Apa itu otomatisasi dokumen?

Otomasi dokumen adalah proses di mana dokumen komputer dibuat secara semi otomatis.Jenis perangkat lunak ini digunakan secara luas oleh bisnis, badan hukum dan siapa pun yang menghasilkan berbagai dokumen.Dokumen umumnya dibuat dengan menggunakan templat dengan pertanyaan dan area yang dapat dengan mudah ditukar dan diubah.Meskipun baik untuk beberapa aplikasi, yang lain akan menemukan otomatisasi dokumen tidak bermanfaat dalam produksi dokumen.

Otomatisasi dokumen dimulai dengan templat.Misalnya, jika perusahaan hukum dikontrak untuk menulis sewa, templat dokumen leasing digunakan.Template ini memiliki semua teks yang diperlukan untuk membuatnya resmi, bersama dengan area di mana perusahaan dapat membuat perubahan cepat untuk menyesuaikan template untuk kebutuhan spesifik klien.

Salah satu cara perubahan ini dilakukan dalam otomatisasi dokumen adalah melalui pertanyaan.Pertanyaan -pertanyaan ini ditargetkan untuk formulir atau templat dan dibuat sehingga formulir segera diubah untuk kebutuhan klien.Sebuah pertanyaan tentang dokumen pinjaman, misalnya, mungkin apakah pinjaman akan bertahan 10, 20 atau 30 tahun.Semua area di mana informasi ini berlaku akan diubah untuk berkoordinasi dengan jawaban yang diberikan.

Ada juga area di mana penulis dapat dengan cepat mengubah teks.Ini paling sering digunakan untuk mengisi nama dan informasi kontak klien.Menu drop-down yang menampilkan contoh penulisan stok juga dapat digunakan.Grafik juga dapat dimanipulasi, terutama jika program otomatisasi dokumen dibuat untuk bisnis, karena bisnis kemungkinan akan ingin menambahkan logonya ke dokumen.Dengan memiliki area di mana grafik dapat ditambahkan dan diubah, bisnis dapat menambahkan logo hanya dengan beberapa klik.

Otomatisasi dokumen umumnya dibuat baik sebagai program mandiri atau add-on.Hal ini memungkinkan pengguna untuk tetap menggunakan program favoritnya dan cukup gunakan fitur otomatisasi untuk perakitan dokumen, atau menggunakan program yang sama sekali berbeda yang mungkin memiliki fitur yang tidak dimiliki program lain.Dalam kedua kasus tersebut, komputer pengguna harus dapat menangani kebutuhan memori dan pemrosesan program jika perangkat lunak perakitan berfungsi dengan baik.

Sebagian besar perusahaan akan menemukan perangkat lunak perakitan dokumen bermanfaat, tetapi ada beberapa yang tidak.Jika perusahaan didedikasikan untuk tulisan tangan setiap dokumen dan membuat masing -masing berbeda, maka mengotomatiskan proses tidak akan berguna.Jika sebagian besar dokumen yang dibuat tidak dapat diterapkan pada suatu formulir karena masing -masing berbeda, maka otomatisasi dokumen juga tidak berguna.