Phân tích hàng tồn kho là gì?

Hàng tồn kho thường là một chi phí lớn cho các nhà bán lẻ, nhà sản xuất và các công ty khác có hoạt động dựa trên hàng tồn kho.Phân tích hàng tồn kho cho phép một nhóm quản lý của công ty khám phá các lỗ hổng trong hệ thống và cải thiện hoạt động.Các khía cạnh khác nhau tồn tại cho quá trình này.Chủ sở hữu và giám đốc điều hành nên xem xét hệ thống kế toán hàng tồn kho, kiểm soát nội bộ và dòng hàng hóa vật lý.Phân tích hàng tồn kho cũng có thể yêu cầu một nhân viên dài hạn, người liên tục xem xét quá trình kiểm kê để duy trì các quy trình thích hợp.Hai loại hệ thống kế toán hàng tồn kho có mặt trong kinh doanh: vĩnh viễn và định kỳ.Phân tích hàng tồn kho có thể giúp một công ty xác định sử dụng cái nào và liệu hệ thống hiện tại có hoạt động đúng hay không.Hệ thống vĩnh viễn đưa ra các bản cập nhật cho sổ cái chung của công ty cho mỗi lần bán, mua hoặc điều chỉnh các mặt hàng hàng tồn kho.Hệ thống định kỳ chỉ cập nhật tài khoản hàng tồn kho vào cuối tháng.Số lượng hàng tồn kho vật lý là cần thiết cho cả hai hệ thống, mặc dù ít lần hơn cho hệ thống vĩnh viễn. Trong quá trình phân tích hàng tồn kho, một công ty nên xem xét quy trình sản xuất của mình để xác định hệ thống nào sẽ sử dụng.Các quy trình hàng loạt hoặc hàng hóa riêng lẻ được sản xuất cùng một lúc thường thuộc hệ thống vĩnh viễn.Cập nhật thường xuyên vào tài khoản hàng tồn kho giúp theo dõi dữ liệu tài chính.Các công ty sản xuất các bộ lớn hàng hóa đồng nhất thường sử dụng hệ thống định kỳ.Các bản cập nhật ít thường xuyên hơn hoạt động tốt vì các loại hàng hóa được sản xuất thường giống nhau. Các điều khiển nội bộ là các biện pháp bảo vệ mà một công ty đưa vào vị trí để bảo vệ hàng tồn kho.Chúng bao gồm các đơn đặt hàng mua trước, các vị trí vật lý an toàn để lưu trữ hàng tồn kho và hệ thống bảo mật hoặc máy ảnh để xem hàng tồn kho trong doanh nghiệp.Thuê nhân viên ngoại quan và tách biệt nhiệm vụ hàng tồn kho giữa các nhân viên cũng là kiểm soát nội bộ.Phân tích hàng tồn kho xác định nếu các điều khiển nội bộ hiện tại hoạt động đúng và những điều khiển nội bộ nào là cần thiết để bảo vệ hơn nữa hàng tồn kho.Kiểm soát nội bộ thường khác nhau giữa các công ty vì họ sử dụng các công ty cụ thể cho hoạt động của họ. Dòng lưu trữ vật lý là một khía cạnh khác của phân tích hàng tồn kho.Điều này liên quan đến việc xem xét các hoạt động hàng tồn kho từ đầu đến cuối.Đặt hàng, nhận, dự trữ và bán hàng tồn kho đều cần xem xét để xác định mức độ chúng hoạt động.Quá trình này cũng hoạt động tốt với việc xác định các vấn đề kiểm soát nội bộ.Cập nhật cách nhân viên hoàn thành mỗi nhiệm vụ trong quy trình kiểm kê có thể giúp một công ty bảo đảm tài sản này.

Phân tích hàng tồn kho không nhất thiết phải là một quy trình không thường xuyên trong một doanh nghiệp.Các công ty nên tích cực xem xét và cập nhật các quy trình tồn kho thường xuyên để đảm bảo không có gian lận hay tham ô nào tồn tại trong các hoạt động của công ty.Đặt một lịch trình cụ thể để phân tích hàng tồn kho cũng đảm bảo hoàn thành đúng các nhiệm vụ của nhân viên.