Xử lý hóa đơn là gì?

Xử lý hóa đơn là một loạt các thủ tục xử lý hóa đơn để đảm bảo chúng được thanh toán kịp thời.Các doanh nghiệp cá nhân thường có hệ thống xử lý riêng, liên quan đến các thành viên của nhân viên kế toán, cũng như các giám sát viên và nhân viên khác.Phần mềm để hỗ trợ xử lý hóa đơn có sẵn để hợp lý hóa quy trình, giúp xác định vị trí hồ sơ dễ dàng hơn và cung cấp quyền truy cập nhanh chóng vào các hóa đơn chưa thanh toán hiện tại. Quá trình bắt đầu bằng việc gửi hóa đơn bằng fax, email, thư hoặc hệ thống khác.Một thành viên của nhân viên kế toán cần mở và xem xét hóa đơn để quyết định cách tiến hành.Nó có thể có số đơn đặt hàng, chỉ ra rằng người phụ trách đơn đặt hàng đó phải xác minh nó.Điều này có thể liên quan đến việc kiểm tra hóa đơn đối với các mục thực tế nhận được và xác minh rằng một người đã phê duyệt việc mua hàng ngay từ đầu.Nếu không có số đơn đặt hàng, kế toán phải kiểm tra tài liệu để xác định loại sản phẩm hoặc dịch vụ nào đang được thảo luận., và vv, tạo một mục cơ sở dữ liệu có thể theo dõi.Giám sát kế toán có thể yêu cầu danh sách các hóa đơn đang chờ xử lý theo ngày đáo hạn và các tham số khác.Sau khi kế toán phê duyệt thanh toán, tiền có thể được gửi bằng séc, chuyển tiền điện tử và các phương thức khác, sử dụng thông tin nhà cung cấp trong hồ sơ.Nếu một nhà cung cấp là mới, bộ phận kế toán có thể cần liên hệ để thu thập thông tin nếu dữ liệu thanh toán không hoàn tất.Các công ty đăng nhập thanh toán của họ bằng séc hoặc số xác nhận, tùy thuộc vào cách họ gửi tiền, để tạo hồ sơ hiển thị khi nào và cách họ thực hiện thanh toán.Khi tiền được gửi, bộ phận kế toán có thể lưu ý rằng hóa đơn được thanh toán và chuyển nó ra khỏi cột phải trả tài khoản trong sổ cái của họ.Nếu một tranh chấp phát sinh qua các khoản thanh toán, các hồ sơ này có sẵn để xem xét để tìm ra nơi thanh toán đi chệch hướng và cách giải quyết vấn đề.Sử dụng.Failsafes được xây dựng để tránh các vấn đề như thanh toán gấp đôi, thanh toán cho các giao dịch mua trái phép hoặc không thanh toán hóa đơn trong các điều khoản được phân bổ.Tại một doanh nghiệp nhỏ, một người duy nhất có thể chịu trách nhiệm về các khoản thanh toán này, trong khi các công ty lớn hơn có thể có toàn bộ bộ phận phải trả cho việc xử lý tất cả việc xử lý hóa đơn, cho mọi nhà cung cấp từ các nhà cung cấp tiện ích cho các nhà thầu phụ mà công ty sử dụng cho các dự án cụ thể.