Τι είναι η ανάλυση αποθεμάτων;

Το απόθεμα είναι συχνά ένα μεγάλο κόστος για τους λιανοπωλητές, τους κατασκευαστές και άλλες επιχειρήσεις με εργασίες που βασίζονται σε αποθέματα.Η ανάλυση αποθεμάτων επιτρέπει στην ομάδα διαχείρισης μιας εταιρείας να ανακαλύψει ελαττώματα στο σύστημα και να βελτιώνει τις λειτουργίες.Υπάρχουν διαφορετικές πτυχές σε αυτή τη διαδικασία.Οι ιδιοκτήτες και τα στελέχη θα πρέπει να αναθεωρήσουν το λογιστικό σύστημα απογραφής, τους εσωτερικούς ελέγχους και τη φυσική ροή των αγαθών.Η ανάλυση αποθεμάτων μπορεί επίσης να απαιτήσει έναν μακροπρόθεσμο υπάλληλο που εξετάζει συνεχώς τη διαδικασία απογραφής προκειμένου να διατηρηθεί οι κατάλληλες διαδικασίες.

Δύο τύποι λογιστικών συστημάτων απογραφής υπάρχουν στην επιχείρηση: διαρκή και περιοδική.Μια ανάλυση απογραφής μπορεί να βοηθήσει μια εταιρεία να καθορίσει ποια χρήση και εάν το τρέχον σύστημα λειτουργεί σωστά.Το διαρκές σύστημα κάνει ενημερώσεις στο γενικό βιβλίο της εταιρείας για κάθε πώληση, αγορά ή προσαρμογή των στοιχείων απογραφής.Το περιοδικό σύστημα ενημερώνει μόνο το λογαριασμό απογραφής στο τέλος του μήνα.Ένας αριθμός φυσικών αποθεμάτων είναι απαραίτητος και για τα δύο συστήματα, αν και λιγότερες φορές για το διαρκή σύστημα.

Κατά τη διάρκεια της ανάλυσης αποθεμάτων, μια εταιρεία θα πρέπει να αναθεωρήσει τη διαδικασία παραγωγής της για να καθορίσει ποιο σύστημα θα χρησιμοποιήσει.Οι διαδικασίες ενιαίας παρτίδας ή τα μεμονωμένα αγαθά που παράγονται μία κάθε φορά εμπίπτουν συχνά στο διαρκές σύστημα.Οι συχνές ενημερώσεις στο λογαριασμό απογραφής βοηθούν στην παρακολούθηση των οικονομικών δεδομένων.Οι εταιρείες που παράγουν μεγάλα σύνολα ομοιογενών αγαθών χρησιμοποιούν συνήθως το περιοδικό σύστημα.Οι λιγότερο συχνές ενημερώσεις λειτουργούν καλά επειδή οι τύποι αγαθών που παράγονται είναι συνήθως οι ίδιοι. Οι εσωτερικοί έλεγχοι είναι τα προστατευτικά μέτρα που δημιουργεί μια εταιρεία για την προστασία του αποθέματος.Αυτές περιλαμβάνουν τις προ -αριθμητικές παραγγελίες αγοράς, τις ασφαλείς φυσικές τοποθεσίες για την αποθήκευση αποθεμάτων και τα συστήματα ασφαλείας ή τις κάμερες για την παρακολούθηση αποθεμάτων στην επιχείρηση.Η πρόσληψη συνδεδεμένων υπαλλήλων και ο διαχωρισμός των καθηκόντων αποθεμάτων μεταξύ των εργαζομένων είναι επίσης εσωτερικοί έλεγχοι.Η ανάλυση απογραφής προσδιορίζει εάν λειτουργούν σωστά οι τρέχοντες εσωτερικοί έλεγχοι και ποιοι είναι απαραίτητοι οι εσωτερικοί έλεγχοι για την περαιτέρω προστασία του αποθέματος.Οι εσωτερικοί έλεγχοι είναι συχνά διαφορετικοί μεταξύ των εταιρειών, καθώς χρησιμοποιούν τις συγκεκριμένες λειτουργίες τους.

Η φυσική ροή του αποθέματος είναι μια άλλη πτυχή της ανάλυσης αποθεμάτων.Αυτό περιλαμβάνει την αναθεώρηση των λειτουργιών αποθεμάτων από την αρχή μέχρι το τέλος.Η παραγγελία, η παραλαβή, η αποθήκευση και η πώληση πρακτικών αποθεμάτων χρειάζονται όλοι να αναθεωρήσουν προκειμένου να καθορίσουν πόσο καλά λειτουργούν.Αυτή η διαδικασία λειτουργεί επίσης καλά με τον εντοπισμό προβλημάτων εσωτερικού ελέγχου.Οι ενημερώσεις για τον τρόπο με τον οποίο οι εργαζόμενοι ολοκληρώνουν κάθε εργασία στη διαδικασία απογραφής μπορούν να βοηθήσουν μια εταιρεία να εξασφαλίσει αυτό το περιουσιακό στοιχείο.

Η ανάλυση απογραφής δεν πρέπει να είναι απαραίτητα μια σπάνια διαδικασία σε μια επιχείρηση.Οι εταιρείες θα πρέπει να επανεξετάζουν και να ενημερώνουν ενεργά τις διαδικασίες απογραφής συχνά για να εξασφαλίσουν ότι δεν υπάρχει καμία απάτη ή υπεξαίρεση στις πρακτικές της εταιρείας.Ο καθορισμός ενός συγκεκριμένου χρονοδιαγράμματος για την ανάλυση αποθεμάτων εξασφαλίζει επίσης την κατάλληλη ολοκλήρωση των εργασιών από τους υπαλλήλους.