επίσης δεν είναι χρήσιμη.