Tự động hóa tài liệu là gì?

Tự động hóa tài liệu là quá trình mà các tài liệu máy tính được tạo ra theo kiểu bán tự động.Loại phần mềm này được sử dụng rộng rãi bởi các doanh nghiệp, thực thể pháp lý và bất kỳ ai sản xuất một loạt các tài liệu.Một tài liệu thường được tạo bằng cách sử dụng một mẫu với các câu hỏi và khu vực có thể dễ dàng hoán đổi và thay đổi.Mặc dù tốt cho một số ứng dụng, những ứng dụng khác sẽ tìm thấy tự động hóa tài liệu không hữu ích trong sản xuất tài liệu.

Tự động hóa tài liệu bắt đầu bằng một mẫu.Ví dụ, nếu một công ty pháp lý được ký hợp đồng để viết một hợp đồng thuê, một mẫu tài liệu cho thuê được sử dụng.Mẫu này có tất cả các văn bản cần thiết để làm cho nó chính thức, cùng với các khu vực mà công ty có thể thực hiện các thay đổi nhanh chóng để tùy chỉnh mẫu cho các nhu cầu cụ thể của khách hàng. Một cách những thay đổi này được thực hiện trong tự động hóa tài liệu là thông qua các câu hỏi.Những câu hỏi này được nhắm mục tiêu vào biểu mẫu hoặc mẫu và được thực hiện để biểu mẫu được thay đổi ngay lập tức cho nhu cầu của khách hàng.Một câu hỏi trên một tài liệu cho vay, ví dụ, có thể là liệu khoản vay có kéo dài 10, 20 hoặc 30 năm hay không.Tất cả các lĩnh vực mà thông tin này được áp dụng sẽ được thay đổi thành phối hợp với câu trả lời được đưa ra.Điều này thường được sử dụng để điền vào tên của khách hàng và thông tin liên hệ.Các menu thả xuống hiển thị các ví dụ viết chứng khoán cũng có thể được sử dụng.Đồ họa cũng có thể bị thao túng, đặc biệt là nếu chương trình tự động hóa tài liệu được tạo cho các doanh nghiệp, bởi vì một doanh nghiệp có thể sẽ muốn thêm logo của nó vào tài liệu.Bằng cách có một khu vực có thể thêm và thay đổi đồ họa, doanh nghiệp có thể thêm logo chỉ bằng một vài cú nhấp chuột.

Tự động hóa tài liệu thường được thực hiện dưới dạng chương trình độc lập hoặc bổ trợ.Điều này cho phép người dùng gắn bó với chương trình yêu thích của mình và chỉ sử dụng các tính năng tự động hóa để lắp ráp tài liệu hoặc sử dụng một chương trình hoàn toàn khác có thể có các tính năng khác của các chương trình khác.Trong cả hai trường hợp, máy tính người dùng phải có khả năng xử lý bộ nhớ và nhu cầu xử lý của chương trình nếu phần mềm lắp ráp hoạt động chính xác. Hầu hết các công ty sẽ tìm thấy phần mềm lắp ráp tài liệu hữu ích, nhưng có một số phần không.Nếu một công ty được dành riêng để viết tay mỗi tài liệu và làm cho mỗi tài liệu khác nhau, thì việc tự động hóa quy trình sẽ không hữu ích.Nếu phần lớn các tài liệu được tạo ra không thể được áp dụng cho một biểu mẫu vì mỗi tài liệu là khác nhau đáng kể, thì tự động hóa tài liệu cũng không hữu ích.