Τι είναι η επεξεργασία τιμολογίων;

Η επεξεργασία τιμολογίων είναι μια σειρά διαδικασιών για τον χειρισμό τιμολογίων για να βεβαιωθείτε ότι πληρώνονται εγκαίρως.Οι μεμονωμένες επιχειρήσεις έχουν συνήθως τα δικά τους συστήματα επεξεργασίας, τα οποία περιλαμβάνουν μέλη λογιστικού προσωπικού, καθώς και επόπτες και άλλο προσωπικό.Το λογισμικό για να βοηθήσετε με την επεξεργασία τιμολογίων είναι διαθέσιμο για τον εξορθολογισμό της διαδικασίας, διευκολύνετε τον εντοπισμό αρχείων και την ταχεία πρόσβαση σε τρέχοντα εκκρεμή τιμολόγια.

Η διαδικασία ξεκινά με την παράδοση τιμολογίου με φαξ, ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, ταχυδρομείο ή άλλο σύστημα.Ένα μέλος του λογιστικού προσωπικού πρέπει να ανοίξει και να αναθεωρήσει το τιμολόγιο για να αποφασίσει πώς να προχωρήσει.Μπορεί να έχει έναν αριθμό παραγγελίας αγοράς, υποδεικνύοντας ότι το άτομο που είναι υπεύθυνο για αυτή την εντολή αγοράς πρέπει να το επαληθεύσει.Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει τον έλεγχο του τιμολογίου έναντι των πραγματικών στοιχείων που ελήφθησαν και η επαλήθευση ότι ένα άτομο ενέκρινε την αγορά στην πρώτη θέση.Εάν δεν υπάρχει αριθμός παραγγελίας αγοράς, ο λογιστής πρέπει να εξετάσει το έγγραφο για να προσδιορίσει το είδος του προϊόντος ή της υπηρεσίας να συζητηθεί., και ούτω καθεξής, δημιουργώντας μια καταχώρηση βάσης δεδομένων που μπορεί να παρατηρηθεί.Οι επόπτες της λογιστικής μπορούν να ζητήσουν λίστες εκκρεμών τιμολογίων ταξινομημένες κατά την ημερομηνία λήξης και άλλες παραμέτρους.Μόλις ένας λογιστής εγκρίνει την πληρωμή, τα κεφάλαια μπορούν να αποσταλούν με επιταγή, ηλεκτρονική μεταφορά κεφαλαίων και άλλες μεθόδους, χρησιμοποιώντας τις πληροφορίες πωλητή στο αρχείο.Εάν ένας προμηθευτής είναι νέος, το τμήμα λογιστικής μπορεί να χρειαστεί να έρθει σε επαφή για να συλλέξει πληροφορίες εάν τα δεδομένα χρέωσης δεν έχουν ολοκληρωθεί.

Οι εταιρείες καταγράφουν τις πληρωμές τους με έλεγχο ή αριθμό επιβεβαίωσης, ανάλογα με τον τρόπο με τον οποίο υποβάλλουν κεφάλαια, για να δημιουργήσουν ένα αρχείο που δείχνει πότε και πώς έκαναν μια πληρωμή.Μόλις αποσταλεί τα χρήματα, το τμήμα λογιστικής μπορεί να σημειώσει ότι το τιμολόγιο καταβάλλεται και να το μετακινηθεί από τη στήλη πληρωτέων λογαριασμών στα βιβλία τους.Εάν προκύψει διαφορά σχετικά με τις πληρωμές, αυτά τα αρχεία είναι διαθέσιμα για αναθεώρηση για να μάθετε πού παραβίασε μια πληρωμή και πώς να αντιμετωπιστεί το πρόβλημα.

Ο αριθμός των βημάτων που εμπλέκονται στην επεξεργασία των τιμολογίων μπορεί να ποικίλει ανάλογα με την εταιρεία και τα συστήματαχρήσεις.Οι αποτυχίες είναι ενσωματωμένες για την αποφυγή προβλημάτων όπως οι διπλές πληρωμές, η καταβολή μη εξουσιοδοτημένων αγορών ή η μη καταβολή τιμολογίου σύμφωνα με τους όρους που διατίθενται.Σε μια μικρή επιχείρηση, ένα μόνο άτομο μπορεί να είναι υπεύθυνο για αυτές τις πληρωμές, ενώ οι μεγαλύτερες εταιρείες ενδέχεται να έχουν ένα πλήρες τμήμα πληρωτέων λογαριασμών που είναι υπεύθυνο για τη διαχείριση όλων των επεξεργασιών τιμολογίων, για κάθε πωλητή από παρόχους επιχειρήσεων κοινής ωφέλειας σε υπεργολάβους που χρησιμοποιεί μια εταιρεία σε συγκεκριμένα έργα.